Vé điện tử bằng mã QR cho sự kiện: Lập kế hoạch, các phương pháp tốt nhất và những sai lầm cần tránh

Các vấn đề về thủ tục check-in sự kiện hiếm khi bắt đầu ngay tại lối vào. Chúng thường bắt đầu sớm hơn, khi các quy định về vé, trách nhiệm xác thực hoặc quy trình dự phòng chưa được xác định rõ ràng.

Vé có thể được chuyển nhượng cho người khác. Nhân viên tại các lối vào khác nhau có thể tuân theo các quy định khác nhau. Thẻ tham quan ba ngày có thể hết hạn sau ngày đầu tiên. Khách có thể đến địa điểm mà chưa chuẩn bị vé, trong khi đội ngũ kiểm soát cửa đang cố gắng xác nhận ai được phép vào.

Vé bằng mã QR có thể ngăn ngừa nhiều vấn đề này, nhưng chỉ riêng mã QR thôi là chưa đủ. Ban tổ chức cần một quy trình hoàn chỉnh để tạo vé, phân phát vé một cách an toàn, xác thực người vào cửa và quản lý các trường hợp ngoại lệ.

Hướng dẫn này giải thích cách thức hoạt động của vé bằng mã QR, những điều cần quyết định trước khi phát hành vé và cách tránh những lỗi thường gặp khi làm thủ tục check-in.

Vé mã QR là gì?

Hệ thống vé bằng mã QR là hệ thống mà mỗi người tham dự nhận được một vé có chứa mã QR duy nhất. Nhân viên được ủy quyền sẽ quét mã tại lối vào để xác nhận xem vé có hợp lệ hay không và liệu vé đã đạt đến giới hạn số lần quét cho phép hay chưa.

Vé có thể được hiển thị trên điện thoại hoặc in ra. Điều quan trọng là mỗi người tham dự đều nhận được một mã riêng với các điều kiện vào cửa được xác định rõ ràng.

Quy trình cấp vé bằng mã QR thường bao gồm bốn nhiệm vụ liên kết với nhau:

1. Cấp một vé riêng cho mỗi người tham dự.
2. Giao vé riêng tư
3. Xác nhận tại sự kiện
4. Ghi nhận sự có mặt sau khi điểm danh.

Việc bán vé không phải lúc nào cũng bao gồm xử lý thanh toán. Ban tổ chức có thể thu thập đăng ký hoặc thanh toán thông qua một nền tảng khác và sử dụng hệ thống bán vé bằng mã QR để phát hành thẻ ra vào, kiểm soát việc vào cổng và theo dõi số người tham dự.

Mã QR sự kiện và mã QR vé sự kiện là khác nhau.

👉 Một Mã QR sự kiện Thông tin này thường được chia sẻ công khai. Nó giúp mọi người xem chi tiết sự kiện, tìm địa điểm, kiểm tra lịch trình hoặc truy cập trang đăng ký hoặc bán vé.

👉 Một Mã QR vé sự kiện Mã này được cấp riêng cho từng người tham dự. Nó được sử dụng để xác minh vé của người đó và kiểm soát việc ra vào.

Sử dụng mã QR sự kiện để quảng bá sự kiện. Sử dụng mã QR vé sự kiện sau khi ai đó đã đăng ký, được chấp thuận hoặc mua vé.

Cách thức hoạt động của vé bằng mã QR

Quy trình cấp vé bằng mã QR điển hình thường trải qua năm giai đoạn.

1. Một bản ghi người tham dự được tạo.

Ban tổ chức nhập thông tin của từng người tham dự, tải lên danh sách người tham dự hiện có hoặc thu thập thông tin chi tiết thông qua mẫu đăng ký.

2. Một vé duy nhất được cấp.

Hệ thống sẽ tạo một vé và mã QR riêng cho mỗi người tham dự. Vé có thể bao gồm tên khách, thông tin sự kiện, chỗ ngồi, khu vực, hạng vé và hướng dẫn vào cửa.

