Theo dõi sự tham dự sự kiện với mã QR bán vé

Đã qua rồi cái thời mà việc lập kế hoạch và quản lý một sự kiện giống như một cuộc chiến gian nan. Hàng dài chờ làm thủ tục đăng ký, tình trạng hỗn loạn phát sinh do mất vé và nguy cơ bị truy cập trái phép thường xảy ra. Hơn nữa, không có cách cụ thể nào để đo lường tác động của một sự kiện, khiến những người tổ chức phải dựa vào phỏng đoán.

Rất may, mã QR giúp bạn theo dõi lượng người tham dự sự kiện một cách dễ dàng. Mã QR vé sự kiện giải pháp được cung cấp bởi QRCodeChimp hợp lý hóa các mục nhập và cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu thông qua Báo cáo vé sự kiện – một bản báo cáo có thể tải xuống về hiệu suất của một sự kiện.

Hãy cùng khám phá cách bán vé sự kiện dựa trên mã QR và Báo cáo vé sự kiện có thể thay đổi cách bạn quản lý sự kiện.

Làm thế nào để theo dõi lượng người tham dự sự kiện bằng vé mã QR?

Mã QR giúp bạn giám sát việc sử dụng vé và sự tham dự của khách dễ dàng. Báo cáo vé sự kiện cung cấp danh sách người tham dự theo thời gian thực, giúp bạn so sánh người được mời với người thực tế đến nhận phòng.

Nó cũng phát hiện các mục nhập trùng lặp bằng cách theo dõi các lần quét sau khi vé bị khóa, giúp ngăn chặn việc nhập lại trái phép. Điều này đảm bảo việc đăng ký diễn ra suôn sẻ, tăng cường bảo mật và cung cấp cho người tổ chức dữ liệu tham dự chính xác, cập nhật.

Cách theo dõi lượng người tham dự sự kiện để lập kế hoạch sự kiện thông minh hơn

Báo cáo vé sự kiện giúp người tổ chức phân tích hiệu suất của các sự kiện trong quá khứ và tối ưu hóa các sự kiện trong tương lai. Sau đây là cách thực hiện:

1. Xác định khoảng trống trong kế hoạch sự kiện

Bằng cách so sánh người được mời với người tham dự, bạn có thể đo lường mức độ tương tác và đánh giá những yếu tố ảnh hưởng hoặc ngăn cản việc tham dự, chẳng hạn như thời gian, địa điểm, chương trình khuyến mãi, v.v.

Ví dụ: Một công ty ra mắt sản phẩm mới phát hiện ra rằng chỉ có 40% khách mời tham dự. Thông tin chi tiết từ Báo cáo vé sự kiện đã giúp họ điều chỉnh chiến lược tiếp thị cho sự kiện tiếp theo, dẫn đến cải thiện tỷ lệ tham dự lên 60%.

2. Cải thiện địa điểm và phân bổ nguồn lực

Việc ước tính số lượng người tham dự các sự kiện theo ngành cụ thể giúp cải thiện việc quản lý nhân sự, an ninh và không gian.

Ví dụ: Một công ty quản lý sự kiện mới đã chứng kiến ​​lượng người tham dự đổ về rất đông tại một triển lãm ô tô, dẫn đến tình trạng tắc nghẽn. Họ đã bổ sung thêm nhiều điểm vào, nhân viên làm thủ tục và nhân viên an ninh để phục vụ cho sự kiện tiếp theo trong ngành.

3. Ngăn chặn việc sử dụng sai vé và nhập trùng lặp

Báo cáo đánh dấu số lần quét vé sau khi đạt đến giới hạn quét tối đa cho vé đó, giúp xác định hành vi gian lận hoặc lạm dụng hệ thống tiềm ẩn.

Ví dụ: Một sự kiện thể thao phát hiện 10% người tham dự cố gắng vào lại bằng mã QR đã hết hạn. Đối với trận đấu tiếp theo, họ đã áp dụng các quy tắc xác thực chặt chẽ hơn.

Hướng dẫn từng bước: Cách tải xuống báo cáo vé sự kiện

Đang tải xuống của bạn Báo cáo vé sự kiện nhanh chóng và dễ dàng:

Bước 1: Đăng nhập để của bạn QRCodeChimp tài khoản.

