12 ứng dụng thực tiễn của mã QR trong không gian làm việc chung

Ngày nay, việc vận hành một không gian làm việc chung đòi hỏi hiệu quả hoạt động và trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng. Chủ sở hữu, người điều hành và người quản lý không gian được kỳ vọng phải mở rộng quy mô một cách suôn sẻ, kiểm soát chi phí và mang lại sự tiện lợi – tất cả trong một thị trường ngày càng cạnh tranh.

Khi các mô hình làm việc linh hoạt và kết hợp ngày càng phát triển, không gian làm việc chung (co-working) đã trở nên phổ biến, với thị trường toàn cầu đạt đến mức độ cao. $ 22 tỷ 2024Cùng với sự tăng trưởng đó là những kỳ vọng cao hơn. Thành viên muốn trải nghiệm tự phục vụ liền mạch, trong khi các nhà điều hành cần các giải pháp không làm tăng thêm sự phức tạp hoặc chi phí.

Đó là lý do mã QR ra đời. Dễ triển khai và tiết kiệm chi phí, mã QR giúp đơn giản hóa các hoạt động hàng ngày, giảm thiểu công việc thủ công và nâng cao trải nghiệm của người dùng. Dưới đây, chúng ta sẽ cùng khám phá 12 cách thiết thực mà các không gian làm việc chung có thể sử dụng mã QR để hoạt động hiệu quả hơn và mang lại giá trị lớn hơn.

Mã QR giúp nâng cao hiệu quả và trải nghiệm trong không gian làm việc chung như thế nào?

Mã QR giúp các không gian làm việc chung hoạt động hiệu quả hơn bằng cách giảm thiểu sự cản trở giữa con người, không gian và hệ thống. Thay vì thêm các công cụ hoặc phần cứng mới, chúng đơn giản hóa các tương tác hàng ngày thông qua việc truy cập nhanh chóng bằng cách quét mã, giúp quản lý hoạt động dễ dàng hơn và trải nghiệm người dùng thuận tiện hơn.

Ở cấp độ chiến lược, mã QR mang lại giá trị trên năm lĩnh vực chính:

• Tốc độ hoạt động: Giảm bớt công việc thủ công cho nhân viên, dịch vụ nhanh hơn cho thành viên.
• Tiện ích dành cho hội viên: Ít thao tác hơn, ít gián đoạn hơn, nhiều dịch vụ tự phục vụ hơn.
• Nhận thức về thương hiệu: Một trải nghiệm hiện đại, tiên tiến về công nghệ và có khả năng mở rộng.
• Hiệu quả chi phí: Giảm thiểu số lượng tài liệu in ấn và tài nguyên vật chất cần quản lý.
• Thông tin chi tiết hữu ích: Quét dữ liệu để tìm hiểu các mẫu sử dụng và nhu cầu.

Trên cơ sở đó, dưới đây là 12 cách thiết thực mà các không gian làm việc chung áp dụng mã QR trong hoạt động hàng ngày.

12 cách mã QR hỗ trợ hoạt động làm việc chung hàng ngày

1. Nhận phòng không tiếp xúc 

Mã QR cho phép đăng ký nhanh chóng, an toàn và không tiếp xúc, đơn giản hóa việc quản lý khách tham quan và quyền truy cập của thành viên. Đặt mã QR tại quầy lễ tân hoặc ki-ốt lối vào để khách tham quan lần đầu đăng ký qua biểu mẫu liên kết và nhận thẻ QR kỹ thuật số trên điện thoại của họ. Thành viên cũ chỉ cần quét thẻ để vào ngay lập tức.

So với thẻ vật lý, việc sử dụng mã QR để check-in giúp giảm thiểu tình trạng xếp hàng, tránh làm mất thẻ, giảm tải công việc cho nhân viên lễ tân và tạo ấn tượng ban đầu tốt hơn.

2. Đặt bàn làm việc hoặc phòng họp nhanh chóng

Mã QR cho phép thành viên kiểm tra tình trạng chỗ trống và đặt bàn làm việc hoặc phòng họp ngay lập tức. Liên kết mã này với hệ thống đặt chỗ của bạn và đặt chúng trên các trạm làm việc hoặc cửa phòng họp. Phương pháp không cần tiếp xúc này giúp quản lý đặt chỗ hiệu quả, đồng thời ngăn ngừa việc đặt chỗ trùng lặp và đặt chỗ ảo.

3. Truy cập Wi-Fi liền mạch 

Chỉ cần quét một mã QR là các thành viên có thể kết nối với Wi-Fi mà không cần nhập mật khẩu thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tránh lỗi đăng nhập và cải thiện quá trình làm quen cho khách truy cập và thành viên mới. Hãy đặt mã QR ở phòng họp, phòng chờ hoặc khu vực chung để dễ dàng truy cập.

4. Quy trình đăng ký và tham gia sự kiện được đơn giản hóa. 

Đối với các buổi hội thảo, sự kiện kết nối hoặc các gian hàng tạm thời, mã QR giúp đơn giản hóa cả quá trình đăng ký và điểm danh. Hiển thị mã QR trên áp phích hoặc biểu ngữ liên kết đến các mẫu đăng ký. Sau khi đăng ký, người tham dự sẽ nhận được vé mã QR để vào sự kiện nhanh chóng và dễ dàng.

