Khi các công ty tạo danh thiếp điện tử cho các nhóm, nhân viên có thể cần quyền truy cập để cập nhật thông tin của chính họ. Nhưng không phải mọi trường thông tin đều cần được chỉnh sửa bởi mọi người sở hữu danh thiếp.
Các chi tiết như tên công ty, trang web kinh doanh, logo, thương hiệu và các thông tin đã được phê duyệt khác thường cần phải được quản trị viên kiểm soát.
QRCodeChimpTính năng khóa trường của ứng dụng cho phép điều này. Nó cho phép chủ sở hữu tài khoản quyết định xem mỗi trường đủ điều kiện có thể chỉnh sửa, chỉ đọc hay ẩn khỏi người dùng có quyền chỉnh sửa hay không.
Tính năng khóa trường (field locking) có sẵn trên gói Pro trở lên.
Những điểm chính:
- Chức năng khóa trường cho phép kiểm soát chính xác những gì người dùng chung có thể chỉnh sửa.
- Khóa toàn bộ các phần hoặc từng trường riêng lẻ để kiểm soát chính xác hơn.
- Các trường bị khóa có thể được thiết lập ở chế độ chỉ đọc hoặc ẩn hoàn toàn.
- Các bản cập nhật thư mục và SSO sẽ ghi đè lên các hạn chế khóa trường.
- Khóa trường giúp duy trì tính nhất quán thương hiệu trên các thẻ đội.
Cơ chế khóa trường hoạt động như thế nào?
Chức năng khóa trường kiểm soát những gì người dùng có thể xem và chỉnh sửa sau khi quyền chỉnh sửa thẻ được chia sẻ thông qua Share Access.
Trong cáp danh thiếp kỹ thuật số được tạo hàng loạt, bật Kích hoạt khóa trường Dưới Chia sẻ quyền truy cập trong quy trình tải lên hàng loạt.
Trong cáp active Directory và Thẻ dựa trên SSOCác điều khiển khóa trường xuất hiện trong quá trình thiết kế mẫu sau khi cấu hình tích hợp. Các trường được ánh xạ từ Active Directory hoặc SSO đã ở chế độ chỉ đọc. QRCodeChimp và được loại trừ khỏi các biện pháp kiểm soát này. Khóa trường chỉ áp dụng cho các trường có thể chỉnh sửa còn lại.
Kích hoạt khóa trường
Sau khi bật tính năng khóa trường, biểu tượng khóa sẽ xuất hiện bên cạnh các phần và trường đủ điều kiện. Chọn biểu tượng khóa để cấu hình cách phần hoặc các trường của phần đó hiển thị cho người dùng có quyền chỉnh sửa.
Chọn khóa theo phần hoặc theo trường.
Quản trị viên có thể chọn một trong hai cách để cấu hình quyền truy cập cho một phần.
Khóa cấp độ phân đoạn Áp dụng cùng một thiết lập cho tất cả các trường đủ điều kiện trong phần đó. Ví dụ: mọi trường đủ điều kiện trong Tiêu đề + Văn bản Phần này có thể được đặt ở chế độ chỉ đọc hoặc ẩn đi.
Khóa cấp độ trường riêng lẻ Cung cấp khả năng kiểm soát chính xác hơn. Quản trị viên có thể cấu hình từng trường hợp lệ một cách riêng biệt, chẳng hạn như giữ logo thương hiệu ở chế độ chỉ đọc trong khi cho phép nhân viên cập nhật ảnh hồ sơ của họ.
Quản trị viên có thể chọn khóa toàn bộ phần hoặc khóa từng trường riêng lẻ cho một phần, tùy thuộc vào mức độ kiểm soát mà họ cần.
Các trường chỉ đọc và trường ẩn
Mọi trường đều có thể chỉnh sửa theo mặc định. Bạn có thể khóa một trường và đặt nó ở một trong hai trạng thái:
- Chỉ đọc: Người dùng có thể xem trường đó ở chế độ chỉnh sửa nhưng không thể thay đổi nội dung.
- Ẩn: Trường này không hiển thị cho người dùng ở chế độ chỉnh sửa.
