Làm thế nào để tự động hóa việc theo dõi khách hàng tiềm năng bằng cảnh báo SMS và tích hợp CRM?

Một khách hàng tiềm năng điền vào biểu mẫu của bạn. Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?

Nếu thông tin được gửi đi không được chú ý trong bảng điều khiển hoặc hộp thư email quá tải, nhóm của bạn có thể phản hồi quá muộn. Ngay cả sau khi ai đó nhìn thấy thông tin, họ vẫn cần phải chuyển chi tiết sang hệ thống CRM, phân công khách hàng tiềm năng và nhớ theo dõi.

QRCodeChimp Giúp bạn tự động hóa việc theo dõi khách hàng tiềm năng bằng cách kích hoạt cảnh báo thông qua API SMS của bên thứ ba và gửi thông tin đã gửi đến CRM hoặc nền tảng kinh doanh khác của bạn thông qua việc gọi API.

Điều này giúp nhóm của bạn nhanh chóng nắm bắt được các yêu cầu mới và có quy trình quản lý chúng bài bản hơn.

Vì sao khách hàng tiềm năng bị bỏ sót sau khi điền biểu mẫu?

Tạo ra khách hàng tiềm năng chỉ là bước đầu tiên. Thử thách thực sự là làm sao để có người chú ý đến bài đăng và liên hệ lại.

Các vấn đề thường gặp bao gồm:

Thông báo biểu mẫu bị bỏ sót trong hộp thư đến bận rộn
Chậm trễ trong việc nhập thông tin khách hàng tiềm năng vào hệ thống CRM.
Hồ sơ khách hàng tiềm năng không đầy đủ hoặc không nhất quán.
Không rõ ai chịu trách nhiệm theo dõi.
Khách hàng tiềm năng nhận được phản hồi sau khi họ đã giảm bớt sự quan tâm.

Việc sử dụng đồng thời cảnh báo SMS và tích hợp CRM có thể giúp thu hẹp những khoảng cách này.

Thông báo SMS và tích hợp CRM phục vụ các mục đích khác nhau.

Thông báo qua SMS và tích hợp CRM không thể thay thế cho nhau.

Thông báo SMS sẽ gửi đến người nhận đã được cấu hình rằng có khách hàng tiềm năng mới. Việc tích hợp CRM sẽ gửi thông tin đã gửi đến hệ thống được sử dụng để tổ chức và quản lý khách hàng tiềm năng.

Cả hai cùng nhau hỗ trợ việc nhận thức nhanh hơn và theo dõi sát sao hơn.

Thông báo qua tin nhắn SMS giúp nhanh chóng nắm bắt thông tin.

Khi một khách hàng tiềm năng điền vào biểu mẫu, QRCodeChimp Bạn có thể gọi API SMS của bên thứ ba đã được cấu hình. Sau đó, nhà cung cấp dịch vụ SMS sẽ gửi tin nhắn.

Thông báo có thể bao gồm các thông tin như:

Tên chính
loại yêu cầu
Sản phẩm hoặc dịch vụ được quan tâm
Liên hệ chi tiết
Một lời nhắc nhở để xem xét lại toàn bộ bài nộp.

Số điện thoại người nhận được truyền đến API SMS có thể là một số cố định hoặc một giá trị được thu thập thông qua một trường trong biểu mẫu.

Một số cố định rất hữu ích khi mọi thông báo gửi đi đều cần được gửi đến cùng một nhân viên bán hàng, nhóm hoặc số điện thoại doanh nghiệp. Giá trị trường biểu mẫu rất hữu ích khi số điện thoại người nhận cần được lấy từ biểu mẫu đã gửi.

QRCodeChimp Hệ thống không tự động xác định thành viên nào trong nhóm nội bộ sẽ nhận được mỗi thông báo dựa trên sản phẩm, vị trí hoặc loại yêu cầu của khách hàng tiềm năng.

Việc tích hợp CRM hỗ trợ theo dõi có cấu trúc.

QRCodeChimp Bạn cũng có thể gửi dữ liệu biểu mẫu đến hệ thống CRM, webhook hoặc nền tảng tự động hóa tương thích thông qua việc gọi API.

