Vì sao phiếu đăng ký bằng giấy tại các sự kiện lại khiến bạn mất đi khách hàng tiềm năng (và nên sử dụng gì thay thế)

Giấy là cách rẻ nhất và cũng là cách đắt nhất để thu thập khách hàng tiềm năng tại sự kiện của bạn. In một tờ đăng ký hầu như không tốn kém gì. Nhưng đến khi ai đó giải mã được chữ viết tay, nhập dữ liệu vào bảng tính và gửi email cho một khách hàng tiềm năng đã rời đi, thì mẫu đăng ký "miễn phí" đó đã đốt cháy thứ duy nhất mà một sự kiện thực sự mang lại cho bạn: một khách hàng tiềm năng đã sẵn sàng, sẵn sàng liên hệ với bạn ngay lập tức.

Thông tin liên hệ được lưu trữ trên một tập giấy, rồi trong một chiếc túi, sau đó nằm trong hàng đợi nhập dữ liệu sau sự kiện, cho đến rất lâu sau khi khách hàng tiềm năng không còn nghĩ đến bạn nữa. Hầu hết các nhóm không bao giờ thấy chi phí này, bởi vì nó không bao giờ xuất hiện dưới dạng một con số trong ngân sách. Nó xuất hiện dưới dạng những khách hàng tiềm năng không còn tương tác nữa.

Bài viết này phân tích những điểm yếu khiến các biểu mẫu giấy làm thất thoát khách hàng tiềm năng, tại sao thiệt hại lại lớn hơn vẻ bề ngoài và tại sao biểu mẫu thu thập khách hàng tiềm năng bằng mã QR cho các sự kiện lại là lựa chọn thay thế phù hợp.

Khách hàng tiềm năng mà bạn đã trả tiền nhưng lại bỏ lỡ

Hầu hết các nhóm đánh giá hiệu quả sự kiện dựa trên số lượng khách hàng tiềm năng thu thập được. Con số trên bảng ghi chép tạo cảm giác thành công. Nhưng thu thập khách hàng tiềm năng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế là hai việc khác nhau, và khoảng cách giữa chúng chính là nơi phần lớn ngân sách sự kiện bị lãng phí một cách âm thầm.

Thông tin khách hàng tiềm năng từ gian hàng chỉ có giá trị nếu ai đó liên hệ lại khi cuộc trò chuyện vẫn còn mới mẻ. Phiếu thông tin được thu thập, cuộc trò chuyện diễn ra, và sau đó dữ liệu bị ứ đọng trong một thư mục hoặc hàng đợi nhập liệu. Đến khi có người liên hệ lại, khoảnh khắc khiến khách hàng tiềm năng đó trở nên có giá trị thường đã trôi qua.

Vậy câu hỏi thực sự không phải là “chúng ta đã điền bao nhiêu biểu mẫu?” mà là “trong số đó, có bao nhiêu người nhận được phản hồi từ chúng ta trong khi họ vẫn còn nhớ cuộc trò chuyện?” Với giấy tờ, câu trả lời trung thực thường là “không nhiều, và không nhanh”.

Giấy tờ thực sự có giá bao nhiêu?

Các mẫu đơn giấy thường gặp trục trặc ở những chi tiết nhỏ, thông thường, nhưng tích lũy lại dẫn đến thất thu. Chẳng có vấn đề nào gây chú ý ngay lập tức. Đó chính là lý do tại sao chúng dễ bị bỏ qua.

⚠ Tốc độ: khách hàng tiềm năng nóng nhất của bạn sẽ nhanh chóng nguội lạnh khi nằm trong thư mục.

Khoảnh khắc ai đó điền vào mẫu đơn tại gian hàng của bạn chính là lúc họ thể hiện sự quan tâm cao độ nhất. Họ vừa trò chuyện với bạn. Họ nhớ lý do tại sao họ quan tâm.

Các nghiên cứu về tốc độ phản hồi đều nhất quán và khó có thể bác bỏ. Nghiên cứu năm 2007 của MIT và InsideSales.com Nghiên cứu cho thấy tỷ lệ thành công của một khách hàng tiềm năng giảm khoảng 21 lần khi lần liên hệ đầu tiên diễn ra sau 30 phút thay vì 5 phút. Và... Báo cáo kiểm toán năm 2011 của Harvard Business Review Một cuộc khảo sát trên hơn 2,000 công ty cho thấy trung bình mỗi công ty mất khoảng 42 giờ để phản hồi lại một khách hàng tiềm năng, và gần một phần tư trong số đó thậm chí không bao giờ phản hồi. Những con số này bao gồm các khách hàng tiềm năng trực tuyến chứ không phải các sự kiện cụ thể, nhưng bài học rút ra rất rõ ràng: khoảng cách càng dài giữa sự quan tâm và phản hồi, thì giá trị của khách hàng tiềm năng càng giảm.

