Quyền truy cập danh thiếp điện tử: Quản lý quyền truy cập của nhân viên bằng tính năng Chia sẻ quyền truy cập

Triển khai danh thiếp điện tử cho năm mươi hoặc năm trăm nhân viên, và các yêu cầu cập nhật bắt đầu gần như ngay lập tức. Chức danh thay đổi. Số máy lẻ chuyển đi. Người gia nhập, người rời đi. Mỗi thay đổi đều trở thành một thông báo cho người chịu trách nhiệm quản lý tài khoản: Nhân sự, CNTT, hoặc người quản lý văn phòng kiêm nhiệm cả hai công việc.

QRCodeChimpTính năng Chia sẻ quyền truy cập của ứng dụng, trước đây gọi là Chia sẻ quyền chỉnh sửa quyền truy cập, giúp loại bỏ nút thắt cổ chai đó. Quản trị viên có thể cấp cho nhân viên hoặc các bên liên quan quyền truy cập cụ thể. danh thiếp kỹ thuật số mà không cần chia sẻ thông tin đăng nhập tài khoản đầy đủ. Tùy thuộc vào cấp độ quyền, người nhận có thể chỉnh sửa chi tiết thẻ, xem danh bạ đã thu thập và phản hồi biểu mẫu, hoặc kiểm tra phân tích quét.

Share Access là gì?

Chia sẻ quyền truy cập là QRCodeChimpHệ thống phân quyền của 's dành cho danh thiếp điện tử. Thay vì phải thông qua một tài khoản quản trị viên duy nhất để cập nhật mọi thứ, bạn có thể chỉ định quyền cụ thể cho từng chủ thẻ mà không cần chia sẻ thông tin đăng nhập tài khoản của mình.

Tính năng này hoạt động trên các định dạng Form, PDF, URL và mã QR sản phẩm, nhưng danh thiếp điện tử mới thực sự phát huy tác dụng đối với hầu hết các nhóm. Danh thiếp được gửi đến từng nhân viên, và thông tin cá nhân của mỗi nhân viên sẽ thay đổi theo thời gian.

Bạn nên thiết lập những quyền hạn nào cho danh thiếp điện tử của nhân viên?

Share Access cung cấp cho quản trị viên ba cấp độ quyền đối với danh thiếp điện tử. Mỗi cấp độ quy định những gì người nhận có thể làm với danh thiếp được chia sẻ với họ.

Cấp độ truy cập	Những điều người nhận có thể làm
Chỉnh sửa quyền truy cập	Chỉnh sửa chi tiết thẻ và xem số liệu phân tích, danh bạ đã thu thập và phản hồi biểu mẫu.
Xem danh bạ và phản hồi	Xem số liệu phân tích, danh bạ đã thu thập và phản hồi biểu mẫu mà không cần chỉnh sửa thẻ.
Chỉ xem phân tích	Xem dữ liệu quét mà không cần chỉnh sửa thẻ hoặc truy cập danh bạ.

Đối với hầu hết các công ty, cách thiết lập đơn giản nhất là chỉ cấp cho mỗi nhân viên quyền chỉnh sửa thông tin trên thẻ của riêng họ. Bộ phận Nhân sự hoặc CNTT sẽ giữ quyền kiểm soát ở cấp độ tài khoản, trong khi nhân viên tự thực hiện các cập nhật thông tin cá nhân thường xuyên.

Điều này giúp quản lý thẻ nhân viên được tổ chức tốt hơn. Các cập nhật luôn được liên kết với đúng thẻ, quyền truy cập có thể được thay đổi sau này, và quản trị viên không cần phải chia sẻ mật khẩu hoặc cấp cho nhân viên quyền truy cập đầy đủ. QRCodeChimp tài khoản.

Vì sao quyền truy cập thẻ lại quan trọng khi đội ngũ của bạn phát triển

Danh thiếp điện tử giúp giải quyết vấn đề in lại. Khi chức danh, số điện thoại hoặc liên kết thay đổi, danh thiếp có thể được cập nhật mà không cần in mới. Nhưng nếu chỉ có một người quản trị có thể thực hiện mọi thay đổi, thì điểm nghẽn sẽ chuyển từ máy in sang hộp thư đến.

