Mã QR cho sự kiện: Nên đặt ở đâu, liên kết đến nội dung gì và cách theo dõi kết quả.

Tổ chức một sự kiện đồng nghĩa với việc phải xử lý rất nhiều việc cùng một lúc: quảng bá sự kiện, thu thập đăng ký, hướng dẫn mọi người đến địa điểm, chia sẻ lịch trình, quản lý việc vào cửa, trả lời đi trả lại các câu hỏi tương tự, thu thập thông tin khách hàng tiềm năng và tổng hợp phản hồi sau khi sự kiện kết thúc.

Chỉ in ấn thôi thì không thể truyền tải hết tất cả. Một tấm áp phích thông báo sự kiện nhưng không thể ghi nhận đăng ký. Một tấm băng rôn chỉ hiển thị tên địa điểm nhưng không thể chỉ dẫn đường đi. Một tấm vé xác nhận quyền vào cửa nhưng không thể thông báo cho ai đó rằng lịch trình vừa thay đổi.

Mã QR dành cho sự kiện giúp thu hẹp khoảng cách đó. Chúng kết nối các điểm tiếp xúc vật lý, bao gồm áp phích, vé, thẻ đeo, biểu ngữ, bảng đặt trên bàn, tờ rơi và quầy vào cửa, với một hành động kỹ thuật số mà người tham dự hoàn thành trên điện thoại của họ. Lợi ích mang lại là giảm bớt các bước thủ công cho nhóm của bạn, trải nghiệm mượt mà hơn cho người tham dự và mức độ tương tác mà bạn có thể đo lường được.

Mã QR dùng để quản lý sự kiện là gì?

Mã QR dùng trong quản lý sự kiện là một mã có thể quét được, liên kết điểm tiếp xúc vật lý của sự kiện với một hành động kỹ thuật số: đăng ký, mua vé, xem lịch trình, tìm địa điểm hoặc để lại phản hồi.

Loại phổ biến nhất là mã QR sự kiện. Với QRCodeChimp'S mã QR sự kiện Khi được tạo bằng trình tạo mã, một trang sự kiện mang thương hiệu của bạn sẽ hiện ra, hiển thị đầy đủ thông tin chi tiết: tiêu đề và người tổ chức, ngày giờ, địa điểm kèm liên kết bản đồ, mô tả ngắn gọn, thông tin liên hệ và nút kêu gọi hành động để mua vé, xác nhận tham dự hoặc đăng ký. Bạn cũng có thể trỏ mã đến các đích đến khác, chẳng hạn như biểu mẫu đăng ký, chương trình nghị sự PDF hoặc khảo sát phản hồi, tùy thuộc vào mục tiêu.

Vì trang này nằm sau một mã động, bạn có thể chỉnh sửa nó sau khi mã đã được in và theo dõi mọi lần quét. Cả hai điều này đều quan trọng đối với các sự kiện, nơi các chi tiết có thể thay đổi và việc in lại rất tốn kém.

Vì sao các đội tổ chức sự kiện sử dụng mã QR?

Các sự kiện vẫn hoạt động dựa trên sự hiện diện ngoại tuyến: áp phích, tờ rơi, băng rôn, gian hàng và bảng hiệu tại địa điểm tổ chức. Những tài liệu này khó đo lường và không thể cập nhật sau khi đã in. Mã QR giải quyết cả hai vấn đề. Áp phích có thể thúc đẩy đăng ký, thẻ đeo có thể hỗ trợ giao lưu, bảng để bàn có thể thu thập phản hồi, và mỗi lần quét đều được ghi nhận, vì vậy bạn có thể thấy vị trí nào thu hút sự chú ý và chuyển hướng mã mà không cần in lại. Người tham dự nhận được câu trả lời mà không cần xếp hàng, và nhân viên của bạn sẽ không còn phải trả lời cùng một câu hỏi về lịch trình nữa. hướngvà WiFi.

Bạn nên liên kết đến những nội dung gì bằng mã QR tại các sự kiện?

