7 Công cụ kỹ thuật số tốt nhất để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng tại các sự kiện (Không cần giấy)

Tạo khách hàng tiềm năng là mạch sống của tiếp thị sự kiện và nó đang phát triển nhanh chóng. Theo báo cáo, 50% các nhà tiếp thị coi việc tạo khách hàng tiềm năng là ưu tiên hàng đầu trong chiến dịch của họ. Tuy nhiên, các phương pháp truyền thống như biểu mẫu giấy và danh thiếp in có những nhược điểm đáng kể, như mất liên lạc, lỗi nhập dữ liệu thủ công và chậm trễ trong việc theo dõi.

Với sự trở lại mạnh mẽ của các cuộc họp trực tiếp, các doanh nghiệp cần những cách nhanh hơn, thông minh hơn và đáng tin cậy hơn để thu hút khách hàng tiềm năng tại các sự kiện. Đó chính là lúc các công cụ kỹ thuật số phát huy tác dụng. 

Từ mã QR và thẻ NFC đến biểu mẫu tích hợp CRM, các giải pháp hiện đại giúp việc thu thập khách hàng tiềm năng chất lượng cao trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, chính xác, nhanh chóng và không cần giấy tờ.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn bảy cách sáng tạo để thu hút khách hàng tiềm năng tại các sự kiện bằng các công cụ kỹ thuật số giúp gây ấn tượng với người tham dự và thúc đẩy chuyển đổi.

7 công cụ kỹ thuật số tốt nhất để thu hút khách hàng tiềm năng tại các sự kiện 

Dưới đây là bảy công cụ kỹ thuật số phổ biến nhất mà bạn có thể tận dụng để tạo khách hàng tiềm năng cho sự kiện. Ngoài ra, hãy tìm hiểu cách sử dụng các công cụ này và những lợi ích chính của chúng. 

1️⃣ Biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng bằng mã QR

Biểu mẫu mã QR được thiết kế để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng khi người tham dự quét chúng bằng điện thoại thông minh.

Làm thế nào để sử dụng:

• Tạo mã QR được liên kết với biểu mẫu khách hàng tiềm năng tùy chỉnh hoặc trực tuyến. Bạn có thể tạo biểu mẫu tùy chỉnh Mã QR cho biểu mẫuhoặc sử dụng Google Form hoặc biểu mẫu tích hợp CRM. 
• Hiển thị mã QR trên biển hiệu, gian hàng, huy hiệu hoặc danh thiếp. 

Lợi ích:

• Phương pháp không tiếp xúc và vệ sinh
• Gửi biểu mẫu nhanh chóng và dễ dàng cho người tham dự
• Tự động lưu trữ và lưu dữ liệu khách hàng tiềm năng trên bảng điều khiển
• Tùy chỉnh cho các thương hiệu và chiến dịch khác nhau

2️⃣ Danh thiếp kỹ thuật số 

Thông qua trao đổi danh thiếp kỹ thuật số, bạn có thể thu thập tên, số điện thoại liên lạc, địa chỉ email, v.v. của người tham dự. 

Làm thế nào để sử dụng:

• Tạo ra một danh thiếp kỹ thuật số sử dụng các nền tảng như QRCodeChimp cung cấp chức năng tích hợp biểu mẫu.  
• Chia sẻ qua mã QR, chạm NFC hoặc liên kết. Người nhận có thể lưu thông tin chi tiết của bạn và thường chia sẻ thông tin của họ để đổi lại.

Lợi ích:

• Trao đổi liên lạc hai chiều
• Thân thiện với môi trường và chuyên nghiệp
• Trao đổi liên lạc tức thời
• Giảm nguy cơ mất dữ liệu hoặc quên thẻ giấy
• Các tính năng đa phương tiện, bao gồm video, liên kết mạng xã hội, liên kết lịch, v.v.

3️⃣ Biểu mẫu trực tuyến hỗ trợ NFC

Biểu mẫu hỗ trợ NFC giúp đơn giản hóa việc thu thập thông tin khách hàng tiềm năng chỉ bằng một lần chạm trên thiết bị. Biểu mẫu sẽ tự động mở khi người tham dự chạm hoặc giữ điện thoại gần thẻ NFC.