Quyền hạn là yếu tố giúp quản lý danh thiếp điện tử dễ dàng hơn trên quy mô lớn. Nhân viên có thông tin thay đổi có thể cập nhật trực tiếp vào thẻ của mình, trong khi bộ phận nhân sự hoặc công nghệ thông tin kiểm soát ai được cấp quyền truy cập và mức độ truy cập mà họ nhận được.

Thông tin lỗi thời cũng gây ra tổn thất cho doanh nghiệp. Một khách hàng tiềm năng quét danh thiếp của nhân viên bán hàng tại hội nghị và gọi đến số điện thoại cũ có thể sẽ không thử lại. Danh thiếp lỗi thời không chỉ là vấn đề quản trị nội bộ. Nó có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội liên hệ, trì hoãn cuộc trò chuyện hoặc khiến khách hàng tiềm năng dần mất liên lạc.

Share Access giải quyết vấn đề đó như thế nào?

Share Access cải thiện việc quản lý danh thiếp điện tử theo ba cách thiết thực: giảm thiểu công việc thủ công, kiểm soát quyền truy cập và giúp các nhóm quản lý danh thiếp một cách nhất quán hơn khi công ty phát triển.

✅ Ít yêu cầu hơn, ít công việc thủ công hơn

Bộ phận Nhân sự hoặc CNTT có thể tạo thẻ, thiết lập các thông tin ban đầu và chia sẻ quyền truy cập với nhân viên. Từ đó, nhân viên có thể tự thực hiện các cập nhật thường xuyên như chức danh mới, số điện thoại trực tiếp, ảnh hồ sơ hoặc liên kết lịch.

Điều này giúp loại bỏ phần lớn sự trao đổi qua lại thường diễn ra trong hộp thư đến của một quản trị viên. Nhân viên nhận được thông tin cập nhật nhanh hơn, và bộ phận nhân sự không phải xử lý thủ công từng thay đổi nhỏ.

✅ Quản trị viên giữ quyền kiểm soát truy cập

Việc cấp quyền truy cập thẻ cho người khác không có nghĩa là cấp cho họ toàn bộ quyền đăng nhập tài khoản. Chức năng Chia sẻ quyền truy cập chỉ áp dụng cho một số mã QR nhất định.

Quản trị viên có thể quyết định xem một người có được phép chỉnh sửa thẻ, xem danh bạ đã thu thập và phản hồi biểu mẫu hay chỉ được kiểm tra số liệu phân tích. Quyền truy cập cũng có thể được thay đổi hoặc xóa sau này từ bảng điều khiển.

Khi ai đó rời công ty, thay đổi vai trò hoặc không còn cần quyền truy cập nữa, quản trị viên có thể thu hồi quyền truy cập mà không ảnh hưởng đến các phần còn lại của tài khoản.

✅ Quản lý thẻ được sắp xếp gọn gàng hơn.

Nếu không có tính năng Chia sẻ quyền truy cập, các nhóm thường gặp phải quy trình làm việc lộn xộn: mật khẩu dùng chung, yêu cầu cập nhật trong chuỗi email, bảng tính bị lỗi thời hoặc các phiên bản thẻ trùng lặp.

Share Access giúp quy trình làm việc trở nên gọn gàng hơn. Tài khoản công ty vẫn là nơi quản lý chính cho danh thiếp điện tử, trong khi các nhân viên và các bên liên quan được chọn chỉ có quyền truy cập vào các danh thiếp hoặc dữ liệu mà họ cần.

Đối với các nhóm sử dụng danh thiếp điện tử số số lượng lớn, tính năng này đặc biệt hữu ích. Quản trị viên có thể tạo danh thiếp với số lượng lớn và sau đó chia sẻ quyền truy cập với đúng nhân viên bằng cách sử dụng các trường email trong tệp danh thiếp số lượng lớn.

Thiết lập quyền truy cập chia sẻ

Share Access có thể được sử dụng cho các danh thiếp kỹ thuật số được tạo riêng lẻ và các danh thiếp được tạo thông qua tải lên hàng loạt.

