Nên làm gì với dữ liệu mã QR từ biểu mẫu sau khi thu thập: Hướng dẫn thực tiễn biến phản hồi thành hành động

Hầu hết các doanh nghiệp đều đầu tư rất nhiều công sức vào việc thiết lập hệ thống của họ. Mẫu mã QRHọ thiết kế biểu mẫu, đặt mã QR vào đúng vị trí và yêu cầu mọi người quét. Sau đó, các phản hồi bắt đầu đổ về, và thường thì kế hoạch cũng kết thúc ở đó. 

Dữ liệu được hiển thị trên bảng điều khiển, thỉnh thoảng được tải xuống nhưng hiếm khi được sử dụng để xử lý.

Đó là một cơ hội bị bỏ lỡ đáng kể. 

Dữ liệu mã QR không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ hồ sơ. Khi được sử dụng một cách có chủ đích, nó trở thành một trong những nguồn thông tin hữu ích nhất mà doanh nghiệp có được. Nó giúp đưa ra quyết định về sản phẩm, cá nhân hóa việc theo dõi khách hàng, tối ưu hóa hoạt động và xây dựng mối quan hệ khách hàng lâu dài. 

Thử thách ở đây không phải là việc sưu tầm. Mà là những gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Hãy hiểu những thông tin mà mã QR trong biểu mẫu của bạn thực sự truyền tải.

Trước khi sử dụng dữ liệu mã QR từ biểu mẫu, hãy tự hỏi mình đã thu thập được loại thông tin gì. Không phải tất cả các câu trả lời trong biểu mẫu đều có trọng lượng như nhau hoặc cần cùng một bước xử lý tiếp theo.

Một số phản hồi mang tính giao dịch; ví dụ như đăng ký bảo hành, đăng ký tham dự sự kiện và đặt lịch hẹn. Những việc này đòi hỏi các thao tác vận hành, chẳng hạn như kích hoạt bảo hành, xác nhận tham dự hoặc lên lịch. Một số khác mang tính quan hệ, bao gồm việc gửi phản hồi, đánh giá mức độ hài lòng và khảo sát sở thích. Những thông tin này giúp định hướng chiến lược. Và một số phản hồi là sự kết hợp của cả hai.

Sai lầm mà nhiều nhóm mắc phải là coi tất cả các phản hồi từ mã QR trên biểu mẫu là một tập dữ liệu đồng nhất. Thực tế không phải vậy. 

Phản hồi thông minh từ một khách hàng không hài lòng cần một cách tiếp cận rất khác so với việc đăng ký sản phẩm từ một người khác. Phân loại các phản hồi biểu mẫu theo loại, điều này rất quan trọng. QRCodeChimp Giờ đây, với bộ lọc Danh mục, mọi việc trở nên dễ dàng hơn, đây là bước đầu tiên thiết yếu trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào.

Ngoài ra đọc: Những doanh nghiệp nào có thể hưởng lợi từ mã QR biểu mẫu?

Chuyển phản hồi đến đúng người, ngay lập tức.

Thời điểm dữ liệu được gửi đi không nên là thời điểm nó được đưa vào một "hộp đen". Tốc độ là yếu tố quan trọng. 

Theo nghiên cứu từ Harvard Business ReviewCác công ty phản hồi yêu cầu của khách hàng trong vòng một giờ có khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế cao gấp gần bảy lần so với những công ty chờ đợi lâu hơn tới 60 phút.

Đối với phản hồi mã QR trên biểu mẫu, điều này có nghĩa là cần xây dựng quy trình định tuyến ngay từ đầu:

Phản hồi và khiếu nại Việc này nên kích hoạt cảnh báo cho bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc bộ phận kiểm soát chất lượng của bạn. Việc xuất dữ liệu thủ công hàng ngày không hiệu quả khi lỗi sản phẩm hoặc sự cố dịch vụ được báo cáo trên nhiều lần gửi khác nhau.

Phản hồi thu thập thông tin khách hàng tiềm năng (Ví dụ, từ mã QR tại hội chợ thương mại hoặc khu trưng bày sản phẩm) nên được chuyển trực tiếp vào hệ thống CRM của bạn. QRCodeChimp hỗ trợ API và Tích hợp CRM Hệ thống này tự động đẩy các biểu mẫu đã điền đến các công cụ như HubSpot hoặc Salesforce, giảm thiểu độ trễ giữa phản hồi và các bước tiếp theo.

Biểu mẫu đăng ký và nhập hội Nên kết nối với nhóm vận hành của bạn hoặc kích hoạt xác nhận tự động cho người trả lời. Vỏ thiết bị điện tử tiêu dùng đó QRCodeChimp tài liệuViệc chỉ cần quét và hoàn tất các biểu mẫu bảo hành trong vòng chưa đầy 60 giây là có thể thực hiện được, bởi vì hệ thống phía sau cũng hoạt động trơn tru tương tự.

