Danh thiếp điện tử: Hướng dẫn đầy đủ

Bạn đưa danh thiếp cho ai đó. Họ nói cảm ơn, nhét nó vào túi, và đến khi họ quay lại bàn làm việc, nó đã bị vùi lấp dưới đống hóa đơn, chẳng hề được lưu trong điện thoại của họ lần nào. 

Một ước tính thường được trích dẫn cho rằng 88% danh thiếp Chúng thường bị vứt bỏ trong vòng một tuần, và ngay cả những cái còn sót lại cũng cần người nhập thông tin của bạn bằng tay, đó là nơi phát sinh lỗi và việc theo dõi bị gián đoạn một cách lặng lẽ.

Đó không phải là vấn đề về mạng. Đó là vấn đề về định dạng. Và đó chính xác là điều mà danh thiếp điện tử ra đời để giải quyết.

Hướng dẫn này bao gồm khái niệm về danh thiếp điện tử, cách thức hoạt động, những thông tin cần có, cách chia sẻ và cách đạt được kết quả thực tế.

Danh thiếp kỹ thuật số là gì?

Danh thiếp điện tử là một trang web thân thiện với thiết bị di động, được chia sẻ qua mã QR, liên kết hoặc chạm NFC, bao gồm thông tin liên hệ của bạn, liên kết mạng xã hội, liên kết trang web, hình ảnh và video, với các nút chỉ cần một lần chạm để người khác lưu hoặc chia sẻ thông tin liên hệ của bạn. 

Hãy coi đó như một trang hồ sơ trực tuyến cho danh tính chuyên nghiệp của bạn: thay vì chỉ đưa ra một tấm danh thiếp in, bạn chia sẻ một liên kết hoặc mã QR, và người kia có thể lưu thông tin của bạn trực tiếp vào điện thoại của họ, mà không cần phải in lại bất cứ thứ gì khi thông tin của bạn thay đổi.

Dưới đây là so sánh giữa danh thiếp điện tử và danh thiếp giấy:

Chức năng	Danh thiếp giấy	Danh thiếp kỹ thuật số
Chia sẻ	Đưa thẻ vật lý	Quét, chạm hoặc gửi liên kết
Lưu danh bạ	Đánh máy thủ công	Chỉ cần một lần chạm để lưu
Cập nhật	Cần in lại	Chỉnh sửa bất cứ lúc nào bằng cùng mã QR đó.
Thông tin	Chỉ bao gồm các thông tin cơ bản.	Thông tin chi tiết, liên kết, phương tiện truyền thông và hoạt động
Theo dõi	Không theo dõi	Phân tích quét và thu thập khách hàng tiềm năng

Làm thế nào để một danh thiếp kỹ thuật số hoạt động?

Bạn có thể chia sẻ danh thiếp kỹ thuật số thông qua mã QR, liên kết trực tiếp hoặc NFC. Khi ai đó mở nó trên điện thoại của họ, họ có thể xem hồ sơ của bạn, lưu thông tin chi tiết của bạn, gọi điện hoặc gửi email cho bạn, truy cập các liên kết của bạn hoặc thêm danh thiếp của bạn vào Apple Wallet hoặc Google Wallet.

Vì thẻ này có tính động, mã QR và liên kết không thay đổi. Nếu bạn cập nhật chức danh, số điện thoại, ảnh đại diện hoặc liên kết, mọi người quét cùng một mã QR sẽ thấy phiên bản mới nhất. Đó là điểm khác biệt chính so với thẻ giấy: thẻ của bạn vẫn có thể chỉnh sửa được sau khi đã in và chia sẻ.

Khi cần kiểm soát quyền truy cập, thẻ cũng có thể được bảo vệ bằng mật mã. Để tìm hiểu kỹ hơn về cách xử lý dữ liệu, hãy xem Danh thiếp điện tử an toàn đến mức nào?.

Làm thế nào để tạo một danh thiếp kỹ thuật số?

Bạn có thể tạo danh thiếp điện tử chỉ trong vài phút bằng cách sử dụng... danh thiếp kỹ thuật số Giải pháp này không cần kỹ năng thiết kế hay kỹ thuật.

Đây là quy trình cơ bản:

1. Chọn một mẫu từ thư viện thiết kế.
2. Thêm ảnh đại diện, logo, tên, chức danh và thông tin công ty của bạn.
3. Thêm thông tin liên hệ, liên kết mạng xã hội, liên kết trang web và các thông tin quan trọng khác.
4. Bật tùy chọn "Lưu vào danh bạ" để người khác có thể lưu thông tin của bạn chỉ bằng một lần chạm.
5. Kích hoạt tính năng Thu thập Liên hệ để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng từ những người quét thẻ của bạn.
6. Hãy khớp thiết kế và mã QR với thương hiệu của bạn, sau đó lưu và tải xuống.

Để có hướng dẫn chi tiết về cách tạo danh thiếp điện tử, hãy xem: Làm thế nào để làm một danh thiếp kỹ thuật số?

