Các bộ phận nhân sự thường cần phát hành danh thiếp điện tử cho các nhóm nhân viên cụ thể. Các đội ngũ bán hàng cần chúng. Các nhà tuyển dụng cần chúng. Ban lãnh đạo cần chúng. Nhưng nhiều nhân viên khác thì không.
Thử thách rất đơn giản.Làm thế nào để tạo danh thiếp điện tử cho một số nhân viên nhất định mà không cần thiết kế thủ công từng cái một hoặc cho phép tạo ra các phiên bản trái phép?
QRCodeChimp Hệ thống đã hỗ trợ tạo danh thiếp điện tử cá nhân và hàng loạt. Tuy nhiên, nhiều tổ chức muốn một quy trình được kiểm soát chặt chẽ hơn, trong đó nhân viên điền thông tin cá nhân thông qua biểu mẫu, và bộ phận nhân sự phê duyệt yêu cầu trước khi danh thiếp được tạo ra.
Đó chính xác là những gì quy trình làm việc danh thiếp điện tử dựa trên phê duyệt mới mang lại. Dưới đây là cách bản cập nhật này hoạt động và cách nó giúp các nhóm nhân sự tạo danh thiếp với số lượng lớn, kiểm soát tốt hơn và hiệu quả hơn.
- Thách thức: Nhân viên cần thẻ, bộ phận nhân sự cần giám sát.
- Giải pháp: QRCodeChimpQuy trình cấp danh thiếp điện tử dựa trên phê duyệt của
- Hướng dẫn từng bước: Cách thiết lập quy trình phê duyệt để tạo danh thiếp điện tử
- Lợi ích của danh thiếp điện tử dựa trên phê duyệt dành cho các nhà quản lý nhân sự
- Thúc
- Các câu hỏi thường gặp
Thách thức: Nhân viên cần thẻ, bộ phận nhân sự cần giám sát.
Hãy cùng xem xét một số vấn đề mà các nhóm nhân sự có thể gặp phải khi tạo danh thiếp điện tử cho nhân viên trên quy mô lớn.
Không có quy trình yêu cầu và phê duyệt đơn giản hóa cho thẻ kỹ thuật số.
Nhiều tổ chức muốn sử dụng danh thiếp điện tử chỉ dành cho một số nhân viên nhất định. Nhưng nếu không có hệ thống yêu cầu phù hợp, bộ phận nhân sự sẽ phải tạo danh thiếp thủ công hoặc quản lý các bảng tính rời rạc. Các nhóm nhân sự cần một cách đơn giản để nhân viên gửi thông tin chi tiết của họ và một quy trình có cấu trúc để phê duyệt yêu cầu trước khi tạo danh thiếp.
Sự không nhất quán trong các lĩnh vực, thiết kế và thương hiệu.
Nếu nhân viên tự tạo danh thiếp điện tử riêng, họ có thể sử dụng bố cục, màu sắc hoặc cấu trúc khác nhau. Kết quả là các phiên bản thương hiệu mâu thuẫn, tạo ra trải nghiệm khó hiểu cho khách hàng, đối tác và bất kỳ ai tương tác với nhóm của bạn.
Theo dõi tất cả các thẻ kỹ thuật số
Khi tổ chức phát triển, việc theo dõi thẻ của từng nhân viên trở nên khó khăn hơn. Việc theo dõi thủ công dễ dẫn đến bỏ sót lỗi, thẻ trùng lặp và thông tin lỗi thời, điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty.
Giá mà có một quy trình đơn giản hơn để phê duyệt các yêu cầu tạo lập, phải không?
Hãy tiếp tục đọc, vì đó chính xác là những gì bản cập nhật này cho phép bạn làm. 🤩
Giải pháp: QRCodeChimpQuy trình cấp danh thiếp điện tử dựa trên phê duyệt của
QRCodeChimp Cho phép bạn tạo quy trình làm việc dựa trên phê duyệt cho danh thiếp điện tử.
Bạn bắt đầu bằng cách tạo một lô dữ liệu hàng loạt đóng vai trò là mẫu chính, sau đó tạo một biểu mẫu từ đó. Nhân viên điền thông tin chi tiết của họ thông qua biểu mẫu này, và bạn chọn xem thẻ của họ được tạo ngay lập tức hay chỉ sau khi được bộ phận nhân sự phê duyệt.