Đối với một thẻ duy nhấtMở thẻ từ bảng điều khiển của bạn, chọn Chia sẻ quyền truy cập từ menu tùy chọn, nhập địa chỉ email của người nhận và chọn cấp độ quyền.

Dành cho thẻ được tạo hàng loạtTừ bảng điều khiển, hãy vào mục Mã QR hàng loạt, tìm lô mã QR liên quan và chọn Chia sẻ quyền truy cập. Bạn có thể cấp quyền truy cập cho toàn bộ lô mã QR hoặc chia sẻ quyền truy cập cho từng thẻ riêng lẻ trong lô đó.

Ai nên được phép sử dụng quyền truy cập danh thiếp điện tử?

Quyền truy cập danh thiếp điện tử rất hữu ích cho bất kỳ nhóm nào cần quản lý danh thiếp của nhân viên mà không cần tạo thêm công việc quản trị.

Bộ phận nhân sự có thể cho phép nhân viên tự cập nhật thông tin cá nhân trong khi quyền sở hữu thẻ vẫn thuộc về tài khoản công ty.
Nhóm CNTT có thể tránh việc dùng chung tài khoản đăng nhập và kiểm soát ai được quyền truy cập vào các thẻ hoặc dữ liệu thẻ cụ thể.
Các đội ngũ bán hàng có thể cập nhật thông tin nhân viên chính xác, đặc biệt là tại các sự kiện, hội nghị và cuộc họp với khách hàng, nơi thông tin liên lạc lỗi thời có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi sau đó.
Các nhóm tiếp thị có thể xem phân tích quét để hiểu mức độ tương tác mà không cần quyền chỉnh sửa.
Các công ty có thể tạo danh thiếp điện tử cho khách hàng và cấp quyền truy cập có kiểm soát cho đội ngũ của khách hàng mà không cần giao tài khoản của công ty.

Các biện pháp tốt nhất để quản lý quyền truy cập thẻ của nhân viên

Hãy bắt đầu với quyền truy cập tối thiểu cần thiết. Chỉ cấp quyền Chỉnh sửa cho nhân viên hoặc các bên liên quan cần cập nhật thông tin thẻ. Chỉ sử dụng quyền Xem Phân tích khi ai đó chỉ cần dữ liệu hiệu suất. Sử dụng quyền Xem Liên hệ & Phản hồi khi người quản lý hoặc nhóm cần xem thông tin khách hàng tiềm năng và biểu mẫu mà không có quyền chỉnh sửa.

Đối với việc cấp phát thẻ số lượng lớn, hãy kiểm tra kỹ tệp Excel của bạn trước khi chia sẻ quyền truy cập. Hãy đảm bảo rằng các trường Email chính và Email chia sẻ quyền truy cập là chính xác để quyền truy cập được cấp cho đúng người.

Xem xét lại quyền truy cập trong quá trình tuyển dụng, thay đổi vai trò và thôi việc. Khi nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi trách nhiệm, hãy cập nhật hoặc xóa quyền truy cập của họ khỏi bảng điều khiển.

Nếu tính nhất quán thương hiệu là mối quan tâm hàng đầu, hãy giao quyền sở hữu các mẫu thiết kế, quyết định thiết kế và quy tắc triển khai thẻ cho bộ phận Nhân sự, CNTT hoặc Marketing. Chia sẻ quyền truy cập giúp giảm bớt công việc quản trị, nhưng quyền truy cập vẫn cần được phân công theo quy trình nội bộ rõ ràng.

Quản lý quyền truy cập danh thiếp điện tử của nhân viên một cách hiệu quả hơn.

Danh thiếp điện tử dễ dàng mở rộng quy mô hơn khi nhân viên có thể tự cập nhật thông tin của mình và quản trị viên vẫn có thể kiểm soát quyền truy cập.

QRCodeChimpTính năng Chia sẻ quyền truy cập của ứng dụng mang lại sự cân bằng đó cho các nhóm. Nhân viên có thể cập nhật thẻ được giao, người quản lý có thể xem dữ liệu họ cần và bộ phận Nhân sự hoặc CNTT có thể quản lý quyền mà không cần chia sẻ toàn bộ thông tin đăng nhập tài khoản.

Các câu hỏi thường gặp