Danh thiếp điện tử dành cho bộ phận Nhân sự: Hướng dẫn đầy đủ để triển khai trên quy mô lớn

Danh thiếp không giữ được độ chính xác lâu dài. Chức danh thay đổi, nhân viên chuyển nhóm, số điện thoại cập nhật và người ta nghỉ việc. Với danh thiếp in, mỗi thay đổi đều dẫn đến việc in lại, chậm trễ, lãng phí và thêm một việc mà bộ phận nhân sự phải theo dõi.

Danh thiếp điện tử dành cho bộ phận Nhân sự cung cấp cho các nhóm một cách thức quản lý thông tin liên lạc của nhân viên hiệu quả hơn. Bộ phận Nhân sự có thể phát hành danh thiếp nhanh hơn, cập nhật thông tin mà không cần in lại, duy trì tính nhất quán về thương hiệu và tạm dừng sử dụng danh thiếp khi nhân viên nghỉ việc.

Hướng dẫn này chỉ ra cách các nhóm nhân sự có thể triển khai danh thiếp điện tử cho toàn thể nhân viên, từ các dự án thí điểm nhỏ đến các chương trình trên toàn công ty, đồng thời vẫn duy trì quyền kiểm soát về thương hiệu, quyền truy cập, cập nhật và quy trình chấm dứt hợp đồng.

Danh thiếp điện tử là gì và tại sao nó lại xuất hiện trên bàn làm việc của bộ phận nhân sự.

Thẻ kinh doanh điện tử là hồ sơ nhân viên thân thiện với thiết bị di động, chứa tên, chức vụ, thông tin liên hệ, ảnh, thông tin công ty và các liên kết của một người. Trong bối cảnh thẻ kinh doanh điện tử dành cho bộ phận nhân sự, giá trị không chỉ nằm ở việc chia sẻ thông tin liên hệ. Đó là khả năng phát hành, cập nhật, quản lý và tạm dừng thẻ nhân viên từ một quy trình làm việc được kiểm soát.

Người dùng quét mã QR hoặc mở liên kết, xem hồ sơ nhân viên và lưu thông tin liên hệ vào điện thoại mà không cần nhập thủ công.

Đối với bộ phận nhân sự, phần hữu ích không chỉ là tấm thẻ. Đó là khả năng kiểm soát xung quanh tấm thẻ. Bạn có thể tạo thẻ nhân viên từ một bảng điều khiển duy nhất, áp dụng mẫu thương hiệu nhất quán, cập nhật thông tin tập trung và tạm dừng hoặc xóa thẻ khi cần. Sự kết hợp giữa việc phát hành, xây dựng thương hiệu, cập nhật và kiểm soát việc thôi việc là lý do tại sao thẻ kinh doanh điện tử thường được đặt ở vị trí của bộ phận nhân sự, quản trị, tiếp thị hoặc CNTT thay vì được giao cho từng nhân viên.

Một danh thiếp điện tử hoàn chỉnh của nhân viên thường bao gồm:

• Họ tên, chức danh công việc và một vài dòng giới thiệu ngắn gọn.
• Số điện thoại cơ quan, email và địa chỉ văn phòng
• Chạm để lưu và chạm để gọi các tùy chọn
• Ảnh đại diện và logo công ty
• LinkedIn và các liên kết chuyên nghiệp được chấp thuận khác
• Liên kết đặt lịch trên lịch, nếu có.
• Biểu mẫu trao đổi thông tin liên hệ hoặc biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng dành cho nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.

Đối với các nhóm vẫn đang hoàn thiện nội dung thẻ, hướng dẫn này về Những thông tin cần có trên danh thiếp điện tử Có thể giúp bạn quyết định những thông tin nào nên có trên thẻ nhân viên và những thông tin nào nên bỏ qua.

Nơi mà danh thiếp giấy gây tốn kém cho bộ phận Nhân sự.