Việc sử dụng giấy tờ đảm bảo bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội đó. Dữ liệu bị khóa trên trang giấy cho đến khi ai đó nhập thủ công, thường là vài ngày sau khi sự kiện kết thúc. Bạn không thể liên lạc lại trong vòng năm phút khi thông tin liên hệ vẫn còn nằm trong túi ở khách sạn.

⚠ Khả năng đọc hiểu: chữ viết tay khó đọc là một khách hàng tiềm năng bạn không thể tiếp cận.

Gian hàng thường ồn ào, đông đúc và vội vã. Mọi người viết nguệch ngoạc. Địa chỉ email viết sai chữ. Số điện thoại bị nhòe. Chỉ cần một ký tự không đọc được trong email cũng có nghĩa là email tiếp theo bị trả lại, và khách hàng tiềm năng đó coi như mất đi.

Bạn đã bỏ tiền ra để thu hút sự quan tâm của người đó. Một cây bút tồi và bề mặt không ổn định đã xóa mất điều đó.

⚠ Nhập liệu thủ công: số giờ làm việc gây chậm trễ mọi bước theo dõi.

Sau sự kiện, ai đó phải nhập dữ liệu từ mọi biểu mẫu vào bảng tính hoặc hệ thống CRM. Đối với một sự kiện bận rộn, đó là hàng giờ làm việc tẻ nhạt, và đây là bước dễ bị trì hoãn nhất.

Mỗi giờ dành để chép lại thông tin là một giờ khách hàng tiềm năng phải chờ đợi. Việc nhập liệu thủ công cũng dễ dẫn đến sai sót, vì vậy ngay cả những thông tin khách hàng tiềm năng mà bạn có thể đọc được cũng bị sai lệch trên đường vào hệ thống của bạn.

⚠ Thiếu ngữ cảnh: tên và email mà các nhân viên bán hàng của bạn không thể liên hệ được.

Bảng ghi chép chỉ lưu lại thông tin liên lạc. Nhưng nó hiếm khi ghi lại nội dung thực sự của cuộc trò chuyện. Người này có hỏi về giá cả không? Họ có đang so sánh các nhà cung cấp không? Họ có cần gói dịch vụ doanh nghiệp hay chỉ muốn được gọi lại vào tuần sau?

Bối cảnh chính là yếu tố quyết định sự thành công của việc theo dõi. Nếu thiếu bối cảnh đó, ngay cả một khách hàng tiềm năng rõ ràng cũng chỉ nhận được email chung chung kiểu "cảm ơn bạn đã ghé thăm gian hàng của chúng tôi" như mọi người khác, và khách hàng tiềm năng thường bỏ qua email đó. Nhân viên bán hàng có thể ghi chú thêm, nhưng những ghi chú đó rất dễ bị đọc sai hoặc mất hoàn toàn sau này. Chi tiết đáng lẽ ra làm cho email theo dõi trở nên có ý nghĩa lại biến mất giữa gian hàng và bàn làm việc.

⚠ Các mẫu đơn bị thất lạc và mồ côi: những thông tin không thuộc sở hữu của ai.

Giấy tờ bị thất lạc. Các tờ giấy bị bỏ quên trên bàn, rơi trong quá trình vận chuyển, hoặc lẫn lộn với các tài liệu quảng cáo. Và những biểu mẫu còn sót lại thường không có người chịu trách nhiệm. Không có tên người gửi, không có người đại diện được chỉ định, chỉ có một thư mục dùng chung mà mọi người đều cho rằng người khác đang quản lý.

Khách hàng tiềm năng mà không ai sở hữu thì sẽ không ai theo đuổi.

Tại sao đây là vấn đề về doanh thu, chứ không phải vấn đề quản lý?

Thật dễ dàng để xếp tất cả những điều này vào mục "rắc rối ở bộ phận hành chính". Nhưng không phải vậy. Quá trình thu thập thông tin chậm chạp và lộn xộn sẽ làm thay đổi người chiến thắng trong hợp đồng.

Đây là lúc vấn đề tốc độ trở nên mang tính cạnh tranh. Nghiên cứu của Harvard Business Review cũng chỉ ra rằng các công ty phản hồi trong vòng một giờ có khả năng tiếp cận và sàng lọc khách hàng tiềm năng cao hơn nhiều so với những công ty chờ đợi lâu hơn một chút. Tại một sự kiện, khách hàng tiềm năng của bạn đã gặp gỡ hàng chục nhà cung cấp trong cùng lĩnh vực chỉ trong một buổi chiều. Người chủ động liên hệ lại trước, khi cuộc trò chuyện còn mới mẻ, sẽ tạo nên ấn tượng cho toàn bộ mối quan hệ.