QRCodeChimp Bảng điều khiển cũng có tùy chọn Xem Tóm tắt, hiển thị tổng số phản hồi, các yêu cầu phê duyệt đang chờ xử lý và nguồn gốc phản hồi theo URL rút gọn của mã QR, giúp việc ưu tiên xử lý số lượng lớn phản hồi mã QR trên biểu mẫu nhanh hơn đáng kể.

Ngoài ra đọc: Thêm QRCodeChimp Dẫn đến Salesforce thông qua Zapier Webhook

Chuyển đổi dữ liệu tổng hợp thành thông tin tình báo vận hành

Các phản hồi riêng lẻ có thể được thực hiện. Nhưng dữ liệu mã QR tổng hợp mới là nơi chứa đựng những hiểu biết chiến lược.

Hãy xem xét các mẫu phản hồi của bạn theo thời gian. Nếu bạn đang sử dụng biểu mẫu phản hồi tại nhiều địa điểm bán lẻ, số lượng phản hồi theo từng địa điểm sẽ cho bạn biết khách hàng thực sự tương tác ở đâu, chứ không chỉ là nơi có lượng khách hàng ghé thăm cao nhất. Nếu một trường cụ thể liên tục bị bỏ trống, đó là dấu hiệu cho thấy câu hỏi không rõ ràng, không liên quan hoặc được đặt không hợp lý trong quy trình điền biểu mẫu.

Một vài phân tích giá trị cao bạn có thể thực hiện trên phản hồi mã QR của biểu mẫu là:

Tỷ lệ hoàn thành phản hồi theo vị trí: Nếu bạn đã đặt mã QR trên bao bì, màn hình trưng bày tại cửa hàng và chân trang email, hãy so sánh xem bề mặt nào tạo ra nhiều lượt hoàn thành biểu mẫu nhất, chứ không chỉ đơn thuần là lượt quét. Tỷ lệ quét cao nhưng tỷ lệ hoàn thành biểu mẫu thấp thường có nghĩa là biểu mẫu quá dài hoặc yêu cầu thông tin quá sớm.

Các mô hình cảm xúc trong các lĩnh vực mở: Ngay cả việc quét văn bản cơ bản trong các trường phản hồi mở cũng có thể phát hiện ra các chủ đề lặp đi lặp lại. Một khiếu nại về sản phẩm xuất hiện 40 lần trong một tháng sẽ cần được xử lý nhiều hơn so với một khiếu nại riêng lẻ.

Các xu hướng theo địa lý và thời gian: QRCodeChimp phân tích Hỗ trợ hiển thị múi giờ và bộ lọc ngày tháng trên tất cả các gói dịch vụ. Điều này giúp dễ dàng liên hệ sự tăng đột biến về phản hồi với các sự kiện thực tế như ra mắt chiến dịch, chương trình khuyến mãi của cửa hàng hoặc phát hành sản phẩm.

Theo McKinsey, các tổ chức triển khai hiệu quả dữ liệu khách hàng và phân tích sẽ thấy lợi tức đầu tư tiếp thị (ROI) được cải thiện lên đến... 30%. 

Dữ liệu hiển thị trên bảng điều khiển phản hồi biểu mẫu của bạn là dữ liệu bên thứ nhất – loại dữ liệu đáng tin cậy nhất, được thu thập với sự đồng ý trực tiếp, vào thời điểm người dùng có ý định mua hàng cao.

Liên quan: Hướng dẫn về Mã QR Form: Đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu của bên thứ nhất

Hoàn thiện quy trình phản hồi với người trả lời

Đây là điểm mà hầu hết các doanh nghiệp thường mắc sai lầm, và cũng là nơi mà lòng trung thành của khách hàng được đền đáp xứng đáng nhất.

Khi ai đó điền vào một biểu mẫu thông qua mã QR, cho dù đó là phiếu bảo hành sản phẩm, đăng ký sự kiện hay khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, họ đã thực hiện một hành động. Việc ghi nhận hành động đó sẽ biến người trả lời một lần thành khách hàng lâu dài.

Đây là cách khép kín vòng lặp trong thực tế:

Để đăng ký bảo hành: Gửi email xác nhận kèm thông tin bảo hành, liên hệ hỗ trợ và mẹo hữu ích về sản phẩm. Điều này biến một tương tác hành chính thành một điểm tiếp xúc mang thương hiệu riêng.

Để gửi phản hồi: Một tin nhắn đơn giản như "Chúng tôi đã lắng nghe bạn", đặc biệt là tin nhắn đề cập đến hạng mục phản hồi cụ thể, cho thấy biểu mẫu đó thực sự mang lại kết quả. Nếu phản hồi tiêu cực, việc liên hệ trực tiếp có thể giúp khôi phục mối quan hệ vốn có thể bị đổ vỡ.

