Mã QR PDF cho tài liệu tuân thủ: Một cách hiệu quả để cập nhật chính sách.

Các văn bản chính sách thường trở nên lỗi thời và dễ bị lỗi thời. 

Bộ quy tắc ứng xử được sửa đổi, chính sách bảo mật dữ liệu được cập nhật, và thỏa thuận với nhà cung cấp thay đổi điều khoản bồi thường. Tuy nhiên, một nhân viên vẫn đang đọc phiên bản đã cũ mười tám tháng vì tài liệu cập nhật chưa bao giờ đến tay họ một cách đáng tin cậy.

Đây là một trong những rủi ro tuân thủ thầm lặng mà các nhóm pháp lý doanh nghiệp phải đối mặt. Khoảng cách giữa thời điểm tài liệu được cập nhật và thời điểm mọi người liên quan thực sự có quyền truy cập vào phiên bản mới. Sổ tay in ấn, file PDF gửi qua email và tải lên mạng nội bộ – mỗi phương pháp này đều hiệu quả tại thời điểm phân phối. Tuy nhiên, không phương pháp nào giải quyết được vấn đề điều gì sẽ xảy ra khi tài liệu thay đổi.

A Mã QR PDF Đối với các tài liệu tuân thủ, điều đó hoàn toàn thay đổi. 

Đây là cách hoạt động.

Vấn đề thực sự: hệ thống phân phối không còn phù hợp với thời đại.

Về bản chất, tuân thủ là một vấn đề về tài liệu. 

Các quy định thay đổi. Chính sách phát triển. Yêu cầu kiểm toán thay đổi. Và mỗi khi điều đó xảy ra, nhóm chịu trách nhiệm về chính sách đó phải cập nhật tài liệu, thông báo sự thay đổi và đảm bảo mọi người ngừng tham chiếu phiên bản cũ. 

Nghiên cứu về quản lý tài liệu cho thấy rằng 46% Nhiều nhân viên cho biết họ “thỉnh thoảng hoặc hầu như luôn luôn” gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết để hoàn thành công việc. Trong bối cảnh tuân thủ quy định, đây là vấn đề về trách nhiệm pháp lý. Việc một nhân viên tuân theo chính sách lỗi thời sẽ tạo ra sự không nhất quán trong hoạt động và rủi ro bị kiểm toán.

Mô hình phân phối truyền thống càng làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn. 

Khi một tài liệu PDF về tuân thủ được gửi qua email, in ra để làm bộ tài liệu hướng dẫn nhân viên mới, hoặc đăng tải dưới dạng liên kết trên mạng nội bộ, nó trở thành một hiện vật tĩnh. Nó bị đóng băng tại thời điểm phân phối. Khi tài liệu thay đổi, bạn phải tìm mọi bản sao, thu hồi và phân phối lại. Quá trình đó rất tốn thời gian và hiếm khi hoàn tất trên khắp các phòng ban và khu vực địa lý.

Mã QR PDF động phá vỡ chu trình này. Thay vì mã hóa chính tệp PDF, nó mã hóa một URL ngắn luôn chuyển hướng đến phiên bản hiện tại của tài liệu. Khi bạn cập nhật PDF, bạn thay thế tệp gốc. Mã QR vẫn giữ nguyên. 

Việc phân phối vật lý trở nên cố định; chỉ cần nội dung thay đổi là được.

Ngoài ra đọc: Các trường hợp sử dụng mã QR PDF cho các lĩnh vực khác nhau

Mã QR PDF cho tài liệu tuân thủ: Các trường hợp sử dụng chính

Mã QR PDF hữu ích nhất ở những nơi cần đảm bảo các tài liệu chính sách luôn dễ truy cập và được cập nhật sau khi phân phối. Mặc dù chính sách thường thuộc sở hữu của bộ phận quản lý, nhưng bộ phận Pháp lý hoặc Tuân thủ của Tập đoàn có thể giám sát việc xem xét và quản lý chính sách đó. Mã QR thường được tạo và quản lý bởi nhóm chịu trách nhiệm phân phối hoặc thực thi chính sách đó. 

Dưới đây là một số trường hợp sử dụng tài liệu chính sách thiết thực nhất:  

Sổ tay nhân viên và các tài liệu chính sách nhân sự (thường do bộ phận nhân sự sở hữu và quản lý): Các quy trình kỷ luật, chính sách nghỉ phép, quy tắc ứng xử, chính sách làm việc từ xa và hướng dẫn dành cho nhân viên thường xuyên thay đổi. Nhóm nhân sự có thể nhúng mã QR vào sổ tay in một lần và cập nhật tệp PDF được liên kết mỗi khi chính sách thay đổi mà không cần phát hành lại sổ tay. 

Sách hướng dẫn in vẫn không thay đổi, trong khi tài liệu được liên kết luôn phản ánh phiên bản mới nhất.

Các thông báo về quy định và chính sách nơi làm việc (thường do các nhóm Vận hành, Cơ sở vật chất hoặc An toàn lao động quản lý): Các chính sách về quyền lợi tại nơi làm việc, chính sách về sức khỏe và an toàn, chính sách dành cho khách thăm và các thông báo về xử lý dữ liệu thường cần được niêm yết công khai tại các không gian thực tế. Nhóm chịu trách nhiệm duy trì các thông báo này có thể đặt mã QR lên mỗi thông báo một lần và cập nhật tài liệu chính sách được liên kết bất cứ khi nào yêu cầu thay đổi. 

Thông báo vẫn giữ nguyên; chính sách đằng sau đó vẫn có hiệu lực.