Vì vậy, khi đối thủ cạnh tranh của bạn quét biểu mẫu và gửi email cá nhân hóa ngay tại gian hàng, còn bạn lại gửi một email chung chung bốn ngày sau đó, bạn không chỉ mất thời gian mà còn mất cả vị trí dẫn đầu. Lúc đó, thông điệp của bạn sẽ giống như một lời chào mời lạnh lùng gửi đến người đã bắt đầu liên lạc với người khác.

Còn một chi phí nữa. Bạn không thể đo lường được chi phí giấy. Bạn không có hồ sơ nào về việc biển hiệu nào, phiên nào, hay người đại diện nào thu hút được nhiều sự quan tâm nhất. Các sự kiện vẫn là một hộp đen, trong khi mọi kênh kỹ thuật số bạn vận hành đều được theo dõi đến từng đô la.

Nên sử dụng gì thay thế?

Giải pháp không phải là sử dụng bảng nhớ tạm nhiều hơn. Mà là thu thập thông tin khách hàng tiềm năng bằng kỹ thuật số ngay tại thời điểm cuộc trò chuyện diễn ra, để dữ liệu được sạch sẽ, được kiểm soát và sẵn sàng cho việc theo dõi trước khi khách hàng tiềm năng rời đi.

Có một vài lựa chọn, và chúng không hề giống nhau:

• Máy quét thẻ Chúng hoạt động nhanh, nhưng bạn bị giới hạn bởi dữ liệu mà ban tổ chức đã mã hóa, bạn thường không thể tùy chỉnh các trường và có thể phải chờ đợi nhiều ngày để nhận được tập dữ liệu khách hàng tiềm năng sau khi sự kiện kết thúc.
• Danh thiếp Việc đó vẫn tạo ra một đống tài liệu bạn phải chép lại, và điều này lại đưa bạn trở lại với vấn đề nhập liệu thủ công.
• Chạm NFC Hoạt động tốt cho việc kết nối mạng cá nhân nhưng cần phần cứng tương thích và một thẻ nhận dạng cho mỗi điểm tiếp xúc.
• Biểu mẫu mã QR Đặt mã quét lên bất kỳ bề mặt nào và mở biểu mẫu trên điện thoại của khách hàng tiềm năng. Không cần ứng dụng, không cần phần cứng, không cần thẻ nhận dạng đặc biệt.

Đối với hầu hết các nhóm điều hành gian hàng, bàn trưng bày và các buổi hội thảo, biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng bằng mã QR là lựa chọn linh hoạt và dễ sử dụng nhất. Chúng hoạt động trên biểu ngữ, thẻ bàn, thẻ tên hoặc slide, và khách hàng tiềm năng điền thông tin chỉ trong vài giây bằng thiết bị họ đang cầm trên tay.

Cách sử dụng mã QR để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng cho sự kiện thực sự làm việc

Đây là hình ảnh thực tế của việc thay thế giấy, sử dụng... QRCodeChimp.

Bạn tạo ra một Mã QR biểu mẫu Với đầy đủ các thông tin cần thiết để xác định khách hàng tiềm năng cho nhóm của bạn: tên, email, công ty, lĩnh vực quan tâm, bất cứ điều gì bạn cần. Đặt nó trên bảng hiệu gian hàng, thẻ bàn, dây đeo thẻ và thẻ nhân viên. Khách hàng tiềm năng chỉ cần quét mã và điền vào biểu mẫu trên điện thoại của họ trong vài giây, không cần bảng kẹp giấy và không cần viết tay.

Ngay khi họ nộp bài, cảnh báo SMS và email theo thời gian thực Hãy thông báo cho nhóm của bạn. Nhân viên bán hàng có thể theo dõi khách hàng tiềm năng ngay khi họ vẫn còn ở trước mặt hoặc trước khi họ rời khỏi địa điểm. Đó chính xác là điều mà khoảng thời gian ngắn ngủi trên giấy tờ khiến cho không thể thực hiện được.

Vì biểu mẫu này kết nối với hệ thống của bạn thông qua Tích hợp CRM, Zapier và APIMỗi khách hàng tiềm năng được đưa vào quy trình bán hàng của bạn đã được cấu trúc và phân công sẵn. Không cần nhập liệu sau sự kiện, không lỗi sao chép, không biểu mẫu bị bỏ sót. Việc theo dõi có thể bắt đầu ngay trong cùng giờ, chứ không phải cùng tuần.