Những tấm danh thiếp in ấn trông có vẻ rẻ tiền cho đến khi bạn tính toán tổng chi phí cho cả một nhóm. Mỗi lần thăng chức, thay đổi thương hiệu, thay đổi số điện thoại, chuyển văn phòng hoặc cập nhật bộ phận đều có thể đòi hỏi một đợt in ấn khác. Ước tính chi phí ước tính 88% danh thiếp Chúng bị xóa trong vòng một tuần, vì vậy phần lớn công sức đó chẳng mang lại kết quả gì.

Chi phí lớn hơn nằm ở khâu kiểm soát. Thẻ in không thể cập nhật, theo dõi, tạm dừng hoặc thu hồi. Khi ai đó nghỉ việc, thẻ của họ vẫn có thể lưu hành với thông tin liên lạc lỗi thời và logo thương hiệu của công ty bạn.

Đây là cùng một công việc, nhưng được thực hiện theo cả hai cách:

Những gì bộ phận nhân sự cần	Thẻ vật lý	Danh thiếp kỹ thuật số
Cập nhật tiêu đề hoặc số	In lại lô hàng	Chỉnh sửa một lần, và các lần quét sau sẽ hiển thị thông tin chi tiết mới.
Đảm bảo mọi người đều nhất quán với thương hiệu.	Hy vọng mỗi đơn hàng đều tuân thủ hướng dẫn của thương hiệu.	Sử dụng một mẫu có thương hiệu đã được phê duyệt.
Kiểm tra xem thẻ có hoạt động hay không.	Không có tầm nhìn	Theo dõi dữ liệu quét, vị trí, thiết bị và tương tác.
Xử lý thủ tục thôi việc của nhân viên.	Các thẻ vẫn được lưu hành.	Tạm dừng hoặc xóa thẻ khỏi bảng điều khiển.
Cấp thẻ cho 200 nhân viên mới.	Thiết kế, đặt hàng, chờ đợi và phân phối.	Tạo và chia sẻ thẻ hàng loạt nhanh hơn

Cách các nhóm nhân sự sử dụng danh thiếp điện tử

Hầu hết các trường hợp sử dụng trong quản lý nhân sự đều xoay quanh bốn nhiệm vụ chính: cấp thẻ, cập nhật thông tin, hỗ trợ kết nối giữa các nhân viên và duy trì sự kiểm soát của công ty. Mỗi nhiệm vụ đều thay thế một quy trình thủ công chậm chạp bằng một quy trình dễ quản lý hơn.

Mã QR trên thẻ nhân viên và thẻ in: Bộ phận nhân sự có thể thêm mã QR vào thẻ nhân viên, thẻ hội nhập, danh thiếp in hoặc thẻ tham dự sự kiện. Khi quét mã, hồ sơ liên hệ hiện tại của nhân viên sẽ được mở, giúp thẻ vật lý luôn sạch sẽ trong khi thông tin trên đó được cập nhật. Điều này hỗ trợ chia sẻ thông tin liên hệ, nhưng không thay thế thẻ nhân viên chính thức, thẻ ra vào, xác minh danh tính an toàn hoặc hệ thống kiểm soát ra vào tòa nhà.

Xây dựng mạng lưới quan hệ cho các vị trí tiếp xúc trực tiếp với khách hàng: Các nhân viên bán hàng, tuyển dụng, tiếp thị, tư vấn và đội ngũ làm việc tại hiện trường thường xuyên chia sẻ thông tin liên lạc. Danh thiếp điện tử giúp họ chia sẻ thông tin liên lạc đã được xác minh một cách nhanh chóng và giảm nguy cơ nhập sai số điện thoại hoặc mất danh thiếp giấy.

Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, chứ không chỉ đơn thuần là chia sẻ thông tin liên hệ: Với Biểu mẫu Trao đổi Thông tin Liên hệ để chia sẻ thông tin liên hệ hai chiều với các trường cố định, hoặc thành phần Biểu mẫu Thu thập Khách hàng tiềm năng với các trường tùy chỉnh, nhân viên cũng có thể thu thập thông tin chi tiết của người khác. Những thông tin liên hệ này có thể hỗ trợ quy trình CRM và theo dõi thông qua các tích hợp hoặc công cụ tự động hóa được hỗ trợ. Các nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng sẽ có được dữ liệu mà họ có thể sử dụng để hành động, chứ không chỉ là một cái bắt tay.