Để đăng ký tham gia sự kiện: Sau sự kiện, hãy sử dụng dữ liệu phản hồi để cá nhân hóa việc liên lạc tiếp theo. Nếu biểu mẫu thu thập được các lĩnh vực quan tâm hoặc sở thích về phiên họp, thì thông tin liên lạc tiếp theo có thể phản ánh điều đó.

QRCodeChimp'S Hỗ trợ SMTP tùy chỉnh Điều này có nghĩa là những email theo dõi này có thể được gửi từ tên miền và máy chủ thư của riêng bạn, giúp duy trì tính nhất quán thương hiệu và cải thiện tỷ lệ gửi thành công.

Xuất khẩu, làm giàu và hội nhập

Dữ liệu mã QR từ biểu mẫu phát huy hiệu quả tối đa khi không bị cô lập. Việc xuất dữ liệu trực tiếp và bổ sung thêm thông tin từ hồ sơ khách hàng hiện có sẽ giúp bạn có được cái nhìn toàn diện hơn.

Nếu biểu mẫu của bạn yêu cầu số điện thoại hoặc email cùng với số sê-ri sản phẩm, thông tin phản hồi đó có thể được đối chiếu với hồ sơ mua hàng để xây dựng hồ sơ sở hữu hoàn chỉnh. 

Đột nhiên, bạn không chỉ quản lý cơ sở dữ liệu bảo hành nữa. Bạn đang điều hành một chiến lược truyền thông sau bán hàng được phân khúc theo từng phân khúc.

Dưới đây là một vài bước tích hợp thực tiễn:

1. Đẩy mạnh lên nền tảng tiếp thị email của bạn Kích hoạt các chuỗi tương tác nuôi dưỡng dựa trên thông tin mà biểu mẫu cung cấp về giai đoạn hoặc nhu cầu của khách hàng.
2. Tích hợp vào hệ thống phân tích của bạn. Kết nối dữ liệu đăng ký sản phẩm với số lượng yêu cầu hỗ trợ cuối cùng – một tín hiệu cho các nhóm đảm bảo chất lượng sản phẩm.
3. Lộ trình đến khu vực làm việc hoặc đội ngũ dịch vụ của bạn Khi phản hồi từ biểu mẫu dẫn đến một nhu cầu thực tế tại chỗ, chẳng hạn như yêu cầu lắp đặt hoặc đặt lịch hẹn dịch vụ.

Điều quan trọng là thiết lập các kết nối này trước khi nhận được phản hồi, chứ không phải sau đó. Thiết lập quy trình làm việc một lần, và tất cả các phản hồi trong tương lai sẽ tự động được xử lý thông qua quy trình đó.

Xem xét và cập nhật các biểu mẫu của bạn thường xuyên.

Một lợi thế ít được tận dụng của mã QR động là nội dung biểu mẫu có thể được cập nhật mà không cần in lại mã QR vật lý. Điều này có nghĩa là phản hồi từ mã QR trong biểu mẫu của bạn chỉ chính xác khi câu hỏi bạn đặt ra chính xác. 

Và những câu hỏi đó cần phải được phát triển.

Lên lịch rà soát định kỳ hàng quý đối với các biểu mẫu đang hoạt động của bạn. Xem xét những câu hỏi nào đang tạo ra dữ liệu hữu ích và những câu hỏi nào bị bỏ qua. Loại bỏ những thủ tục rườm rà không mang lại hiệu quả. Thêm các trường thông tin mà phản hồi cho thấy bạn đang thiếu. Nếu cùng một thông tin liên tục được nhóm vận hành yêu cầu nhưng biểu mẫu hiện tại không thu thập được thông tin đó, hãy thêm nó vào.

Trên toàn cầu, xung quanh 89% Nhiều khách hàng được giữ chân bởi các công ty cung cấp trải nghiệm hậu mãi vượt trội. Bản thân biểu mẫu thường là điểm tiếp xúc đầu tiên sau khi mua hàng. Việc giữ cho biểu mẫu sắc nét, phù hợp và dễ điền không phải là quyết định thiết kế, mà là quyết định giữ chân khách hàng.

Nơi công việc thực sự bắt đầu 

Thu thập phản hồi từ mã QR trên biểu mẫu là phần dễ. Công việc thực sự (và giá trị thực sự) nằm ở những gì bạn làm tiếp theo. 

Chuyển tiếp phản hồi đến đúng người một cách nhanh chóng. Tổng hợp dữ liệu để tìm ra các mẫu mà bạn sẽ không bao giờ nhận thấy trong các mục nhập riêng lẻ. Hoàn thiện quy trình với người trả lời theo cách thân thiện, không phải tự động. Và tiếp tục cải thiện chính biểu mẫu dựa trên những gì bạn nhận được.

Các doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị từ dữ liệu mã QR trên biểu mẫu của họ không làm điều gì phức tạp. Họ chỉ đơn giản nhận ra rằng phản hồi không phải là kết thúc của tương tác, mà là sự khởi đầu của một tương tác mới.

Các câu hỏi thường gặp