3. Vé được chia sẻ với người tham dự.

Đối với vé được tạo riêng lẻ, người tổ chức mở mã QR vé sự kiện trong bảng điều khiển và chọn... Chia sẻ vé qua Email.

Đối với việc tạo vé hàng loạt hoặc theo biểu mẫu, người tổ chức có thể bật tính năng chia sẻ vé tự động cho các bản ghi mới. Khi tùy chọn này được bật, mỗi vé sẽ được gửi qua email sau khi bản ghi được tạo. Nếu không, người tổ chức có thể mở lô vé và sử dụng... Chia sẻ vé qua Email để gửi vé.

Người tham dự có thể mở vé trên điện thoại hoặc tải xuống trước khi đến.

4. Nhân viên xác nhận vé

Tại lối vào, một thành viên được ủy quyền trong nhóm sẽ quét mã QR bằng hệ thống xác thực của sự kiện. Kết quả sẽ hiển thị liệu vé có được chấp nhận hay không.

5. Thông tin điểm danh được cập nhật.

Sau khi xác thực thành công, trạng thái vé sẽ được cập nhật. Ban tổ chức có thể theo dõi số lượng người tham dự đã vào và số lượng người dự kiến ​​sẽ tham dự.

Lập kế hoạch quy trình cấp vé bằng mã QR.

Đừng bắt đầu bằng việc thiết kế vé. Hãy bắt đầu bằng việc quyết định cách thức vào cửa sẽ hoạt động như thế nào.

👉 Chọn cách tạo vé

Phương pháp tạo nội dung phù hợp phụ thuộc vào cách bạn nhận được thông tin về người tham dự.

👉 Xác định các quy tắc nhập cảnh và tái nhập cảnh

Hãy quyết định số lần mỗi vé có thể sử dụng trước khi phát hành.

Vé xem hòa nhạc hoặc chiếu phim có thể chỉ yêu cầu vé vào cửa một lần. Thẻ tham dự hội nghị có thể cho phép người tham dự ra vào nhiều lần. Vé tham dự lễ hội có thể cần được sử dụng một lần mỗi ngày trong nhiều ngày khác nhau.

Tránh đặt giới hạn quét cao chỉ vì sự tiện lợi. Mỗi lần xác thực thành công bổ sung sẽ tạo ra một cơ hội khác để cùng một vé được chia sẻ.

Đối với các sự kiện yêu cầu kiểm soát chặt chẽ hơn, hãy kết hợp vé với tên người tham dự, thông tin thành viên, vòng đeo tay hoặc phương thức xác minh khác.

👉 Lên kế hoạch truy cập nhiều ngày

Vé nhiều ngày không nên cho phép quét tất cả các thông tin được phép cùng một lúc.

Ví dụ, việc cấp thẻ ba ngày cho phép ba lần quét không giới hạn có thể cho phép ba người vào cửa trong ngày đầu tiên. Chức năng thiết lập lại hàng ngày cho phép cùng một vé có thể sử dụng lại vào ngày diễn ra sự kiện tiếp theo mà không cho phép sử dụng lại không giới hạn trong cùng một ngày.

QRCodeChimpTùy chọn "Khôi phục khóa hàng ngày" có thể khôi phục số lần quét được phép của vé vào thời gian đã cấu hình.

Hãy kiểm tra kỹ thời gian đặt lại, đặc biệt là đối với các sự kiện kéo dài sau nửa đêm.

👉 Chỉ định người xác thực và lối vào

Một buổi họp mặt riêng tư có thể chỉ cần một quầy đăng ký. Một hội nghị, giải đấu hoặc lễ hội có thể cần nhiều lối vào.

Quyết định:

Sẽ có bao nhiêu điểm kiểm tra xác thực hoạt động?
Ai sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra vé tại mỗi lối vào?
Những thành viên nào trong nhóm cần quyền truy cập
Ai có thẩm quyền phê duyệt các trường hợp ngoại lệ nhập cảnh?
Nhân viên nên xử lý các vé bị tranh chấp hoặc không hợp lệ như thế nào?

