Theo dõi sự tham dự sự kiện với mã QR bán vé

Hai tuần sau khi sự kiện kết thúc, ai đó hỏi có bao nhiêu người thực sự đến tham dự. Nếu câu trả lời của bạn bắt đầu bằng "Tôi nghĩ vậy" hoặc "khoảng", thì hệ thống bán vé đã không hoạt động hiệu quả.

Báo cáo vé sự kiện trả lời câu hỏi đó bằng một con số cụ thể, chứ không phải là một phỏng đoán. Báo cáo cập nhật theo thời gian thực khi vé được xác nhận: ai đã check-in, ai chưa, và có bao nhiêu lần xác nhận bổ sung được thực hiện sau khi vé đã được khóa. Đăng nhập, xem báo cáo, và bạn sẽ có dữ liệu tham dự thay vì một ước tính.

Xếp hàng dài chờ làm thủ tục, vé bị mất và không có cách nào thực sự để đo lường số lượng người tham dự từng là chuyện thường tình khi tổ chức sự kiện. Mã QR vé sự kiện Giải pháp này thay đổi điều đó bằng cách liên kết mỗi lần xác thực vé với một bản ghi mà bạn có thể xem, đó chính là mục đích của việc theo dõi người tham dự sự kiện bằng mã QR. Dưới đây là cách Báo cáo Vé Sự kiện hoạt động và những thông tin mà nó cung cấp cho bạn về một sự kiện sau khi sự kiện kết thúc.

Báo cáo vé sự kiện theo dõi số người tham dự như thế nào?

Báo cáo vé sự kiện cung cấp cho bạn danh sách người tham dự theo thời gian thực, giúp bạn so sánh những người được mời với những người thực sự đã tham dự.

Hệ thống cũng theo dõi các lần xác thực được thực hiện sau khi vé đã đạt đến giới hạn số lần quét. Mỗi lần như vậy sẽ được ghi lại dưới dạng một mục trùng lặp, cung cấp cho bạn hồ sơ về các lần cố gắng vào lại hoặc chia sẻ vé thay vì chỉ là thông báo vé bị khóa ở cổng.

Lưu ý: Đây là hình ảnh minh họa khái niệm tổng quát, không phải ảnh chụp màn hình dữ liệu, vì vậy nó vẫn phù hợp ngay cả khi nội dung xung quanh đã thay đổi.

Báo cáo vé sự kiện giúp ích như thế nào cho việc lập kế hoạch sự kiện?

Báo cáo này không chỉ xác nhận ai đã có mặt. Nếu sử dụng đúng cách, nó sẽ giúp bạn xác định các mô hình tham dự đáng để điều tra.

Hãy tìm ra điểm khác biệt giữa "được mời" và "được tham dự".

So sánh số người được mời với số người thực sự tham dự cho thấy những nơi nào số người tham dự thấp hơn số người được mời hoặc xác nhận tham dự, từ đó bạn cần điều tra các yếu tố như thời gian, địa điểm hoặc chương trình khuyến mãi. Khoảng cách lớn giữa số người xác nhận tham dự và số người tham dự thực tế cần được điều tra trước sự kiện tiếp theo, chứ không phải sau đó.

Lên kế hoạch bố trí nhân sự và không gian dựa trên số lượng thực tế.

Dữ liệu về số lượng người tham dự từ các sự kiện tương tự trong quá khứ cung cấp cho bạn một cơ sở để ước tính số lượng nhân viên kiểm tra và điểm vào cửa cần thiết, cũng như diện tích cần lên kế hoạch, thay vì chỉ dựa vào số lượng đăng ký để phỏng đoán.

Tìm các mẫu trong các mục trùng lặp

Nếu số lượng mục trùng lặp tăng lên đối với một nhóm vé cụ thể, đó là tín hiệu cần được xử lý, cho dù đó là vé được chia sẻ rộng rãi hơn dự kiến ​​hay giới hạn quét được đặt quá thấp so với chính sách vào lại thực tế của bạn. Việc xem xét lại vấn đề này sau sự kiện sẽ giúp bạn thiết lập các quy tắc chặt chẽ hơn cho sự kiện tiếp theo.

Tôi có thể tải xuống báo cáo vé sự kiện bằng cách nào?

Việc tải xuống Báo cáo vé sự kiện của bạn cần thực hiện một vài bước:

Bước 1: Đăng nhập để của bạn QRCodeChimp tài khoản.

Bước 2: Đến phần Menu chính và chọn Mã QR hàng loạt.

Bước 3: Xác định vị trí của bạn Mã QR vé sự kiện Và nhấp vào thực đơn ba chấm.

Bước 4: Nhấp chuột “Tải xuống báo cáo” và sau đó “Đi đến Tải xuống” để tạo tập tin.

Bước 5: Đi đến Tải Tài Liệu và lấy lại báo cáo.

Lưu ý: Tùy chọn 'Tải xuống báo cáo' chỉ khả dụng cho mã QR vé sự kiện được tạo hàng loạt. Bạn phải bật tính năng Khóa mã QR cho vé sự kiện được tạo hàng loạt của mình để theo dõi lượng người tham dự sự kiện và truy cập báo cáo vé sự kiện.

Báo cáo xử lý các bản quét trùng lặp như thế nào?