5. Thu thập phản hồi một cách dễ dàng 

Đặt mã QR liên kết với các biểu mẫu phản hồi gần lối ra, khu vực bếp hoặc nhà vệ sinh. Thành viên có thể nhanh chóng chia sẻ phản hồi hoặc đánh giá mà không cần điền vào các biểu mẫu giấy dài dòng. Điều này cho phép phản hồi tức thời và giải quyết vấn đề nhanh hơn.

6. Điều hướng không gian dễ dàng hơn 

Hãy lắp đặt mã QR tại các vị trí quan trọng, liên kết đến bản đồ kỹ thuật số. Khách tham quan có thể quét mã để tìm phòng họp, nhà vệ sinh hoặc các tiện nghi khác mà không cần hỏi nhân viên. Bạn cũng có thể thêm thông tin về khả năng tiếp cận hoặc làm nổi bật các tiện ích gần đó.

7. Quy trình gia nhập hội viên được cải thiện với mã QR giàu nội dung. 

Sử dụng mã QR trong bộ tài liệu chào mừng hoặc trên tường văn phòng để liên kết đến video hướng dẫn, quy định cộng đồng hoặc chính sách không gian làm việc.

8. Mã QR cho thực đơn quán cà phê và thanh toán 

Menu mã QR cho phép hội viên xem thực đơn và đặt hàng trực tiếp từ điện thoại, giảm chi phí in ấn và tiếp xúc trực tiếp.

Chúng cũng cho phép thanh toán nhanh chóng, không dùng tiền mặt cho các mặt hàng hoặc dịch vụ tại quán cà phê, chẳng hạn như in ấn, mà không cần xếp hàng hay gặp trở ngại.

9. Mã QR trong phòng tập thể dục hoặc phòng chăm sóc sức khỏe

Đặt mã QR trên thiết bị hoặc tường để liên kết đến hướng dẫn an toàn, hướng dẫn tập luyện hoặc lịch học. Hội viên sẽ nhận được hướng dẫn tức thì trong khi nhân viên dành ít thời gian hơn để trả lời các câu hỏi thường gặp.

10. Mã QR trong phòng chơi game/giải trí

Thêm mã QR vào máy chơi game hoặc thiết bị giải trí để chia sẻ quy tắc sử dụng, đặt chỗ hoặc bảng xếp hạng. Điều này giúp quản lý quyền truy cập trong giờ cao điểm đồng thời tạo thêm điểm nhấn công nghệ hiện đại.

11. Cải thiện việc theo dõi hàng tồn kho

Gắn mã QR vào các vật tư dùng chung, kho chứa hoặc dụng cụ để đơn giản hóa việc kiểm kê và ghi nhật ký bảo trì. Nhân viên có thể báo cáo tình trạng thiếu hàng hoặc sự cố ngay lập tức, giúp đảm bảo vật tư được sắp xếp gọn gàng và bổ sung kịp thời.

12. Theo dõi và phân tích dữ liệu theo thời gian thực 

Phân tích mã QR Hiển thị hoạt động quét trên toàn bộ không gian của bạn, làm nổi bật giờ cao điểm, khu vực phổ biến và khu vực ít được sử dụng. Những thông tin chi tiết này giúp tối ưu hóa bố cục, nhân sự và dịch vụ để cải thiện hiệu quả và trải nghiệm của thành viên.

Ví dụ thực tế: Mã QR đang giúp không gian làm việc chung trở nên thông minh hơn như thế nào 

• WeWork, một công ty hàng đầu thế giới về không gian làm việc chung sáng tạo và kết hợp, sử dụng mã QR để đăng ký khách và làm thủ tục nhận phòng nhanh hơn. 

• Không gian THÀNH CÔNGĐược biết đến rộng rãi với các không gian làm việc chung chuyên nghiệp, tích hợp mã QR vào không gian làm việc của mình để đơn giản hóa việc đăng ký vào và ra khỏi văn phòng của thành viên. Thành viên cũng có thể đặt và thanh toán cho các phòng họp mà họ sử dụng bằng mã QR. 

• Nhà cung cấp phần mềm quản lý không gian làm việc chung hàng đầu Trung tâm đón khách của OfficeRnD Ứng dụng cho phép đăng ký và check-in khách tham dự không cần tiếp xúc trực tiếp bằng mã QR. Nó cũng cho phép đăng ký trước sự kiện và check-in bằng mã QR, đảm bảo việc vào sự kiện diễn ra suôn sẻ và theo dõi số người tham dự theo thời gian thực.

Tổng kết 

Đối với chủ sở hữu và người điều hành không gian làm việc chung, mã QR không chỉ là một tính năng tiện lợi; chúng còn là một công cụ vận hành hiệu quả. Chúng giúp giảm sự phụ thuộc vào quầy lễ tân, loại bỏ những rắc rối trong các tương tác hàng ngày và cung cấp cho người quản lý cái nhìn trực quan theo thời gian thực về cách không gian của họ đang được sử dụng.

Từ việc làm thủ tục nhanh hơn và đặt chỗ dễ dàng hơn đến thanh toán, phản hồi và phân tích, mã QR hỗ trợ các hoạt động tinh gọn, có khả năng mở rộng đồng thời âm thầm nâng cao trải nghiệm của thành viên. Lợi ích rất rõ ràng: tiết kiệm thời gian, giảm tắc nghẽn và một thương hiệu hiện đại, tiên tiến về công nghệ hơn.

Các câu hỏi thường gặp