Ủy quyền QRCodeChimp Người dùng tài khoản chính và tài khoản phụ có thể truy cập Trình xác thực vé sự kiện dựa trên trình duyệt bằng thông tin đăng nhập của riêng họ. Nhân viên không cần phải chia sẻ thông tin đăng nhập tài khoản chính.

👉 Lên kế hoạch giao vé và xác nhận tham dự

Hãy gửi mọi yêu cầu thông qua kênh riêng tư. Tránh đăng yêu cầu của người tham dự lên các trang công khai, thư mục chia sẻ, mạng xã hội hoặc các nhóm trò chuyện mở.

Hãy sử dụng tên người gửi và tiêu đề email dễ nhận biết để người tham dự có thể dễ dàng tìm thấy vé. Một lời nhắc nhở gần thời điểm sự kiện có thể khuyến khích khách mời tải xuống hoặc lưu vé trước khi đến.

Đối với mã QR vé sự kiện được tạo hàng loạt, ban tổ chức cũng có thể thu thập phản hồi RSVP trong khi chia sẻ vé qua email. Điều này giúp ước tính số lượng người tham dự dự kiến ​​trước khi sự kiện diễn ra.

👉 Chuẩn bị quy trình dự phòng

Xác định nhân viên nên làm gì và khi nào:

Một người tham dự không tìm thấy vé.
Pin điện thoại hết rồi
Mã này khó đọc.
Cần xác nhận thông tin chi tiết của người tham dự.
Kết nối mạng tại địa điểm tổ chức sự kiện trở nên không ổn định.
Vé này được hiển thị là đã sử dụng.
Một vị khách cho rằng vé đã được chuyển tiếp mà không được phép.

Đối với vé được tạo hàng loạt, hãy giữ sẵn báo cáo người tham dự được ủy quyền như một phương án dự phòng có kiểm soát. Xác định ai có thể phê duyệt việc cho phép tham dự thủ công và cách thức ghi lại trường hợp ngoại lệ.

Danh sách dự phòng nên hỗ trợ quá trình xác thực, chứ không phải thay thế nó.

Vé tham dự sự kiện cần bao gồm những thông tin gì?

Vé tham dự sự kiện nên giải đáp những câu hỏi mà người tham dự có nhiều khả năng thắc mắc trước khi đến và khi đang đứng ở lối vào.

Bao gồm:

Tên người tham dự
Tên sự kiện
Ngày và thời gian
Địa điểm và lối vào
Số ghế, hàng ghế, khu vực hoặc hạng vé, nếu có.
Điều kiện nhập cảnh hoặc tái nhập cảnh
Thông tin liên lạc của người tổ chức
Mã QR duy nhất của người tham dự

Tùy thuộc vào sự kiện, bạn cũng có thể bao gồm thông tin về bãi đậu xe, liên kết bản đồ, chi tiết về khả năng tiếp cận, các vật dụng bị cấm, yêu cầu về trang phục hoặc lịch trình ngắn gọn.

Tránh nhồi nhét nội dung quảng cáo vào vé khiến thông tin chi tiết về việc vào cửa trở nên khó tìm. Tại cổng vào, mã QR và các hướng dẫn cần thiết phải được hiển thị ngay lập tức.

Việc xây dựng thương hiệu có thể giúp vé dễ nhận biết hơn, nhưng khả năng đọc hiểu nên được ưu tiên hơn so với trang trí.

Triển khai hệ thống vé bằng mã QR cho các sự kiện dành cho sinh viên.

Các trường học và cao đẳng có thể cần quản lý học sinh, phụ huynh, cựu sinh viên, khách mời và người tham gia bên ngoài thông qua cùng một sự kiện.