Những gì được ghi lại phụ thuộc vào việc Chỉ khóa khi được quét từ tài khoản chủ sở hữu/tài khoản phụ được kích hoạt.

Tùy chọn này chỉ xuất hiện một lần. Khóa mã QR Chức năng này được bật cho vé. Trước tiên, bạn cần kích hoạt chức năng Khóa mã QR, sau đó bạn có thể chọn có giữ lại mã QR hay không. Chỉ khóa khi được quét từ tài khoản chủ sở hữu/tài khoản phụ bật hoặc tắt. Nó là được bật theo mặc địnhVì vậy, trừ khi bạn cố tình tắt nó đi, thì đây là cách hoạt động mà vé của bạn đang sử dụng.

Kịch bản	Chỉ khóa khi được quét từ tài khoản chủ sở hữu/tài khoản phụ: Bật	Chỉ khóa khi được quét từ tài khoản chủ sở hữu/tài khoản phụ: Tắt
Khách tự mở hoặc quét vé của mình.	Trang vé mở ra và quá trình quét mã QR được ghi lại, nhưng vé không được khóa, người tham dự không được đánh dấu là đã tham dự và Báo cáo vé sự kiện vẫn không thay đổi.	Lần quét này được tính vào giới hạn số lần quét. Chế độ "Đã giám sát" được đặt thành "Có" bất kể thiết bị nào được sử dụng.
Nhân viên quét mã từ tài khoản chủ sở hữu hoặc tài khoản phụ.	Thông báo xác thực sẽ hiển thị cho đến khi đạt đến giới hạn số lần quét. Trạng thái "Đã tham gia" được đặt thành "Có" sau lần xác thực thành công đầu tiên.	Lần quét này được tính vào giới hạn số lần quét, và chế độ "Đã giám sát" được đặt thành "Có".
Các lần quét tiếp theo vượt quá giới hạn	Mỗi lần quét bổ sung bởi chủ sở hữu hoặc tài khoản phụ được ủy quyền sẽ tăng số lượng Mục trùng lặp lên 1 và hiển thị thông báo khóa đã được cấu hình.	Mỗi lần quét bổ sung sẽ tăng số mục trùng lặp lên 1 và hiển thị thông báo khóa đã được cấu hình.
Ai nhìn thấy cửa sổ bật lên xác thực?	Chỉ chủ sở hữu hoặc người dùng tài khoản phụ được ủy quyền mới thấy kết quả xác thực. Khách chỉ thấy trang vé.	Bất kỳ ai quét vé đều có thể xem kết quả, kể cả khách hàng đang tự kiểm tra vé của mình.

Lưu ý về quyền truy cập tài khoản phụ: Một tài khoản phụ với Truy cập đầy đủ Có thể quét và xác thực mã QR vé sự kiện ngay lập tức. Dành cho tài khoản phụ với Quyền truy cập cá nhânNgười quản trị cần chia sẻ lô vé cụ thể đó với họ trước khi họ có thể xác nhận vé. 

📌 Pro tip: Kích hoạt tính năng Hiển thị vé sự kiện ở chế độ nền sau khi khóa. Nhờ đó, khách vẫn có thể xem vé và thông tin chi tiết sự kiện sau khi mã QR đã được khóa.

Dữ liệu về số người tham dự các sự kiện khác nhau trông như thế nào?

Báo cáo sẽ đưa ra những kết luận khác nhau tùy thuộc vào cấu trúc của sự kiện bạn tham gia.

Đối với một sự kiện diễn ra trong một ngày, số liệu rất đơn giản: số người được mời so với số người tham dự, cộng thêm số lần đăng ký trùng lặp tại cửa.

Đối với sự kiện kéo dài nhiều ngày sử dụng Đặt lại khóa hàng ngàyVé sẽ lấy lại quyền quét cho phép vào thời điểm thiết lập lại đã được cấu hình, cho phép cùng một vé được xác thực trong nhiều ngày diễn ra sự kiện.

Đối với các sự kiện có nhiều cấp độ truy cập, chẳng hạn như vé VIP, vé diễn giả và vé thường được phát hành theo từng đợt riêng biệt, việc lập báo cáo cho mỗi đợt cho phép bạn theo dõi từng nhóm người tham dự riêng lẻ thay vì xem một con số tổng hợp duy nhất. Điều này rất hữu ích khi các quyết định về nhân sự và quyền truy cập khác nhau tùy theo cấp độ.

Kết luận

Hệ thống vé bằng mã QR, kết hợp với Báo cáo Vé Sự kiện, cung cấp cho các nhà tổ chức sự kiện cái nhìn rõ ràng, theo thời gian thực về số lượng người tham dự thay vì chỉ là ước tính sau sự kiện. Hệ thống theo dõi người tham dự sự kiện này sẽ phát hiện các lần xác nhận trùng lặp, theo dõi trạng thái đăng ký tham dự và biến dữ liệu đăng ký thành thông tin hữu ích để bạn có thể lên kế hoạch cho sự kiện lần sau.

Dù bạn đang tổ chức sự kiện doanh nghiệp, lễ hội, hội thảo hay buổi họp mặt riêng tư, Báo cáo Vé Sự kiện sẽ thay thế phỏng đoán bằng con số đáng tin cậy.

Các câu hỏi thường gặp