Điều này giúp nhân viên dễ dàng yêu cầu thẻ trong khi vẫn giữ quyền kiểm soát hoàn toàn trong tay bộ phận nhân sự.
Hãy cùng điểm qua những điểm nổi bật chính của tính năng mới này:
- Nhân viên điền thông tin cá nhân thông qua một mẫu đơn có cấu trúc sẵn.
- Bộ phận nhân sự có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu trước khi thẻ được tạo.
- Hãy giữ cho các trường thông tin trên tất cả các thẻ nhất quán.
- Tất cả các thẻ được tạo đều được sắp xếp gọn gàng bên trong một mã QR chung.
- Toàn bộ hệ thống có thể dễ dàng mở rộng quy mô, ngay cả đối với các nhóm lớn.
Điều này mang lại lợi ích gì cho bộ phận nhân sự và giúp giảm chi phí hoạt động như thế nào?
Quy trình này giúp giảm đáng kể công sức thủ công cho bộ phận nhân sự trong khi vẫn đảm bảo toàn bộ quy trình được cấu trúc và kiểm soát chặt chẽ. Thay vì theo dõi ai cần danh thiếp điện tử và tạo từng cái một cách thủ công, nhân viên tự điền thông tin của mình thông qua một biểu mẫu đơn giản mỗi khi cần danh thiếp.
Bộ phận nhân sự không còn phải duy trì danh sách, theo dõi qua email hoặc quản lý các yêu cầu rải rác nữa. Nếu tính năng phê duyệt được bật, bộ phận nhân sự chỉ cần xem xét và phê duyệt yêu cầu. Sau khi được phê duyệt, danh thiếp điện tử sẽ được tạo tự động bằng mẫu có sẵn và chia sẻ với nhân viên.
Cách tiếp cận này đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ quy định đối với tất cả các thẻ, đồng thời cho phép nhân viên tạo thẻ theo yêu cầu. Bộ phận nhân sự duy trì quyền giám sát toàn diện mà không can thiệp quá sâu vào chi tiết, giúp hệ thống dễ dàng mở rộng quy mô ngay cả khi các nhóm phát triển hoặc vai trò thay đổi thường xuyên.
Bằng cách chuyển giao việc tạo thẻ cho nhân viên và giới hạn vai trò của bộ phận nhân sự chỉ ở khâu phê duyệt đơn giản, quy trình này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc của bộ phận nhân sự và chi phí hành chính phát sinh.
Hướng dẫn từng bước: Cách thiết lập quy trình phê duyệt để tạo danh thiếp điện tử
Việc thiết lập quy trình phê duyệt để tạo danh thiếp điện tử dễ hơn bạn nghĩ. Chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau để bắt đầu.
Bước 1: Tạo cấu trúc cho danh thiếp điện tử của bạn
Ở bước này, bạn sẽ tạo một cấu trúc danh thiếp điện tử mà tất cả các danh thiếp điện tử do nhân viên của bạn tạo ra đều sẽ tuân theo. Hãy coi nó như một mẫu chuẩn.
1.1 Tới Danh thiếp kỹ thuật số Giải pháp và cho phép tải lên hàng loạt.
1.2 Trên tab Nội dung, bạn có thể tạo và quản lý cấu trúc danh thiếp điện tử của mình bằng cách thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các trường dựa trên yêu cầu và sở thích thiết kế của bạn.
1.3 Lưu trữ hàng loạt mã QR.
Bước 2: Tạo biểu mẫu với các trường thông tin danh thiếp điện tử
Sau khi lưu trữ dữ liệu, hãy vào... Giải pháp mã QR và làm theo các bước sau.
2.1 Chọn mã trang (URL) và thiết kế cho biểu mẫu của bạn.
2.2 Thêm các trường biểu mẫu. Hãy chắc chắn rằng các trường này khớp với các trường bạn đã thêm vào cấu trúc danh thiếp điện tử của mình.