Với danh sách người tham dự đã biết, có thể tạo vé hàng loạt bằng cách sử dụng một hàng trong bảng tính cho mỗi người. Đối với các đăng ký mở, thông tin người tham dự có thể được thu thập thông qua một biểu mẫu. Có thể sử dụng phương pháp tạo vé dựa trên phê duyệt khi cần xem xét các đăng ký trước khi phát hành vé.

Lễ tốt nghiệp có thể yêu cầu vé vào cửa một lần duy nhất. Lễ hội của trường đại học kéo dài nhiều ngày có thể cần cấp lại vé hàng ngày. Các sự kiện lớn hơn trong khuôn viên trường có thể cần nhân viên được ủy quyền tại nhiều lối vào.

Các quy định về quyền vào cửa nên được xác định riêng cho từng nhóm người tham dự. Học sinh, phụ huynh, nghệ sĩ biểu diễn, nhân viên và khách mời bên ngoài có thể không cần cùng một quyền vào cửa.

Kết hợp các bước này, trường học hoặc cao đẳng có một hệ thống nhập mã QR vé hoàn chỉnh cho sinh viên — đăng ký, phê duyệt, cấp vé và xác thực trong một quy trình duy nhất.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng mã QR trên vé và cách phòng tránh chúng.

⚠ Mỗi người tham dự chỉ sử dụng một mã QR.

Mã dùng chung không thể xác định người nào đã đến hoặc liệu cùng một vé có được sử dụng lại hay không.

Hãy tạo vé riêng cho mỗi người tham dự khi việc kiểm soát ra vào hoặc theo dõi số người tham dự là cần thiết.

⚠ Bỏ qua rủi ro vé giả

Một người có thể sao chép hoặc chuyển tiếp hình ảnh vé. Mỗi bản sao đều chứa cùng một mã QR.

Với phương thức xác thực một lần, chỉ lần quét đầu tiên được chấp nhận mới hoạt động. Các lần quét sau đó sẽ hiển thị là đã được sử dụng hoặc bị khóa. Tuy nhiên, nếu người không được phép vào trước, người tham dự hợp lệ có thể bị từ chối sau đó.

Việc giao hàng riêng và kiểm tra danh tính bổ sung có thể giảm thiểu rủi ro này đối với các sự kiện có thu phí, hạn chế hoặc giá trị cao.

⚠ Chọn sai giới hạn quét

Vé vào cửa một lần có thể bị khóa quá sớm khi cho phép vào lại. Vé quét nhiều lần có thể cho phép nhiều người sử dụng cùng một mã hơn dự định.

Hãy lập văn bản quy tắc cho từng loại vé và kiểm tra trước khi gửi vé.

⚠ Thử nghiệm với vé của người tham dự thực tế thay vì vé thử nghiệm

Việc quét vé tham dự hợp lệ trong quá trình chuẩn bị có thể làm mất quyền vào cửa của họ.

Tạo các phiếu kiểm tra riêng biệt cho việc đào tạo nhân viên và các buổi diễn tập.

⚠ Bỏ qua buổi diễn tập nhập môn

Việc quét mã QR thành công không có nghĩa là toàn bộ quy trình check-in đã sẵn sàng.

Test:

Đăng nhập dành cho nhân viên
Camera thiết bị
Kết nối địa điểm
Lựa chọn sự kiện
Thông báo trạng thái vé
Nhiều lần xác thực đồng thời
Biển báo cổng
Xử lý ngoại lệ

Đối với các sự kiện lớn hơn, hãy chạy một mô phỏng ngắn với nhiều thành viên trong nhóm cùng lúc xác thực các phiếu kiểm thử khác nhau.

⚠ Không kiểm tra kết nối của địa điểm

Việc xác thực dựa trên trình duyệt và cập nhật điểm danh theo thời gian thực đòi hỏi kết nối internet ổn định.

Kiểm tra dữ liệu di động và Wi-Fi tại mọi lối vào, không chỉ bên trong không gian sự kiện chính. Cân nhắc cung cấp kết nối di động dự phòng cho các điểm vào quan trọng.