Các mã số là năng độngVì vậy, nếu bạn phát hiện lỗi chính tả hoặc cần chuyển hướng biểu mẫu đến một chiến dịch khác giữa chừng sự kiện, bạn chỉ cần cập nhật mà không cần in lại bất kỳ biểu ngữ nào. Mã in vẫn giữ nguyên trong khi đích đến thay đổi.

Mỗi lần quét cũng cung cấp dữ liệu phân tíchSố lượng người quét, thời gian, địa điểm và thiết bị sử dụng. Sự kiện của bạn cuối cùng cũng tạo ra dữ liệu phân bổ tương tự như các kênh trực tuyến. Và vì bạn có thể tạo mã riêng cho từng vị trí, bạn có thể đặt một mã trên biểu ngữ gian hàng, một mã khác trên bàn demo, một mã khác trên slide kết thúc bài thuyết trình và một mã khác trên phiếu phản hồi, sau đó so sánh các lần quét để xem chính xác điểm tiếp xúc nào đã tạo ra sự quan tâm. Bạn sẽ không còn phải đoán xem điều gì hiệu quả nữa mà có thể lên kế hoạch cho sự kiện tiếp theo dựa trên những gì thực sự đã mang lại kết quả.

Để kết nối mạng lưới cá nhân, một Danh thiếp điện tử tích hợp biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng Ứng dụng cho phép nhân viên bán hàng chia sẻ thông tin của họ và thu thập thông tin khách hàng tiềm năng chỉ bằng một thao tác chạm, nhờ đó việc trao đổi thông tin liên hệ diễn ra hai chiều thay vì chỉ dựa vào một tấm danh thiếp rồi cuối cùng lại bị cất trong ngăn kéo.

Biểu mẫu giấy so với biểu mẫu mã QR

Dưới đây là sự so sánh giữa hai cách tiếp cận này về những yếu tố quan trọng tại một sự kiện:

Hệ số	Mẫu giấy	Biểu mẫu mã QR
Đã đến lúc chụp ảnh	Chậm, viết tay	Chỉ vài giây, trên điện thoại của khách hàng tiềm năng.
Tốc độ theo dõi	Vài ngày sau khi nhập liệu thủ công	Chỉ vài phút, với cảnh báo thời gian thực
Độ chính xác dữ liệu	Lỗi và chữ viết tay khó đọc	Các trường sạch sẽ, có cấu trúc
Chịu trách nhiệm chính	Thường không được chỉ định	Được định tuyến và phân công tự động
Ghi công	Không áp dụng	Quét, vị trí, thiết bị và thời gian
Sửa lỗi	In lại tất cả	Cập nhật mã động ngay lập tức
Chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng	Trông có vẻ miễn phí, nhưng lại làm thất thoát doanh thu.	Thấp, với lượng chất thải ít hơn nhiều.

Khi giấy vẫn còn chỗ đứng

Điều này không có nghĩa là bạn phải cấm hoàn toàn giấy tờ. Giấy là một phương án dự phòng hợp lý cho những trường hợp mà công nghệ kỹ thuật số không thể đáp ứng: wifi tại địa điểm tổ chức sự kiện không ổn định, người tham dự không thoải mái khi sử dụng điện thoại, hoặc nhu cầu về khả năng tiếp cận cần một phương án thay thế. Việc chuẩn bị sẵn một bảng kẹp giấy tại gian hàng cho những trường hợp đó là điều hợp lý.

Vấn đề là cái nào sẽ là mặc định. Giấy chỉ nên là ngoại lệ bạn sử dụng thỉnh thoảng, chứ không phải là hệ thống mà toàn bộ quy trình theo dõi của bạn phụ thuộc vào. Hãy để việc ghi hình kỹ thuật số trở thành quy trình làm việc chính, và để giấy ở đó như một phương án dự phòng.

Hãy ngừng chi tiền cho những khách hàng tiềm năng mà bạn không bao giờ liên hệ.

Các mẫu đơn giấy không thất bại một cách ồn ào. Chúng thất bại một cách âm thầm, từng khách hàng tiềm năng một, rất lâu sau khi sự kiện kết thúc và chi phí không thể truy vết. Gian hàng, chi phí đi lại, thời gian làm việc của nhân viên, tất cả đều lãng phí vào một khách hàng tiềm năng đã điền vào mẫu đơn và không bao giờ nhận được phản hồi từ bạn.

Thu thập dữ liệu kỹ thuật số giúp khắc phục nhược điểm đó. Nó biến cuộc trò chuyện thành một khách hàng tiềm năng rõ ràng, được sở hữu và có thể theo dõi ngay cả khi sự quan tâm vẫn còn nồng nhiệt, và nó mang lại cho nhóm của bạn điều mà giấy tờ không bao giờ có thể làm được: tốc độ để chủ động liên hệ lại.

Các câu hỏi thường gặp