Bộ tài liệu chính sách dành cho nhà cung cấp và nhà thầu (thường do bộ phận Mua sắm phối hợp với bộ phận Pháp lý và Tuân thủ của công ty quản lý): Các nhà cung cấp và nhà thầu thường được cung cấp các tài liệu chính sách khi bắt đầu hợp tác, chẳng hạn như quy tắc ứng xử của nhà cung cấp, chính sách an toàn tại công trường, chính sách bảo mật và yêu cầu xử lý dữ liệu. Nhóm mua sắm có thể thêm mã QR PDF vào các tài liệu tuân thủ để các nhà cung cấp truy cập sau này luôn thấy phiên bản hiện hành chứ không phải phiên bản được chia sẻ vào ngày đầu tiên.

Xác nhận chính sách và kiểm toán tuân thủ (thường do các chuyên viên tuân thủ, đội ngũ pháp lý của công ty hoặc lãnh đạo kiểm toán nội bộ điều phối): Trong các đợt xem xét hoặc kiểm toán chính sách, các nhóm thường được yêu cầu cung cấp phiên bản mới nhất của các chính sách nội bộ. Mã QR luôn liên kết đến tài liệu chính sách hiện hành cung cấp một cách thức hiệu quả hơn để chứng minh việc kiểm soát tài liệu đang hoạt động so với việc duy trì nhiều chuỗi email hoặc gửi lại các tệp đã cập nhật theo cách thủ công. Nó tạo ra một điểm truy cập duy nhất, ổn định cho phiên bản hiện tại bất cứ lúc nào.

Liên quan: Đơn giản hóa tài liệu với mã QR PDF trong ngành luật

Cấu hình thực tế trông như thế nào

Quy trình làm việc rất đơn giản. 

Sử dụng QRCodeChimpVới giải pháp chuyển đổi PDF sang mã QR của chúng tôi, nhóm chịu trách nhiệm quản lý chính sách sẽ tải lên phiên bản hiện tại của tài liệu chính sách và tạo mã QR động liên kết với tài liệu đó. Mã này sau đó được nhúng vào bất kỳ tài liệu vật lý hoặc kỹ thuật số nào cần tham chiếu đến tài liệu đó – sổ tay, bảng thông báo, biểu ngữ mạng nội bộ, bộ tài liệu đào tạo hoặc bộ tài liệu hướng dẫn hội nhập.

Khi chính sách được sửa đổi, cán bộ sẽ tải lên tệp PDF mới và thay thế tệp được liên kết. Mã QR vẫn không thay đổi. Người tiếp theo quét mã sẽ nhận được tài liệu đã cập nhật mà không cần nhóm tuân thủ thực hiện thêm bất kỳ thao tác nào.

Nền tảng này cũng cung cấp phân tích quétNhờ đó, các nhóm có thể theo dõi mã QR nào đang được truy cập, khi nào và từ đâu. Vì mục đích tuân thủ, điều này tạo ra một bản ghi đơn giản về việc truy cập tài liệu; cung cấp ngữ cảnh hữu ích trong quá trình kiểm toán hoặc khi chứng minh rằng một chính sách đã được phổ biến rộng rãi.

Đối với các tổ chức quản lý nhiều tài liệu chính sách khác nhau ở các phòng ban khác nhau, có thể tạo mã QR riêng cho từng tài liệu và sắp xếp chúng vào các thư mục trong nền tảng, giúp quản lý phiên bản gọn gàng và dễ kiểm toán.

Ngoài ra đọc: Ghép nhiều tệp PDF thành một mã QR duy nhất với mã QR thư viện PDF.

Tại sao điều này lại quan trọng hơn vẻ bề ngoài?

Theo Khảo sát CEO toàn cầu thường niên của PwCGần bảy trong mười CEO cảm thấy môi trường pháp lý là rào cản đối với cách thức tổ chức của họ tạo ra và cung cấp giá trị. Đối với các chuyên viên tuân thủ, cố vấn pháp lý và trưởng bộ phận đang nỗ lực chứng minh sự cần thiết của việc kiểm soát tài liệu tốt hơn trong nội bộ, đó chính là bối cảnh mà ban lãnh đạo đang hoạt động. Và điều đó giúp cho lập luận dễ được chấp nhận hơn.

Phương thức phân phối tài liệu tuân thủ mà bạn sử dụng không phải là một quyết định vận hành trung lập. 

Phương pháp khiến tài liệu khó tìm, dễ thất lạc hoặc không thể cập nhật sẽ tạo ra rủi ro tiềm ẩn. Phương pháp đảm bảo tài liệu mà người dùng truy cập hôm nay luôn là phiên bản hiện hành sẽ loại bỏ hoàn toàn một loại vi phạm quy định.

Mã QR PDF cho các tài liệu tuân thủ không yêu cầu một nền tảng mới, một quy trình mới hoặc một khoản đầu tư CNTT đáng kể. Chúng chỉ yêu cầu sự thay đổi trong cách các nhóm tuân thủ suy nghĩ về mối quan hệ giữa một tài liệu in hoặc được chia sẻ và tài liệu gốc mà nó đại diện. 

Mã số này là mã định danh ổn định. Tài liệu có thể được thay đổi bao nhiêu lần tùy thích.

Đó là một thay đổi nhỏ trong quy trình vận hành nhưng có tác động rất lớn đến mức độ tự tin mà nhóm tuân thủ có thể khẳng định rằng đúng người có quyền truy cập vào đúng phiên bản của đúng tài liệu – ngay lập tức.

Các câu hỏi thường gặp