Làm thế nào để sử dụng:

• Thiết lập thẻ NFC (Giao tiếp trường gần) được lập trình để mở biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng. 
• Nhúng những thẻ này vào vòng đeo tay, danh thiếp hoặc mẫu sản phẩm. 

Lợi ích:

• Truy cập biểu mẫu nhanh chóng và liền mạch
• Không cần ứng dụng hoặc nhập liệu
• Hiện đại và chuyên nghiệp—tuyệt vời để gây ấn tượng với khán giả am hiểu công nghệ
• Giảm ma sát trong quá trình thu thập khách hàng tiềm năng

4️⃣ Biểu mẫu tích hợp với các công cụ CRM

Các biểu mẫu tích hợp CRM cho phép nhân viên tại gian hàng nhập thông tin người tham dự trực tiếp hoặc có thể truy cập biểu mẫu thông qua máy tính bảng, mã QR hoặc email theo dõi.

Làm thế nào để sử dụng:

• Tận dụng các công cụ như HubSpot Forms, QRCodeChimp Các hình thức, Salesforce Web-to-Lead hoặc Zoho Forms để tích hợp với CRM của bạn. 

Lợi ích:

• Đồng bộ hóa khách hàng tiềm năng theo thời gian thực với CRM của bạn
• Không cần nhập dữ liệu thủ công
• Tự động kích hoạt quy trình làm việc và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng
• Thu thập dữ liệu tập trung và sạch sẽ

5️⃣ Quét huy hiệu

Quét huy hiệu, được thiết kế đặc biệt với mã vạch và mã QR, giúp đơn vị triển lãm đơn giản hóa việc thu thập thông tin khách hàng tiềm năng.

Làm thế nào để sử dụng:

• Sử dụng thiết bị quét hoặc ứng dụng di động để quét thẻ của người tham dự. 
• Ghi lại thông tin chi tiết của người tham dự đã đăng ký trước ngay lập tức.

Lợi ích:

• Thu thập dữ liệu nhanh chóng và chính xác
• Không cần phải hỏi thông tin liên lạc
• Thường bao gồm sở thích hoặc danh mục của người tham dự
• Cho phép gắn thẻ theo dõi ngay lập tức trong CRM

6️⃣ Kiosk tương tác

Ki-ốt tương tác cho phép khách tham quan tương tác với ki-ốt và gửi thông tin của họ thông qua giao diện kỹ thuật số có thương hiệu.

Làm thế nào để sử dụng:

• Thiết lập các ki-ốt màn hình cảm ứng có biểu mẫu thu thập thông tin, bản demo sản phẩm, câu đố, khảo sát hoặc trò chơi và đặt chúng tại gian hàng của bạn. 

Lợi ích:

• Tự phục vụ thu thập thông tin khách hàng tiềm năng
• Đăng ký để dùng thử
• Thu hút sự chú ý và hấp dẫn về mặt thị giác
• Thu thập các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện có bối cảnh
• Có sẵn 24/7 trong suốt sự kiện

7️⃣ Ứng dụng sự kiện di động

Ứng dụng sự kiện di động giúp thu thập thông tin khách hàng tiềm năng dễ dàng bằng cách chia sẻ thông tin quan trọng về sự kiện, chẳng hạn như chương trình nghị sự, chi tiết phiên họp, bản đồ, hồ sơ người tham dự, v.v. 

Làm thế nào để sử dụng:

• Khuyến khích sự tham gia bằng cách hỏi đáp, thăm dò ý kiến, v.v. 
• Đẩy nhanh các tính năng kết nối mạng và thu thập thông tin khách hàng tiềm năng tích hợp. 

Lợi ích:

• Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng liền mạch trong cơ sở hạ tầng sự kiện
• Khách hàng tiềm năng đã được xác nhận trước, đã tham gia
• Khuyến khích kết nối liên tục sau sự kiện
• Dữ liệu được tích hợp với nền tảng phân tích sự kiện
• Hữu ích cho các sự kiện quy mô lớn với các ứng dụng chính thức

Các biện pháp thực hành tốt nhất để tối ưu hóa việc tạo khách hàng tiềm năng cho sự kiện

Thực hiện theo các bước để tối đa hóa việc tạo khách hàng tiềm năng cho sự kiện của bạn:

➡️ Giữ cho biểu mẫu đơn giản 

Người tham dự thường bận rộn và mất tập trung tại các sự kiện. Một mẫu đơn dài hoặc phức tạp có thể gây nản lòng hoặc mệt mỏi, dẫn đến khả năng điền đơn thấp. 