Sau khi thông tin được chuyển đến hệ thống CRM của bạn, bạn có thể sử dụng các quy trình làm việc đã được cấu hình sẵn để:

Tạo hoặc cập nhật hồ sơ khách hàng tiềm năng
Giao khách hàng tiềm năng cho một nhân viên bán hàng.
Thêm nhiệm vụ hoặc lời nhắc
Bắt đầu chuỗi theo dõi
Theo dõi cuộc gọi, email và cuộc họp
Đưa khách hàng tiềm năng đi qua các giai đoạn bán hàng khác nhau.

Các thao tác cụ thể phụ thuộc vào hệ thống CRM của bạn và cách cấu hình quy trình làm việc của nó. Nếu kết nối API trực tiếp không khả thi, bạn có thể sử dụng nền tảng tự động hóa như Zapier hoặc Make để chuyển dữ liệu biểu mẫu đến CRM hoặc các công cụ kinh doanh khác.

Làm thế nào để tự động hóa việc theo dõi khách hàng tiềm năng sau khi họ gửi biểu mẫu?

Người dùng có thể truy cập vào biểu mẫu bằng cách quét mã QR hoặc mở liên kết biểu mẫu được chia sẻ. Sau khi gửi biểu mẫu, thông tin có thể được chuyển qua quy trình làm việc được kết nối:

Điền biểu mẫu → Nhận thông báo qua SMS → Cập nhật CRM → Phân công khách hàng tiềm năng → Theo dõi

Hãy xem xét một công ty sử dụng... QRCodeChimp Biểu mẫu yêu cầu dùng thử.

Khách hàng tiềm năng quét mã QR trên tờ rơi hoặc mở biểu mẫu thông qua liên kết được chia sẻ. Sau khi khách hàng tiềm năng gửi biểu mẫu:

Thông báo SMS giúp dễ dàng nhận biết yêu cầu hơn. Hệ thống CRM cung cấp cấu trúc cần thiết để quản lý khách hàng tiềm năng sau khi gửi yêu cầu ban đầu.

Quy trình làm việc này có thể được sử dụng ở đâu

✅ Yêu cầu dùng thử

Thông báo cho người nhận thông tin bán hàng đã được cấu hình khi có ai đó yêu cầu trình diễn sản phẩm và gửi thông tin chi tiết đã gửi đến hệ thống CRM.

✅ Yêu cầu báo giá và thông tin giá cả

Thông báo cho nhân viên bán hàng hoặc nhóm bán hàng được chỉ định khi khách hàng tiềm năng yêu cầu báo giá, đề xuất hoặc gọi lại.

✅ Sự kiện và hội chợ thương mại

Thu thập khách hàng tiềm năng thông qua... QRCodeChimp Điền vào biểu mẫu và gửi chúng đến hệ thống CRM của bạn để theo dõi sau sự kiện.

✅ Yêu cầu tư vấn

Thông báo cho người nhận đã được cấu hình khi có ai đó yêu cầu tư vấn và thêm thông tin chi tiết đã gửi vào hệ thống quản lý khách hàng tiềm năng của bạn.

✅ Yêu cầu tư vấn bất động sản

Thông báo cho đại lý hoặc nhóm được chỉ định khi người mua hoặc người thuê tiềm năng gửi yêu cầu thông tin về bất động sản.

✅ Các chiến dịch sản phẩm và dịch vụ

Đặt mã QR biểu mẫu lên bao bì, áp phích, tờ rơi hoặc quảng cáo và chuyển những khách hàng tiềm năng quan tâm vào quy trình quản lý khách hàng tiềm năng hiện có của bạn.

Những gì bạn cần để tạo quy trình làm việc

Để sử dụng tính năng gọi SMS và gọi API, bạn cần:

Một biểu mẫu được tạo ra trong QRCodeChimp
A QRCodeChimp Gói Pro trở lên
Một tài khoản đang hoạt động với nhà cung cấp API SMS bên thứ ba.
Một hệ thống CRM, webhook hoặc điểm cuối tự động hóa tương thích
Thông tin xác thực cần thiết
Ánh xạ chính xác giữa các trường biểu mẫu và các trường đích.

QRCodeChimp Chức năng này gọi API SMS đã được cấu hình nhưng không trực tiếp gửi tin nhắn hoặc cung cấp số dư SMS. Việc gửi tin nhắn, số dư, phí và giới hạn sử dụng do nhà cung cấp dịch vụ SMS của bạn quản lý.