2.3 Kích hoạt tùy chọn “Cho phép tạo trang đích khi gửi biểu mẫu”.
2.4 Chọn loại trang đích là Danh thiếp điện tử, rồi chọn tập tin mà bạn vừa lưu ở bước trước.
2.5 Nhấp vào “Mở cửa sổ ánh xạ trường” và ánh xạ các trường trong biểu mẫu của bạn với các trường trên danh thiếp điện tử của bạn.
2.6 Hãy chọn xem bạn muốn danh thiếp điện tử được tạo ngay sau khi gửi biểu mẫu hay sau khi bạn phê duyệt thủ công.
2.7 Lưu mã QR của biểu mẫu và chia sẻ đường dẫn URL với nhân viên của bạn.
Lưu ýNếu bạn muốn cập nhật thiết kế, các trường thông tin hoặc cấu trúc của danh thiếp điện tử, trước tiên hãy cập nhật mẫu danh thiếp. Sau đó, cập nhật biểu mẫu để thêm các trường thông tin mới và liên kết chúng một cách chính xác. Sau khi lưu các thay đổi này, chúng sẽ được áp dụng cho tất cả các danh thiếp điện tử hiện có và tương lai được tạo thông qua biểu mẫu đó.
Bước 3: Phê duyệt việc tạo danh thiếp điện tử
3.1 Trong mục “Chọn thời điểm tạo trang đích”, hãy chọn “Sau khi phê duyệt thủ công các phản hồi biểu mẫu đã gửi”.
3.2 Vào mục “Biểu mẫu phản hồi”" và xác định mẫu đơn chính xác bằng cách sử dụng "Tên mẫu đơn"." Bạn đã nhập thông tin trong quá trình tạo. Nhấp vào “Xem phản hồi” để xem tất cả các phản hồi đã gửi, sau đó Phê duyệt or Từ chối chúng khi cần thiết.
3.3 Để nhận thông báo qua email khi ai đó gửi biểu mẫu, hãy bật tùy chọn “Gửi thông báo qua email cho yêu cầu phê duyệt” và thêm địa chỉ email mà bạn muốn nhận email.
Sau khi bạn chấp thuận yêu cầu, danh thiếp điện tử sẽ được gửi đến chủ sở hữu danh thiếp tương ứng qua email. Thông tin của mỗi danh thiếp mới được tạo sẽ được thêm vào bảng ghi chép chung, cho phép bạn quản lý mọi thứ ở cùng một nơi.
Với quy trình này, bộ phận nhân sự không cần chủ động quản lý việc tạo thẻ. Nhân viên chỉ yêu cầu thẻ kinh doanh điện tử khi cần thiết, và bộ phận nhân sự chỉ cần phê duyệt. Điều này loại bỏ việc theo dõi thủ công và giảm bớt công việc hành chính thường xuyên.
Lưu ýNếu không cần sự phê duyệt của bộ phận nhân sự, bạn có thể tắt tùy chọn “Sau khi phê duyệt thủ công các phản hồi đã gửi biểu mẫu”. Chỉ cần chia sẻ biểu mẫu với nhân viên, và họ có thể gửi biểu mẫu để tạo danh thiếp điện tử mà không cần sự can thiệp của bộ phận nhân sự.
Lợi ích của danh thiếp điện tử dựa trên phê duyệt dành cho các nhà quản lý nhân sự
Quy trình làm việc dựa trên phê duyệt cung cấp cho các nhóm nhân sự cấu trúc cần thiết trong khi vẫn giữ cho quy trình đơn giản đối với nhân viên. Dưới đây là những lợi thế chính.
✅ Tạo thẻ dựa trên yêu cầu và phê duyệt (với nỗ lực tối thiểu từ bộ phận nhân sự)
Nhân viên có thể điền thông tin cá nhân thông qua một biểu mẫu đơn giản, và bộ phận nhân sự sẽ phê duyệt từng yêu cầu trước khi danh thiếp điện tử được tạo ra. Điều này đảm bảo chỉ những nhân viên phù hợp mới nhận được danh thiếp mà không cần theo dõi thủ công hoặc thông tin bị phân tán.