Bước 2: Đến phần Bảng Điều Khiển (Dashboard) và chọn Mã QR hàng loạt.

Bước 3: Xác định vị trí của bạn Mã QR vé sự kiện Và nhấp vào thực đơn ba chấm.

Bước 4: Nhấp chuột “Tải xuống báo cáo” và sau đó “Đi đến Tải xuống” để tạo tập tin.

Bước 5: Đi đến Tải Tư Liệu và lấy lại báo cáo.

Lưu ý: Tùy chọn 'Tải xuống báo cáo' chỉ khả dụng cho mã QR vé sự kiện được tạo hàng loạt. Bạn phải bật tính năng Khóa mã QR cho vé sự kiện được tạo hàng loạt của mình để theo dõi lượng người tham dự sự kiện và truy cập báo cáo vé sự kiện.

Các tình huống thực tế: Cách báo cáo cập nhật dựa trên quét vé

✅ Kịch bản 1: 'Chỉ khóa khi được quét từ tài khoản chủ sở hữu/tài khoản phụ' là kích hoạt

Một vị khách hoặc một người khác quét vé

Họ sẽ được chuyển hướng đến trang vé sự kiện, nhưng quá trình quét sẽ không được ghi lại vì vé không được quét bằng tài khoản chủ sở hữu hoặc tài khoản phụ. Báo cáo sẽ không thay đổi.

Vé được quét thông qua thiết bị đã đăng nhập vào tài khoản chính hoặc tài khoản phụ.

• Thông báo xác thực thành công sẽ được hiển thị cho người dùng cho đến khi giới hạn quét đạt đến mức tối đa và trường 'Đã tham dự' trong báo cáo sẽ được đặt thành 'Có'.
• Bất kỳ lần quét nào từ chủ sở hữu hoặc tài khoản phụ đều được ghi lại là bản sao và trường 'Mục nhập trùng lặp' trong báo cáo sẽ tăng thêm 1 với mỗi lần quét vượt quá giới hạn khóa tối đa. Quét vé sẽ hiển thị thông báo được đặt trong cài đặt "Hiển thị khi khóa". 

✅ Kịch bản 2: 'Chỉ khóa khi được quét từ tài khoản chủ sở hữu/tài khoản phụ' là vô hiệu hóa (Không khuyến khích)

• Ở lần quét đầu tiên, trường 'Đã tham dự' trong báo cáo được đặt thành 'Có' bất kể báo cáo được quét từ thiết bị nào.
• Vé sẽ bị khóa sau khi giới hạn khóa đã đặt hết. Bất kỳ lần quét nào nữa sẽ khiến trường 'Mục nhập trùng lặp' tăng thêm 1.

Cách mã QR code cải thiện các loại sự kiện khác nhau

✅ Hội nghị doanh nghiệp & hội thảo kinh doanh

Thử thách: Quản lý hàng ngàn người tham dự và đảm bảo những người VIP có quyền truy cập đặc biệt.
Giải pháp: Mã QR cho phép lối vào theo từng cấp độ, nơi khách VIP, diễn giả và người tham dự nói chung có luồng đăng ký riêng.

✅ Hòa nhạc và lễ hội

Thử thách: Vé giả và rủi ro về an ninh.
Giải pháp: Mã QR đảm bảo xác thực theo thời gian thực và ngăn ngừa quét trùng lặp.

✅ Các trường đại học và chương trình đào tạo

Thử thách: Theo dõi sự tham gia của sinh viên để cấp chứng chỉ.
Giải pháp: Báo cáo vé sự kiện cung cấp bằng chứng rõ ràng về việc tham dự để lưu trữ hồ sơ.

Kết luận

Mã QR vé, được cải tiến với Event Ticket Report, cung cấp cho người tổ chức sự kiện quyền kiểm soát hoàn toàn đối với việc theo dõi lượng người tham dự, bảo mật và lập kế hoạch trong tương lai. Nó cho phép đăng ký nhanh hơn, giảm gian lận và cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực để lập kế hoạch sự kiện tốt hơn trong tương lai.
Cho dù bạn đang tổ chức sự kiện công ty, lễ hội, hội thảo hay buổi họp mặt riêng tư, việc thanh toán bằng mã QR sẽ đảm bảo trải nghiệm liền mạch, không tiếp xúc và dựa trên dữ liệu.

Các câu hỏi thường gặp