Điểm đến chính xác phụ thuộc vào vị trí mã được quét và hành động bạn muốn thực hiện. Một bản đồ đơn giản theo mục tiêu:

• Khuyến mại: trang đăng ký, đặt vé, trang sự kiện, ưu đãi hoặc bản đồ địa điểm.
• Thông tin người tham dự: Lịch trình, danh sách diễn giả, chương trình phiên họp, tài liệu PDF, bãi đậu xe, WiFi hoặc Câu hỏi thường gặp
• Entry: vé sự kiện, xác nhận đăng ký tham dự, thông tin đăng ký hoặc xác minh người tham dự
• Tương tác trực tiếp: các cuộc thăm dò ý kiến, biểu mẫu phản hồi, gửi câu hỏi, cuộc thi, ưu đãi từ nhà tài trợ hoặc các tệp tải xuống.
• Theo sát: biểu mẫu phản hồi, thư viện ảnh, bản ghi âm, chứng chỉ, trang sự kiện tiếp theo hoặc biểu mẫu liên hệ.

Nguyên tắc quan trọng nhất: đừng gửi mọi mã đến một trang chủ chung chung. Mã áp phích nên mở trang đăng ký, mã thoát nên mở trang phản hồi, mã gian hàng nên mở biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, và mã vé nên dùng để vào cửa. Hãy khớp đích đến với thời điểm mã được quét.

Các phần bên dưới sẽ mô tả chi tiết từng vị trí đặt bóng, trước, trong và sau sự kiện.

Nên sử dụng mã QR ở đâu trước sự kiện?

Trước khi sự kiện diễn ra, mục tiêu là biến sự quan tâm thành hành động: đăng ký, đặt chỗ, lưu ngày hoặc giải đáp thắc mắc.

Áp phích và tờ rơi sự kiện

Áp phích sự kiện có mã QR có thể dẫn người tham dự trực tiếp đến trang đăng ký, đặt vé hoặc trang thông tin sự kiện. Hãy đặt mã QR ở phần ba dưới cùng của thiết kế, tránh xa các cạnh và đường gấp, thêm hướng dẫn ngắn gọn như “Quét để đăng ký”, và chừa khoảng trắng xung quanh để mã được quét rõ ràng.

Biểu ngữ sự kiện và quảng cáo ngoài trời

Các biểu ngữ thường được nhìn thấy từ xa, vì vậy mã QR trên biểu ngữ phải đủ lớn để người ta có thể quét được từ vị trí thực tế đang đứng. Hãy sử dụng chúng cho các thao tác đơn giản như đăng ký, chỉ đường hoặc đặt vé, chứ không phải các trang cần nhiều thời gian đọc ngay tại chỗ.

Thư mời và email

Thiệp mời in, thiệp mời điện tử và email có thể chứa mã dẫn đến trang sự kiện, biểu mẫu RSVP, trang vé hoặc liên kết thêm vào lịch, giúp người được mời lưu lại ngày diễn ra sự kiện chỉ bằng một lần quét. Điều này thay thế một loạt các liên kết riêng lẻ bằng một liên kết duy nhất mà bạn có thể cập nhật thường xuyên.

Quảng cáo trên mạng xã hội và báo in

Quảng cáo trên báo, tạp chí, biển quảng cáo và nội dung sáng tạo trên mạng xã hội đều có thể chứa mã sự kiện, và khi đó, các vị trí quảng cáo ngoại tuyến cuối cùng cũng trở nên có thể đo lường được. Nếu bạn đang chạy nhiều chiến dịch cùng lúc, hãy sử dụng một mã riêng cho mỗi kênh để bạn có thể xem liệu áp phích, tờ rơi, quảng cáo in ấn hay chương trình khuyến mãi của đối tác mang lại nhiều lượt quét nhất. Đối với các chiến dịch theo mùa, chúng tôi... hướng dẫn Việc sử dụng mã QR để tiếp thị cho các sự kiện mùa thu cho thấy cách liên kết một chiến dịch với một thời điểm cụ thể.

Nên sử dụng mã QR ở đâu trong sự kiện?

Vào ngày diễn ra sự kiện, mã số sẽ giúp người tham dự tìm kiếm thông tin và hoàn thành các thao tác nhanh chóng, mà không cần phải xếp hàng chờ nhân viên.