Tạo và quản lý thẻ nhân viên cho toàn bộ nhóm.

Đối với cá nhân, một thẻ là đủ. Đối với một nhóm, thách thức lớn hơn là tạo và cập nhật nhiều thẻ mà không làm mất đi tính nhất quán của thương hiệu. QRCodeChimp Giúp doanh nghiệp quản lý việc này với việc tạo hàng loạt, quy trình phê duyệt, chia sẻ quyền truy cập, thu thập khách hàng tiềm năng và phân tích.

• Tạo hàng loạt: Thiết kế một mẫu danh thiếp chính và tạo danh thiếp điện tử cho toàn bộ nhóm từ bảng tính. Xem thêm quy trình hàng loạt từng bước.
• Các mẫu đơn cần phê duyệt: Cho phép nhân viên điền thông tin cá nhân thông qua biểu mẫu, và cho phép bộ phận nhân sự hoặc quản trị viên phê duyệt thông tin trước khi tạo thẻ. Dưới đây là cách thực hiện. quy trình làm việc dựa trên phê duyệt.
• Chia sẻ quyền truy cập: Cấp quyền truy cập cho nhân viên hoặc thành viên nhóm vào các thẻ được chỉ định mà không cần chia sẻ toàn bộ thông tin đăng nhập tài khoản. Tìm hiểu thêm về... Chia sẻ quyền truy cập cho danh thiếp điện tử.
• Chụp khách hàng tiềm năng: Thêm biểu mẫu liên hệ để các bản quét trở thành khách hàng tiềm năng mà bạn có thể theo dõi, chứ không chỉ là chia sẻ thông tin liên hệ một chiều.
• Phân tích: Theo dõi lượt quét và mức độ tương tác để xem thẻ, nhóm và điểm tiếp xúc nào đang hoạt động hiệu quả. Hướng dẫn phân tích mã QR Nội dung này được đề cập rất chi tiết.

Bạn cũng có thể thêm liên kết đặt lịch, chẳng hạn như Calendly hoặc Acuity, để khách hàng có thể đặt lịch trực tiếp từ danh thiếp của bạn.

Giá trị kinh doanh rất thiết thực: ít phải in lại, thương hiệu nhất quán trên mọi tấm danh thiếp, cập nhật thông tin cho nhân viên nhanh hơn và dữ liệu liên hệ có thể đo lường và sử dụng để hành động.

Những thông tin cần có trên danh thiếp điện tử

Hãy giữ cho những thông tin cần thiết dễ tìm thấy: tên, chức danh, tên công ty, thông tin liên hệ và các liên kết mạng xã hội hoặc trang web quan trọng. Thêm ảnh chuyên nghiệp và bất kỳ phương tiện truyền thông nào giúp mọi người hiểu bạn là ai và bạn làm gì.

Ngoài những thông tin cơ bản, chỉ nên bao gồm những gì hỗ trợ mục tiêu của bạn. Đó có thể là liên kết đặt chỗ, danh mục đầu tư, trang sản phẩm, liên kết thanh toán, biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, địa điểm, tài liệu quảng cáo hoặc liên kết đánh giá của khách hàng. Một thẻ thông tin tập trung sẽ dễ dàng được xem lướt qua, dễ dàng được sử dụng và có nhiều khả năng được lưu lại hơn.

Để xem chi tiết từng lĩnh vực, vui lòng xem Những thông tin cần có trên danh thiếp điện tử.

Cách chia sẻ danh thiếp điện tử của bạn

Có hai cách chính để chia sẻ danh thiếp điện tử:

• Gửi đường dẫn thẻ trực tiếp qua tin nhắn, email, trò chuyện hoặc chữ ký email.
• In mã QR lên danh thiếp, huy hiệu, tờ rơi, bao bì, biển hiệu hoặc tài liệu sự kiện của bạn để mọi người có thể quét và lưu thông tin của bạn ngay lập tức.

Việc in mã QR lên thẻ vật lý đặc biệt hiệu quả vì nó kết hợp sự quen thuộc của thẻ giấy với khả năng thao tác của hồ sơ kỹ thuật số. Thay vì phải nhập thông tin cá nhân thủ công, người nhận có thể quét, xem và lưu thông tin của bạn ngay tại chỗ.

Bạn cũng có thể mang thẻ của mình trên điện thoại bằng cách sử dụng ví điện tử, phím tắt trên màn hình chính, hình nền QR hoặc thẻ NFC. Để biết hướng dẫn đầy đủ, bao gồm cả cách xử lý các thẻ bạn nhận được, hãy xem Các phương pháp tốt nhất để chia sẻ và nhận danh thiếp điện tử. cũng như Các cách sử dụng điện thoại của bạn như một danh thiếp.

QRCodeChimp Danh thiếp điện tử hỗ trợ trao đổi thông tin liên lạc hai chiều.