Nền tảng CRM hoặc tự động hóa của bạn cũng có thể có phí đăng ký hoặc phí sử dụng riêng.

Các phương pháp tốt nhất để theo dõi khách hàng tiềm năng nhanh hơn

✅ Chọn người nhận tin nhắn SMS cẩn thận

Hãy sử dụng một mã số người nhận cố định khi tất cả các thông báo từ cùng một biểu mẫu cần được gửi đến cùng một người hoặc nhóm.

Ví dụ, Mỗi yêu cầu dùng thử được gửi qua một biểu mẫu cụ thể đều có thể thông báo cho cùng một nhân viên bán hàng hoặc số điện thoại kinh doanh chung.

Bạn cũng có thể truyền số điện thoại thu thập được thông qua một trường trong biểu mẫu khi cần gửi tin nhắn SMS đến số điện thoại được cung cấp trong quá trình gửi biểu mẫu.

Nếu các nhóm nội bộ khác nhau cần nhận thông báo, bạn có thể cần các biểu mẫu riêng biệt với các số người nhận cố định khác nhau hoặc định tuyến bổ sung thông qua một hệ thống bên ngoài.

✅ Giữ tin nhắn SMS ngắn gọn

Hãy cung cấp đủ thông tin để xác định khách hàng tiềm năng và hiểu được hành động cần thực hiện. Tránh đưa thông tin cá nhân hoặc nhạy cảm không cần thiết vào tin nhắn SMS.

✅ Xác định quyền sở hữu khách hàng tiềm năng

Xác định ai chịu trách nhiệm phản hồi các yêu cầu từ mỗi biểu mẫu. Thông báo nhanh chóng sẽ kém hiệu quả nếu không ai biết ai nên xử lý thông báo đó.

✅ Đặt thời gian phản hồi dự kiến

Hãy thiết lập mục tiêu nội bộ rõ ràng cho việc liên hệ với khách hàng tiềm năng mới. Thời gian phản hồi phù hợp có thể thay đổi tùy thuộc vào loại yêu cầu và quy trình kinh doanh của bạn.

✅ Lập bản đồ các khu vực một cách cẩn thận

Hãy đảm bảo các trường trong biểu mẫu khớp với các trường chính xác trong hệ thống CRM của bạn. Việc ánh xạ không chính xác có thể dẫn đến thông tin bị thiếu, trùng lặp hoặc đặt sai vị trí.

✅ Trải nghiệm toàn bộ hành trình

Hãy điền vào biểu mẫu thông qua cả mã QR và liên kết được chia sẻ. Vui lòng xác nhận rằng:

Câu trả lời xuất hiện trong QRCodeChimp
Tin nhắn SMS được gửi đến người nhận đã được thiết lập.
Hệ thống CRM nhận được thông tin chính xác.
Các trường được ánh xạ chính xác
Mọi quy trình CRM được cấu hình đều hoạt động như mong đợi.

✅ Giám sát các tích hợp bên ngoài

Những thay đổi đối với điểm cuối API, thông tin xác thực, cài đặt nhà cung cấp SMS hoặc quy trình làm việc CRM có thể làm gián đoạn quá trình. Hãy xem xét và kiểm tra các tích hợp của bạn định kỳ.

✅ Thu thập sự đồng ý thích hợp

Hãy giải thích rõ ràng cách thức thông tin được cung cấp sẽ được sử dụng. Thêm chính sách bảo mật, điều khoản, các trường chấp thuận hoặc quyền liên lạc cần thiết cho trường hợp sử dụng của bạn.

Xây dựng quy trình quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn

Việc thu thập thông tin khách hàng tiềm năng chỉ có giá trị khi nhóm của bạn hành động dựa trên thông tin đó.

Bằng cách kết hợp gọi SMS và gọi API, bạn có thể tự động hóa việc theo dõi khách hàng tiềm năng, thông báo cho người nhận đã được cấu hình, gửi thông tin đã thu thập đến CRM của bạn và giảm thiểu các bước thủ công giữa việc thu thập khách hàng tiềm năng và hành động bán hàng.

Dù ai đó truy cập vào biểu mẫu thông qua mã QR hay liên kết được chia sẻ, mỗi lần gửi thông tin đều có thể được chuyển vào quy trình quản lý khách hàng tiềm năng rõ ràng và có tổ chức hơn.

Các câu hỏi thường gặp