Quầy lễ tân và thủ tục nhận phòng

Khi làm thủ tục nhận phòng, mã số có thể được sử dụng để mở vé, xác nhận đăng ký hoặc xem lịch trình. Đối với các sự kiện có thu phí hoặc chỉ dành cho khách mời, hãy cấp cho mỗi người tham dự một mã số duy nhất. mã QR vé sự kiện Thay vì sử dụng mã sự kiện chung, bạn sẽ có được tính năng xác thực, ngăn ngừa quét trùng lặp và theo dõi điểm danh.

Vé sự kiện

Mã số duy nhất trên mỗi vé giúp việc vào cửa nhanh chóng và đáng tin cậy hơn: quét để xác thực, ngăn chặn các lượt vào trùng lặp và theo dõi số lượng người tham dự trực tiếp. QRCodeChimptrình xác thực vé của Ứng dụng chạy trên trình duyệt, vì vậy nhân viên kiểm soát vé có thể xác minh thẻ ra vào từ bất kỳ điện thoại nào mà không cần cài đặt ứng dụng, điều này rất quan trọng khi bạn giao nhiệm vụ quét thẻ cho tình nguyện viên một giờ trước khi cửa mở. Sử dụng mã QR sự kiện chung để chia sẻ thông tin chi tiết; sử dụng mã QR vé khi bạn cần xác thực ở cấp độ người tham dự.

Huy hiệu và kết nối mạng

Mã số trên thẻ người tham dự, diễn giả và nhà triển lãm hỗ trợ chia sẻ thông tin liên lạc mà không cần danh thiếp in. Diễn giả có thể liên kết đến hồ sơ cá nhân của họ, nhóm có thể liên kết đến trang công ty, và nhà triển lãm có thể liên kết đến biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng hoặc trang sản phẩm. Việc quét mã chỉ là một nửa công việc; việc kết nối và theo dõi sau đó mới là điều biến nó thành một cuộc trò chuyện thực sự.

Màn hình sân khấu và phòng họp

Mã QR trên màn hình sân khấu có thể dùng để mở chương trình nghị sự, thu thập câu hỏi từ khán giả, tiến hành thăm dò ý kiến, chia sẻ slide hoặc thu thập phản hồi. Đối với các sự kiện nhiều phiên, có thể liên kết đến lịch trình phòng họp, tiểu sử diễn giả hoặc sơ đồ chỗ ngồi bằng mã QR.

Gian hàng của nhà tài trợ và quầy trưng bày của nhà triển lãm

Các nhà tài trợ và nhà triển lãm có thể thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, chia sẻ tài liệu quảng cáo, cung cấp giảm giá hoặc đặt lịch trình demo thông qua một mã, điều này hiệu quả hơn nhiều so với việc phát tờ rơi dễ bị thất lạc sau sự kiện. Nó cung cấp cho khách tham quan một hành động rõ ràng và giúp các nhà triển lãm đo lường được mức độ quan tâm.

Bàn trợ giúp và khu vực thông tin

Việc bố trí một vài mã số tại địa điểm tổ chức sự kiện sẽ giúp giảm thiểu các câu hỏi lặp lại. Hãy đặt chúng ở các quầy trợ giúp, quầy thức ăn và bảng thông tin để chia sẻ lịch trình, bản đồ địa điểm, thông tin WiFi, thực đơn, bãi đậu xe, thông tin liên lạc khẩn cấp, mẫu báo đồ thất lạc và mẫu phản hồi. Khách tham dự có thể tự phục vụ, và nhân viên của bạn sẽ có thêm thời gian để làm việc.

Nên sử dụng mã QR ở đâu sau sự kiện?

Sự kiện không kết thúc khi người tham dự rời đi. Giai đoạn theo dõi là nơi bạn thu thập phản hồi, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chia sẻ nội dung và chuẩn bị cho sự kiện tiếp theo.

Bộ sưu tập phản hồi

Đặt mã phản hồi ở những nơi mọi người thường dừng lại: cổng ra, thiệp cảm ơn, khu vực ăn uống hoặc email theo dõi. Liên kết mã này với một biểu mẫu ngắn và yêu cầu người tham dự đánh giá các phiên họp, diễn giả, địa điểm hoặc trải nghiệm tổng thể ngay khi cảm nhận được điều đó.

Ảnh, bản ghi âm và tài liệu

Sử dụng mã để chia sẻ bộ sưu tập ảnh, bài thuyết trình, bản ghi âm buổi hội thảo, chứng chỉ và các tài liệu tải xuống. Mã này cho phép khách mời truy cập. cộng tác chụp ảnh sự kiện Ngoài ra, nó còn cung cấp cho bạn nội dung do người dùng tạo ra để sử dụng vào lần sau.