Tìm hiểu thêm: Họ đã lưu thông tin liên lạc của bạn. Biểu mẫu trao đổi thông tin liên lạc của bạn đã thu thập được thông tin của họ chưa?

Lợi ích của việc sử dụng danh thiếp kỹ thuật số

Danh thiếp điện tử không chỉ đơn thuần thay thế danh thiếp giấy. Chúng biến tấm danh thiếp tĩnh thành một công cụ kết nối mạng lưới tương tác, có thể theo dõi và chỉnh sửa được.

• Chia sẻ thông tin liên lạc tức thì, chính xác: Chỉ cần một lần quét, người dùng có thể lưu thông tin của bạn mà không cần nhập liệu, giúp giảm thiểu lỗi và mất liên lạc.
• Mọi thứ ở một nơi: Thẻ điện tử có thể chứa thông tin liên hệ, liên kết mạng xã hội, trang web, hồ sơ năng lực, video, biểu mẫu và liên kết đặt chỗ của bạn.
• Cập nhật mà không cần in lại: Bạn có thể thay đổi số điện thoại, chức danh, thông tin công ty hoặc liên kết bất cứ lúc nào. Mã QR vẫn hoạt động bình thường.
• Một điểm tiếp xúc hiện đại, có thể theo dõi: Phân tích lượt quét giúp bạn hiểu tần suất thẻ của bạn được xem và những điểm tiếp xúc nào đang mang lại hiệu quả.
• Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, chứ không chỉ đơn thuần là chia sẻ thông tin liên hệ: Thêm một biểu mẫu để những người quét thẻ của bạn có thể chia sẻ thông tin cá nhân của họ với bạn. Điều này đặc biệt hữu ích cho các đội ngũ bán hàng, gian hàng sự kiện, tư vấn viên và các đội ngũ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
• Kiểm soát đội nhóm tốt hơn: Các doanh nghiệp có thể tạo thẻ hàng loạt, duy trì thương hiệu nhất quán, quản lý quyền truy cập của nhân viên và đo lường mức độ tương tác giữa các nhóm.

Thực hành tốt nhất cho danh thiếp ảo

Một vài lựa chọn đơn giản có thể tạo nên sự khác biệt giữa một tấm thẻ bị người khác bỏ qua và một tấm thẻ được họ giữ lại.

• Sử dụng một bức ảnh chuyên nghiệp: Một bức ảnh rõ nét, đủ sáng sẽ giúp xây dựng nhận diện thương hiệu và lòng tin. Tránh chụp ảnh nhóm bị cắt xén, ảnh độ phân giải thấp hoặc ảnh tự sướng thông thường trừ khi chúng phù hợp với thương hiệu của bạn.
• Hãy giữ thiết kế phù hợp với thương hiệu và dễ quét: Hãy sử dụng màu sắc thương hiệu, logo và bố cục gọn gàng. Đảm bảo mã QR có đủ độ tương phản và khoảng trống xung quanh. Để được hướng dẫn thêm, hãy xem Cách thiết kế danh thiếp điện tử.
• Hãy luôn cập nhật thông tin của bạn: Ưu điểm lớn nhất của danh thiếp điện tử là khả năng chỉnh sửa. Cập nhật thông tin khi cần thiết để khách hàng tiềm năng và người liên hệ không bao giờ gặp phải thông tin lỗi thời.
• Hãy kiểm tra kỹ mọi chi tiết trước khi chia sẻ: Một số điện thoại nhập sai, một liên kết bị lỗi hoặc một tiêu đề không chính xác có thể khiến bạn mất cơ hội trò chuyện. Hãy xem lại danh thiếp trên điện thoại trước khi in hoặc gửi đi.
• Thêm mã QR vào tài liệu in: Một tấm danh thiếp, tờ rơi, huy hiệu hoặc tờ quảng cáo in sẵn mà không có mã QR sẽ bỏ lỡ cách nhanh nhất để mọi người lưu lại thông tin liên lạc của bạn.
• Hãy sử dụng công cụ thu thập thông tin khách hàng tiềm năng khi việc theo dõi là cần thiết: Nếu bạn gặp gỡ khách hàng tiềm năng tại các sự kiện, cuộc họp bán hàng hoặc tư vấn, hãy thêm biểu mẫu thu thập thông tin liên hệ để danh thiếp của bạn hỗ trợ việc kết nối hai chiều.
• Thường xuyên xem xét số liệu phân tích: Dữ liệu quét giúp bạn hiểu được thẻ của mình đang được sử dụng ở đâu và những điểm tiếp xúc ngoại tuyến nào đang thúc đẩy sự tương tác.

Tạo danh thiếp điện tử mà mọi người thực sự lưu giữ

Danh thiếp điện tử giúp bạn chia sẻ nhiều hơn chỉ là tên và số điện thoại. Nó cung cấp cho mọi người một cách đơn giản để lưu thông tin liên lạc của bạn, xem các liên kết, thực hiện hành động và duy trì kết nối sau lần gặp đầu tiên.

Các câu hỏi thường gặp