⚠ Thiết kế quá mức mã QR

Màu sắc và hình dạng tùy chỉnh có thể hỗ trợ việc xây dựng thương hiệu cho sự kiện, nhưng mã vẫn cần có độ tương phản đủ, khoảng trống rõ ràng và kích thước phù hợp.

Kiểm tra vé cuối cùng trên các điện thoại khác nhau và dưới các điều kiện ánh sáng dự kiến ​​tại địa điểm tổ chức sự kiện.

⚠ Không thông báo trước cho người tham dự

Hãy thông báo cho người tham dự:

Nên sử dụng lối vào nào?
Khi cửa mở
Liệu việc tái nhập cảnh có được cho phép hay không
Những gì họ cần trình bày
Liệu họ có nên tải vé xuống trước hay không

Hướng dẫn rõ ràng giúp giảm thiểu sự chậm trễ và tranh chấp khi làm thủ tục nhận phòng.

Khi bạn cũng cần một nền tảng bán vé

Một số nhà tổ chức chỉ cần phát hành vé, xác nhận vào cửa và theo dõi người tham dự. Những nhà tổ chức khác lại cần một hệ thống thương mại toàn diện hơn để xử lý các công việc sau:

Thanh toán trực tuyến
Hoàn tiền và hủy bỏ
Giá vé linh hoạt
Số lượng chỗ ngồi đã đặt trước
Xử lý thuế
Bán lại vé
Quản lý đơn hàng phức tạp

QRCodeChimp Có thể hỗ trợ tạo vé bằng mã QR, phân phối riêng tư, xác thực, đăng ký tham dự, điểm danh và theo dõi người tham dự.

Khi cần các tính năng thanh toán hoặc bán hàng nâng cao, ban tổ chức có thể sử dụng một nền tảng đăng ký hoặc bán vé riêng biệt cho giao dịch đó. QRCodeChimp Dành cho quy trình cấp vé và vào cổng của người tham dự.

Điều này cho phép mỗi nền tảng xử lý phần quy trình sự kiện mà nó được thiết kế cho.

Làm thế nào QRCodeChimp phù hợp với quy trình làm việc

QRCodeChimp Tích hợp việc phát hành vé, giao vé riêng, xác nhận vé và theo dõi điểm danh vào một hệ thống duy nhất. Hệ thống vé và check-in bằng mã QR.

Ban tổ chức có thể tạo vé riêng lẻ, hàng loạt hoặc thông qua biểu mẫu. Họ có thể thiết lập giới hạn số lần quét, hỗ trợ vào cửa nhiều ngày, cấp quyền xác thực cho các thành viên nhóm được ủy quyền và sử dụng công cụ dựa trên trình duyệt để xác thực vé.

Đối với mã QR vé sự kiện được tạo hàng loạt, ban tổ chức cũng có thể thu thập phản hồi RSVP, theo dõi tổng số người tham dự trực tiếp và tải xuống các báo cáo chứa thông tin người tham dự và xác thực.

Lời cuối

Vé điện tử sử dụng mã QR hoạt động hiệu quả nhất khi được coi là một quy trình vào cửa, chứ không chỉ đơn thuần là một mã được đặt trên vé.

Hãy quyết định cách thức tạo phiếu yêu cầu hỗ trợ, số lần sử dụng mỗi phiếu, ai có thể xác nhận phiếu và nhân viên nên làm gì khi xảy ra sự cố.

Hãy kiểm tra toàn bộ quy trình trước khi phát vé, đặc biệt là đối với các sự kiện kéo dài nhiều ngày, các sự kiện có hạn chế số lượng người tham dự hoặc các địa điểm có nhiều lối vào.

Một quy trình được lên kế hoạch kỹ lưỡng sẽ mang lại cho người tham dự trải nghiệm đến nơi suôn sẻ hơn và giúp đội ngũ tổ chức sự kiện kiểm soát tốt hơn việc vào cửa, điểm danh và các trường hợp ngoại lệ.

Các câu hỏi thường gặp