Khuyến mãi sự kiện tiếp theo

Đối với các sự kiện định kỳ, hãy thêm mã vào email cảm ơn, chứng nhận hoặc bài đăng trên mạng xã hội sau sự kiện, liên kết đến trang sự kiện tiếp theo, đăng ký sớm hoặc nhóm cộng đồng của bạn. Mã động bạn đã sử dụng năm nay có thể trỏ đến trang đăng ký năm sau sau khi bạn cập nhật đích đến.

Các phương pháp tốt nhất để sử dụng mã QR cho các sự kiện

Mã giảm giá chỉ có tác dụng khi dễ quét và trỏ đến một vị trí hữu ích. Một vài thói quen nhỏ cũng có thể tạo nên sự khác biệt.

Hãy cho mọi người biết lý do tại sao cần quét.Hãy ghép mỗi mã QR với một hướng dẫn ngắn gọn, cụ thể, ví dụ như “Quét để đăng ký”, “Quét để xem chỉ dẫn” hoặc “Quét để gửi phản hồi”. Hướng dẫn phải phù hợp với hành động được thực hiện.
Hãy ưu tiên trải nghiệm trên thiết bị di động cho trang web: Hầu hết mọi người đều quét tài liệu trên điện thoại, vì vậy trang web phải tải nhanh và hiển thị tốt trên màn hình nhỏ. Nếu bạn liên kết một chương trình nghị sự dạng PDF, hãy xác nhận rằng nó dễ đọc trên thiết bị di động.
Hãy sử dụng mã động khi các chi tiết có thể thay đổi: Diễn giả, thời gian và phòng họp có thể thay đổi. Mã động cho phép bạn cập nhật điểm đến sau khi in và theo dõi các lần quét, điều này rất quan trọng đối với áp phích, biểu ngữ, huy hiệu và vé.
Kiểm tra trước khi in: Hãy quét bản cuối cùng trên nhiều điện thoại, khoảng cách và điều kiện ánh sáng khác nhau. Đối với băng rôn và bảng quảng cáo, hãy thử nghiệm ở kích thước in thực tế, chứ không chỉ trên màn hình.
Sử dụng mã riêng cho mỗi vị trí đặt: Việc sử dụng một mã duy nhất cho tất cả các chiến dịch sẽ che giấu những gì đang hiệu quả. Việc sử dụng các mã riêng biệt cho áp phích, tờ rơi, gian hàng và quầy tiếp tân cho phép bạn so sánh hiệu quả và cải thiện chúng.
Giữ cho thiết kế đơn giản: Hãy giữ độ tương phản cao và khoảng trắng xung quanh đoạn mã, đồng thời tránh các nền quá phức tạp gây khó nhận biết hoặc khó quét.

Mã QR cho tiếp thị sự kiện

Tiếp thị sự kiện trải rộng trên nhiều kênh như áp phích, mạng xã hội, quảng cáo in ấn, mạng lưới đối tác, email và vị trí tài trợ. Mã QR liên kết các kênh này với những hành động mà bạn có thể đếm được.

Mã trên áp phích của trường đại học cho biết có bao nhiêu người đã quét mã để đăng ký. Mã tại gian hàng của nhà tài trợ cho biết có bao nhiêu khách tham quan đã tương tác với ưu đãi. Mã trên tờ rơi cho thấy liệu việc phân phát ngoại tuyến có thực sự tạo ra sự quan tâm hay không. Vì mã động có thể chỉnh sửa và đo lường được, bạn cũng có thể theo dõi số lượt quét và số người tham dự trong thời gian thực và điều chỉnh chiến dịch mà không cần in lại. Khi thời gian đăng ký kết thúc, hãy gửi cùng một mã đến danh sách chờ, buổi phát trực tiếp hoặc trang sự kiện tiếp theo. Điều đó biến việc quảng bá ngoại tuyến thành thứ bạn có thể đo lường và điều chỉnh, thay vì chỉ hy vọng nó hiệu quả.