Ví dụ, một tổ chức có thể thiết lập trang web doanh nghiệp ở chế độ chỉ đọc, hoặc ẩn nó khỏi chế độ chỉnh sửa của nhân viên, trong khi vẫn hiển thị trang web đã được phê duyệt trên mọi thẻ được công bố.
Việc ẩn một trường chỉ ảnh hưởng đến chế độ chỉnh sửa. Nó không xóa trường đó khỏi trang đích của danh thiếp điện tử. Nếu trường đó được cấu hình để hiển thị trên danh thiếp, khách truy cập vẫn có thể nhìn thấy nó.
Người dùng có quyền chỉnh sửa hiện không thể thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các thành phần thẻ. Khóa trường cho phép kiểm soát chi tiết hơn đối với thông tin bên trong các thành phần đó.
Khóa trường áp dụng cho đối tượng nào?
Khóa trường chỉ áp dụng cho những người dùng được cấp quyền chỉnh sửa thẻ thông qua Share Access.
Tài khoản chính và các tài khoản phụ được ủy quyền vẫn có thể tiếp tục cập nhật các trường bị khóa hoặc ẩn. Nói cách khác, việc khóa trường kiểm soát những gì người dùng có quyền chỉnh sửa chung có thể xem và sửa đổi. Nó không hạn chế quản trị viên quản lý các trường đó.
Trong cáp Thẻ dựa trên Active Directory và SSOCác trường được ánh xạ vẫn được kiểm soát bởi nhà cung cấp danh tính được kết nối. Khi thông tin được ánh xạ được cập nhật trong Active Directory hoặc SSO và đồng bộ hóa với QRCodeChimpThông tin thẻ tương ứng được cập nhật.
Để hiểu cách thức hoạt động của tính năng khóa trường với Azure Directory và tích hợp SSO, kiểm tra này.
Vì sao các đội cần khóa sân?
Khóa trường giúp các tổ chức chia sẻ quyền chỉnh sửa mà không cần từ bỏ quyền kiểm soát thông tin do công ty quản lý.
Nó cho phép các đội:
- Bảo vệ thông tin công ty và thương hiệu đã được phê duyệt.
- Giảm thiểu các thay đổi ngoài ý muốn hoặc trái phép.
- Đảm bảo thông tin thẻ nhân viên chính xác và nhất quán.
- Chỉ cấp cho nhân viên quyền truy cập vào các trường thông tin mà họ cần.
- Đơn giản hóa việc quản lý thẻ cho các nhóm lớn.
Ví dụ, một công ty có thể cho phép nhân viên cập nhật ảnh đại diện trong khi vẫn giữ quyền kiểm soát logo công ty và trang web doanh nghiệp dưới sự quản trị của quản trị viên.
Những điểm quan trọng cần biết
Sau đây là một số điều cần lưu ý.
✅ Bạn có thể thay đổi quyền truy cập sau này.
Các thiết lập khóa trường không được cố định khi tạo. Quản trị viên có thể thay đổi quyền của một trường đủ điều kiện thành có thể chỉnh sửa, chỉ đọc hoặc ẩn bất cứ khi nào cần thiết.
✅ Các khu vực mới bắt đầu được mở khóa.
Các mục và trường mới không được khóa tự động. Quản trị viên phải cấu hình quyền truy cập sau khi thêm chúng.
✅ Quản trị viên có thể cập nhật các giá trị bị khóa.
Đối với các thẻ được tạo hàng loạt, tài khoản chính hoặc tài khoản phụ được ủy quyền có thể cập nhật trực tiếp các giá trị bị khóa hoặc thông qua việc tải lên bảng tính.
Khi mẫu hàng loạt chứa các trường bị khóa, QRCodeChimp Hiển thị lời nhắc xác nhận trước khi tải lại dữ liệu. Điều này giúp ngăn ngừa việc vô tình thay đổi thông tin được bảo vệ.
✅ Một số lĩnh vực không đủ điều kiện
Một số trường không thể bị khóa do cách thức hoạt động của chúng, bao gồm một số trường được thiết kế để thu thập hoặc xử lý dữ liệu đầu vào của người dùng. Chỉ những phần và trường đủ điều kiện mới hiển thị các nút khóa trường.
Quản trị tốt hơn mà không hạn chế số lượng nhân viên.