Truy cập nhanh vào hồ sơ liên hệ của nhân viên: Các nhóm nhân sự có thể sử dụng liên kết danh thiếp điện tử để giúp việc truy cập và chia sẻ thông tin liên lạc của nhân viên đã được phê duyệt dễ dàng hơn. Điều này hữu ích cho các nhà tuyển dụng, đội ngũ bán hàng, đội ngũ khu vực, ban lãnh đạo và đại diện sự kiện. Danh thiếp điện tử có thể hỗ trợ chia sẻ thông tin liên lạc, nhưng chúng không nên thay thế hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), danh bạ nội bộ, hệ thống kiểm soát truy cập hoặc cơ sở dữ liệu nhân viên bảo mật.

Lựa chọn lộ trình triển khai phù hợp cho các nhóm nhân sự

Phương án triển khai phù hợp phụ thuộc vào số lượng thẻ bạn cần và mức độ kiểm soát bạn muốn đối với việc ai tạo hoặc cập nhật chúng. QRCodeChimp Nền tảng này hỗ trợ nhiều lộ trình triển khai khác nhau, và nhiều nhóm nhân sự chuyển từ giai đoạn thí điểm nhỏ sang triển khai quy mô lớn hơn khi mức độ áp dụng tăng lên.

Hoàn cảnh của bạn	Con đường tốt nhất	Bắt đầu từ đâu
Một vài lần tập luyện hoặc một buổi thử nghiệm	Tạo từng thẻ riêng lẻ	Danh thiếp kỹ thuật số
Tuyển dụng hàng chục hoặc hàng trăm người cùng một lúc.	Tạo hàng loạt từ bảng tính	Các bước tạo hàng loạt
Nhân viên nên tự yêu cầu thẻ của mình.	Quy trình làm việc dựa trên phê duyệt	Thẻ dựa trên sự chấp thuận
Triển khai trên toàn công ty với sự tham gia của bộ phận CNTT và an ninh.	Triển khai doanh nghiệp	Danh thiếp kỹ thuật số doanh nghiệp

Để xem hướng dẫn cài đặt từng bước đầy đủ, vui lòng tham khảo quy trình cài đặt chi tiết.Để biết thêm chi tiết, bao gồm tạo thẻ hàng loạt, phân phối thẻ, yêu cầu cập nhật thông tin nhân viên và tạm dừng thẻ cho nhân viên cũ, vui lòng tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về... Triển khai danh thiếp điện tử trên toàn tổ chức.

Việc tự tạo hoạt động riêng lẻ rất hiệu quả đối với một dự án thí điểm chỉ có một nhóm bán hàng, nhóm tuyển dụng hoặc nhóm lãnh đạo.

Tạo hàng loạt sẽ hiệu quả hơn khi bộ phận nhân sự cần thẻ cho nhiều nhân viên cùng một lúc. Nó giúp các nhóm tạo thẻ nhân viên nhanh hơn từ mẫu chuẩn và dữ liệu dựa trên bảng tính. Đây là cách nhiều nhóm xử lý các đợt tuyển dụng, triển khai cho các phòng ban và thẻ cho các sự kiện. Bạn cũng có thể sử dụng cách này. Chia sẻ danh thiếp điện tử với nhóm của bạn bằng liên kết hoặc mã QR. Nếu sau này cần cập nhật các thẻ hiện có, bạn có thể chỉnh sửa danh thiếp kỹ thuật số với số lượng lớn từ bảng điều khiển.

Khi nhân viên cần yêu cầu thẻ cá nhân mà không làm thay đổi thương hiệu, quy trình phê duyệt sẽ rất hữu ích. Nhân viên điền thông tin vào biểu mẫu, và thẻ sẽ được tạo từ mẫu đã được phê duyệt sau khi bộ phận Nhân sự xem xét yêu cầu. Bạn vẫn có thể giám sát mà không cần thiết kế từng thẻ thủ công.