Mã QR sự kiện so với mã QR vé sự kiện

Hai loại mã này thường bị nhầm lẫn, và việc lựa chọn sai sẽ gây ra xung đột. Quy tắc đơn giản: mã QR sự kiện có cùng nội dung với tất cả mọi người, trong khi mã QR vé sự kiện là duy nhất cho mỗi người tham dự.

	Mã QR sự kiện	Mã QR vé sự kiện
Nó dành cho ai	Mọi người đều xem cùng một nội dung.	Mỗi người tham dự sẽ có trải nghiệm riêng biệt.
Công việc chính	Quảng bá, thông tin và thu hút	Xác thực lối vào và cho phép vào
Sử dụng điển hình	Áp phích, lịch trình, bản đồ, phản hồi, mạng xã hội	Vé, xác nhận tham dự, thủ tục nhận phòng, kiểm soát ra vào.
Nó theo dõi những gì	Quét, vị trí, thiết bị	Điểm danh, số lần quét trùng lặp

Quảng bá hội thảo bằng áp phích? Sử dụng một mã QR sự kiện Liên quan đến việc đăng ký.

Cấp thẻ ra vào cho những người tham dự đã đăng ký? Sử dụng một mã QR vé sự kiện Để xác nhận việc vào cửa.

Hầu hết các sự kiện đều sử dụng cả hai: một để thu hút người tham dự, và một để quản lý người ra vào.

Làm thế nào QRCodeChimp hỗ trợ các đội tổ chức sự kiện

QRCodeChimp Cho phép các nhóm tổ chức sự kiện tạo, gắn thương hiệu, quản lý và theo dõi mã trên toàn bộ sự kiện. Bạn có thể tạo mã cho các trang sự kiện, liên kết đăng ký, bản đồ, PDF và biểu mẫu phản hồi, tất cả đều là mã động mà bạn có thể chỉnh sửa sau khi in và đo lường bằng cách quét.

Khi cần xác thực vé vào cửa, giải pháp mã QR vé sự kiện sẽ tạo ra các vé riêng biệt, hỗ trợ đăng ký, quản lý xác nhận tham dự và theo dõi số người tham dự. Đối với các chương trình lớn hơn hoặc định kỳ, việc tạo vé hàng loạt, thư mục, tài khoản phụ, phân tích và tùy chỉnh thương hiệu giúp duy trì tính nhất quán về thương hiệu và theo dõi trên các chiến dịch, địa điểm và đội nhóm. Các sân vận động và trung tâm hội nghị cũng áp dụng phương pháp này trên quy mô lớn.

Các hướng dẫn liên quan dành cho nhà tổ chức sự kiện

Các hướng dẫn này sẽ đi sâu hơn vào những nội dung mà bài viết này đã đề cập:

• Vé và thủ tục vào cửa: Hướng dẫn mã QR vé sự kiện, Tạo mã QR vé sự kiệnvà mới nhất Đặc điểm vé sự kiện
• Vào ngày đó: hợp lý hóa việc đăng ký, Xác thực vé bằng ứng dụng quétvà Mã QR sơ đồ chỗ ngồi
• Tương tác và theo dõi: lời khuyên để theo dõi sau khi kết nối mạng lưới, cộng tác chụp ảnh sự kiệnvà theo dõi tham dự
• Ở quy mô: Cách các sân vận động và trung tâm hội nghị sử dụng mã QR
• Hãy xem ví dụ thực tế: khách hàng sử dụng mã QR sự kiện như thế nào

Kết luận

Mã QR dành cho các sự kiện biến các điểm tiếp xúc vật lý thành các hành động kỹ thuật số. Áp phích thúc đẩy đăng ký, vé hỗ trợ việc làm thủ tục, thẻ đeo giúp tăng cường kết nối, biểu ngữ chia sẻ chỉ dẫn, gian hàng thu thập khách hàng tiềm năng và biển báo lối ra thu thập phản hồi.

Điều mấu chốt là sử dụng mỗi mã QR với mục đích rõ ràng: xác định hành động bạn muốn đạt được từ vị trí đặt mã, liên kết đến đích đến phù hợp, thử nghiệm và theo dõi kết quả. Nếu làm theo cách đó, mã QR không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn cải thiện trải nghiệm của người tham dự, giảm bớt công việc thủ công và giúp đo lường mức độ tương tác trong sự kiện.

Các câu hỏi thường gặp