• Tạo biểu mẫu thân thiện với người dùng, có định dạng và thiết kế đơn giản.
• Giới hạn các trường bắt buộc ở mức cần thiết như tên, email, công ty và chức vụ.
• Sử dụng tính năng tự động điền khi có thể và làm cho bố cục thân thiện với thiết bị di động.

➡️ Minh bạch trong việc thu thập dữ liệu 

Nếu không xây dựng được lòng tin, nỗ lực thu hút khách hàng tiềm năng của bạn sẽ kém hiệu quả. Sự minh bạch là nền tảng để giành được lòng tin của người tham dự. 

• Truyền đạt rõ ràng cho người tham dự về lý do và cách thức sử dụng dữ liệu.  
• Một tuyên bố rõ ràng trên biển báo, như “Chúng tôi tôn trọng quyền riêng tư của bạn” sẽ có hiệu quả. 
• Việc tuân thủ các luật bảo vệ dữ liệu như GDPR, CCPA hoặc PDPA là cần thiết.

➡️ Cung cấp giá trị trong trao đổi liên lạc

Việc đưa ra đề xuất giá trị tốt sẽ khuyến khích người tham dự trao đổi thông tin liên lạc với bạn.  

• Chia sẻ các ưu đãi, bao gồm dùng thử miễn phí, giảm giá hoặc tham gia tặng thưởng.
• Cung cấp quyền tải xuống các tài nguyên độc quyền hoặc nội dung kỹ thuật số cao cấp, chẳng hạn như sách điện tử, bản demo hoặc hội thảo trên web. 

➡️ Chiến lược trước sự kiện

Việc thu thập thông tin khách hàng tiềm năng bắt đầu từ sớm, đặc biệt là đối với những người tổ chức sự kiện. Họ có thể gửi cho những người tham gia tiềm năng các cuộc khảo sát hoặc biểu mẫu đăng ký trước sự kiện.

• Quảng bá sự kiện bằng cách sử dụng tiếp thị qua email, mạng xã hội và quảng cáo có mục tiêu. 

➡️ Phân khúc khách hàng tiềm năng (ưu tiên)

Không phải tất cả các khách hàng tiềm năng đều như nhau. Phân loại chúng thành các phân khúc khác nhau (ví dụ: nóng, ấm và lạnh) dựa trên các tiêu chí, chẳng hạn như hồ sơ công việc, ý định mua, quy mô công ty hoặc câu trả lời cho các câu hỏi đủ điều kiện.

• Nhắm mục tiêu vào các khách hàng tiềm năng có giá trị cao để tăng tốc độ chuyển đổi

➡️ Theo dõi cá nhân sau sự kiện

Tránh gửi email chung chung cho khách hàng tiềm năng của bạn. Cá nhân hóa tin nhắn theo dõi bằng cách chia sẻ những mối quan tâm mà họ đã đề cập với bạn tại sự kiện (ví dụ: "Thật tuyệt khi được gặp bạn tại gian hàng 42 ngày hôm qua và trò chuyện về nhu cầu CRM của bạn"). 

• Hãy nêu rõ nhu cầu của họ và đề cập rõ ràng những gì bạn có thể cung cấp để giải quyết vấn đề của họ.  

Kết luận

Các công cụ kỹ thuật số cung cấp một số lợi thế so với phương pháp giấy truyền thống, cho phép các doanh nghiệp nắm bắt khách hàng tiềm năng một cách liền mạch tại các sự kiện. Với sự gia tăng của các công cụ kỹ thuật số tiên tiến, chẳng hạn như danh thiếp kỹ thuật số hoặc biểu mẫu tích hợp CRM, các thương hiệu có thể đẩy nhanh hiệu quả việc thu thập thông tin từ khách hàng tiềm năng. Hơn nữa, khách hàng tiềm năng của bạn có thể dễ dàng và thuận tiện hơn khi điền thông tin kỹ thuật số thay vì biểu mẫu giấy.

Vì vậy, nếu bạn muốn nổi bật tại sự kiện tiếp theo, hãy vượt ra ngoài gian hàng—sử dụng công nghệ để tạo ấn tượng lâu dài và xây dựng những kết nối có ý nghĩa có thể chuyển đổi.

Các câu hỏi thường gặp