Khóa trường cung cấp cho các tổ chức một cách thiết thực để chia sẻ quyền chỉnh sửa thẻ trong khi vẫn giữ các thông tin quan trọng dưới sự kiểm soát của quản trị viên.
Nhân viên có thể cập nhật các trường được phép, trong khi quản trị viên có thể đặt các thông tin do công ty quản lý ở chế độ chỉ đọc hoặc xóa chúng khỏi chế độ chỉnh sửa. Điều này giúp bảo vệ thương hiệu, giảm thiểu công việc dọn dẹp và duy trì tính nhất quán trên các danh thiếp điện tử được tạo thông qua tải lên hàng loạt, tích hợp Active Directory và tích hợp SSO.
Các câu hỏi thường gặp
Khóa trường dữ liệu cho danh thiếp điện tử là gì?
Tính năng khóa trường cho phép chủ tài khoản kiểm soát những trường nào người dùng có quyền truy cập chung có thể chỉnh sửa trên danh thiếp điện tử của họ. Bạn có thể khóa toàn bộ các phần hoặc từng trường riêng lẻ để bảo vệ thông tin như tên công ty, logo hoặc các chi tiết liên quan đến thương hiệu khác.
Sự khác biệt giữa chế độ chỉ đọc và chế độ ẩn là gì?
Chế độ chỉ đọc cho phép người dùng được chia sẻ xem trường bị khóa nhưng ngăn họ chỉnh sửa trường đó. Ẩn giấu Loại bỏ hoàn toàn trường thông tin khỏi giao diện chỉnh sửa. Cả hai tùy chọn đều không ảnh hưởng đến nội dung hiển thị trên danh thiếp điện tử đã xuất bản.
Chức năng khóa trường có áp dụng cho tài khoản phụ không?
Không. Chức năng khóa trường chỉ áp dụng cho người dùng có quyền chỉnh sửa chung. Các tài khoản phụ có quyền truy cập đầy đủ vẫn giữ nguyên các quyền quản trị như chủ tài khoản.
Việc khóa trường có ngăn chặn việc cập nhật thư mục hoặc SSO không?
Không. Việc tích hợp thư mục và SSO vẫn giữ nguyên tính chính xác. Các bản cập nhật từ thư mục của bạn vẫn có thể thay đổi thông tin thẻ bất kể các khóa trường, bao gồm cả các bản cập nhật được thực hiện thông qua đồng bộ hóa thủ công hoặc tự động.
Điều gì sẽ xảy ra khi tôi thêm một trường hoặc mục mới?
Các trường và mục mới được mở khóa theo mặc định. Nếu bạn muốn ngăn người dùng có quyền truy cập chung chỉnh sửa chúng, quản trị viên phải tự bật tính năng khóa trường cho các thành phần mới đó.
Bạn cũng có thể thích
Cách tạo mã QR hình tròn có logo + Các phương pháp tốt nhất và những lỗi cần tránh
Tìm hiểu cách tạo mã QR hình tròn (hình bầu dục) với logo của bạn, cùng với các phương pháp tốt nhất, mẹo quét và những lỗi cần tránh. Bắt đầu miễn phí tại QRCodeChimp.
Cách nhóm các thẻ trong QRCodeChimp Thiết lập ID Entra
Học cách sắp xếp danh thiếp kỹ thuật số hiệu quả bằng cách sử dụng QRCodeChimp Nhóm ID Entra. Đơn giản hóa việc quản lý thẻ theo nhóm, bộ lọc hoặc tất cả trong một.
Các bước tích hợp Microsoft Entra ID (Azure AD) với QRCodeChimp
Tìm hiểu cách kết nối Microsoft Entra ID với QRCodeChimp Tự động hóa việc tạo danh thiếp điện tử, cải thiện bảo mật và đơn giản hóa quy trình đăng ký.
Cách kết hợp nhiều liên kết thành một liên kết
Kết hợp nhiều liên kết thành một liên kết có thể chia sẻ kèm mã QR. Sử dụng nó trong phần giới thiệu, email, tin nhắn hoặc bản in, và cập nhật liên kết bất cứ lúc nào.
Phổ biến nhất
Liên doanh