Đối với các chương trình toàn công ty, QRCodeChimp Nền tảng này hỗ trợ SSO, tích hợp Active Directory (Microsoft Entra ID), quản lý tập trung và tùy chỉnh thương hiệu. Nó cũng đạt chứng nhận SOC 2, giúp các nhóm Nhân sự và CNTT đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và tuân thủ.

Duy trì quyền kiểm soát: quyền hạn, cập nhật và quy trình chấm dứt hợp đồng

Việc cấp thẻ cho nhân viên chỉ là bước đầu tiên. Giá trị lâu dài đến từ việc duy trì tính chính xác, thương hiệu và sự quản lý chặt chẽ đối với những thẻ đó theo thời gian.

Chia sẻ quyền truy cậpChức năng này, trước đây được gọi là Share Edit Access, cho phép nhân viên tự quản lý thẻ thông tin cá nhân của mình trong khi bộ phận nhân sự hoặc quản trị viên vẫn giám sát tập trung. Tùy thuộc vào cấp độ truy cập, nhân viên hoặc người quản lý có thể chỉnh sửa chi tiết thẻ, xem danh bạ và phản hồi đã thu thập hoặc xem lại số liệu phân tích mà không cần có quyền truy cập đầy đủ vào tài khoản.

Điều này giúp giảm thiểu các yêu cầu cập nhật lặp đi lặp lại. Ví dụ, một nhân viên có thể cập nhật các thông tin được phép như số điện thoại, ảnh đại diện hoặc liên kết mạng xã hội, trong khi công ty vẫn giữ quyền kiểm soát tài khoản, mẫu, thương hiệu và quá trình triển khai.

Hai lợi ích kiểm soát quan trọng nhất đối với bộ phận nhân sự là:

Cập nhật mà không cần in lại: Bạn chỉ cần thay đổi tiêu đề, số điện thoại, địa điểm văn phòng hoặc liên kết một lần, và mọi lần quét sau này sẽ hiển thị phiên bản đã cập nhật. Mã QR và URL có thể giữ nguyên, vì vậy tài liệu in ấn không cần phải thay đổi.

Kiểm soát quy trình thôi việc: Khi một nhân viên nghỉ việc, bộ phận nhân sự hoặc quản trị viên có thể tạm dừng danh thiếp điện tử từ bảng điều khiển để hồ sơ không còn hoạt động nữa. Đối với các danh thiếp được tạo hàng loạt và danh thiếp được tạo bằng SSO, quản trị viên nên xóa hồ sơ nhân viên khi danh thiếp không còn cần thiết. Với tích hợp Active Directory, danh thiếp sẽ tự động bị xóa khi nhân viên được loại bỏ khỏi Active Directory.

Bộ phận Nhân sự và CNTT cần kiểm tra vấn đề an ninh và tuân thủ.

Thẻ nhân viên chứa thông tin liên hệ chuyên nghiệp, vì vậy nền tảng hỗ trợ chúng cũng quan trọng không kém thiết kế. Trước khi triển khai thẻ kinh doanh điện tử, bộ phận Nhân sự và CNTT cần kiểm tra cách nền tảng xử lý quyền truy cập, quyền riêng tư, bảo mật và kiểm soát dữ liệu.

Các bước kiểm tra quan trọng bao gồm tuân thủ GDPR, chứng nhận SOC 2, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, bảo vệ bằng mật mã cho các trang nhạy cảm, quyền truy cập được kiểm soát và khả năng tùy chỉnh thương hiệu nếu công ty của bạn muốn sử dụng tên miền riêng.

QRCodeChimp Hỗ trợ các tính năng bảo mật và quản lý tập trung vào doanh nghiệp cho các triển khai quy mô lớn. hướng dẫn về bảo mật và quyền riêng tư của danh thiếp điện tử Giải thích những điều cần xem xét trước khi triển khai.

Đánh giá xem quá trình triển khai có hiệu quả hay không.

Danh thiếp điện tử mang lại cho bộ phận nhân sự, bán hàng và tiếp thị điều mà danh thiếp in không thể cung cấp: khả năng hiển thị.

Bảng điều khiển phân tích hiển thị tổng số lượt quét, dữ liệu vị trí, dữ liệu thiết bị và thông tin chi tiết về mức độ tương tác theo thời gian. Các báo cáo này giúp bạn hiểu được nhóm nào đang sử dụng thẻ của họ, sự kiện hoặc điểm tiếp xúc nào đang thúc đẩy lượt quét và cần thúc đẩy việc sử dụng ở đâu.

Đối với bộ phận nhân sự, phân tích dữ liệu có thể hỗ trợ theo dõi quá trình triển khai. Đối với các đội ngũ bán hàng và tuyển dụng, nó có thể giúp đo lường mức độ tương tác từ trực tiếp sang trực tuyến sau các cuộc họp, sự kiện, các chiến dịch tuyển dụng tại trường đại học và hội nghị.

Các thực tiễn tốt nhất cho quản lý nhân sự

Việc triển khai danh thiếp điện tử thành công cần có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, mẫu thiết kế nhất quán và quy trình cập nhật đơn giản. Những điều này giúp bộ phận nhân sự duy trì tính hữu ích của chương trình sau khi ra mắt.

• Sử dụng mẫu có thương hiệu đã được phê duyệt. Vì vậy, mỗi tấm danh thiếp đều phản ánh một cách nhất quán bản sắc của công ty.
• Thiết kế ưu tiên cho thiết bị di động Vì hầu hết mọi người sẽ mở thẻ nhân viên trên điện thoại.
• Xác định những lĩnh vực nào nhân viên có thể cập nhật trước khi cấp quyền truy cập.
• Sử dụng tính năng Chia sẻ quyền truy cập để giảm bớt công việc quản trị. đồng thời vẫn duy trì sự giám sát tập trung.
• Thêm thẻ vào danh sách kiểm tra quy trình tuyển dụng và thôi việc Vì vậy, việc cấp phát và tạm dừng thẻ trở thành một phần trong vòng đời của nhân viên.
• Sử dụng tính năng tạo hàng loạt cho các nhóm lớn hơn. thay vì tạo thẻ thủ công.
• Đặt mã QR tại các điểm tiếp xúc hữu ích. Chẳng hạn như thiệp in, chữ ký email, thẻ nhân viên, gian hàng sự kiện, bộ dụng cụ hướng dẫn hội nhập và tài liệu tuyển dụng.
• Xem xét lại số liệu phân tích sau các sự kiện và quá trình triển khai. Để xem nhân viên có thực sự sử dụng thẻ của họ hay không.

Bắt đầu với QRCodeChimp

QRCodeChimp Cung cấp cho các nhóm nhân sự một nơi duy nhất để tạo, xây dựng thương hiệu, kiểm soát và đo lường hiệu quả của danh thiếp điện tử của nhân viên, từ một dự án thí điểm nhỏ đến việc triển khai trên toàn công ty.

Các nhóm có thể tạo thẻ riêng lẻ, tạo thẻ hàng loạt, sử dụng quy trình làm việc dựa trên phê duyệt, cấp quyền truy cập chia sẻ, xem xét phân tích và mở rộng quy mô với các tính năng dành cho doanh nghiệp như SSO, tích hợp Active Directory, tùy chỉnh thương hiệu, tài khoản phụ và quản lý tập trung.

QRCodeChimp Ứng dụng cũng hỗ trợ thu thập và theo dõi liên hệ. Các liên hệ được thu thập thông qua Biểu mẫu Trao đổi Liên hệ, các thành phần của Biểu mẫu Thu thập Khách hàng tiềm năng và máy quét thẻ AI sẽ hiển thị trong mục Liên hệ trên bảng điều khiển và trên danh thiếp kỹ thuật số của người dùng. Từ đó, người dùng có thể gọi điện, gửi email, nhắn tin và thêm thẻ để sắp xếp việc theo dõi.

Các câu hỏi thường gặp