Bộ phận nhân sự không còn cần phải theo dõi ai cần thẻ hoặc tự tạo thẻ thủ công nữa. Nhân viên tự gửi yêu cầu và bộ phận nhân sự chỉ cần phê duyệt, giúp giảm bớt khối lượng công việc hàng ngày.
🎨 Duy trì tính nhất quán về thiết kế, cấu trúc và các trường thẻ.
Mỗi thẻ đều tuân theo cùng một bố cục và phong cách thương hiệu. Bộ phận Nhân sự chỉ cần thiết lập mẫu một lần, và tất cả các thẻ nhân viên đều tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty.
⚠️ Giám sát việc tạo thẻ và giảm nguy cơ lạm dụng.
Bộ phận Nhân sự sẽ xem xét từng hồ sơ trước khi tạo thẻ, nhằm ngăn chặn việc đăng tải thông tin trái phép hoặc không chính xác.
💻 Quản lý tất cả danh thiếp điện tử đã tạo ở cùng một nơi
Tất cả các thẻ đều được kết nối với cùng một lô dữ liệu lớn. Bộ phận Nhân sự có thể xem, lọc và quản lý chúng từ một bảng tính duy nhất mà không cần phải tìm kiếm qua các email hoặc tệp tin rải rác.
💼 Giúp quá trình hội nhập cho nhân viên mới diễn ra nhanh hơn
Nhân viên mới điền vào mẫu đơn, và bộ phận nhân sự phê duyệt thẻ của họ nhanh chóng. Không cần thiết kế thủ công, không chậm trễ và không có sự không nhất quán.
Thúc
Quy trình làm việc dựa trên phê duyệt giúp giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự bằng cách loại bỏ việc tạo thẻ thủ công, theo dõi và giám sát. Nhân viên yêu cầu thẻ thông qua một biểu mẫu đơn giản, và bộ phận nhân sự sẽ xem xét và phê duyệt chúng trong khi vẫn duy trì quyền kiểm soát hoàn toàn.
Bản cập nhật này cung cấp cho các nhóm nhân sự một hệ thống sạch sẽ và đáng tin cậy hơn để tạo và quản lý thẻ nhân viên trên quy mô lớn. Nó ngăn ngừa việc lạm dụng, giảm thiểu lỗi và duy trì nhận diện thương hiệu của công ty trên mọi thẻ.
Các câu hỏi thường gặp
Bộ phận nhân sự có thể kiểm soát việc nhân viên nào được phép yêu cầu danh thiếp điện tử không?
Đúng vậy. Bộ phận Nhân sự kiểm soát quyền truy cập bằng cách chỉ chia sẻ biểu mẫu với các nhóm, phòng ban hoặc kênh nội bộ cụ thể. Ngay cả khi biểu mẫu được chia sẻ rộng rãi, danh thiếp điện tử cũng không được tạo ra trừ khi Bộ phận Nhân sự phê duyệt (khi chức năng phê duyệt được bật), đảm bảo chỉ những nhân viên được ủy quyền mới nhận được danh thiếp.
Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên cung cấp thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ?
Bộ phận Nhân sự có thể xem xét nội dung đã gửi trong mục Phản hồi biểu mẫu và từ chối nếu cần chỉnh sửa. Thẻ sẽ không được tạo cho đến khi yêu cầu được phê duyệt, nhằm ngăn chặn việc công bố các thẻ không chính xác hoặc không tuân thủ quy định.
Quy trình này ngăn chặn nhân viên tạo ra các mẫu thiết kế thẻ trái phép như thế nào?
Nhân viên không bao giờ tự thiết kế danh thiếp của mình. Họ chỉ cung cấp thông tin thông qua một biểu mẫu có cấu trúc. Danh thiếp điện tử cuối cùng được tạo ra hoàn toàn từ mẫu có sẵn của bộ phận nhân sự, loại bỏ nguy cơ bố cục, màu sắc hoặc các trường thông tin không phù hợp với thương hiệu.
Bộ phận nhân sự có thể theo dõi tất cả các yêu cầu cấp thẻ đã được phê duyệt và bị từ chối ở đâu?
Tất cả các hồ sơ đã nộp và thẻ đã tạo đều được theo dõi trong bảng ghi mã QR hàng loạt và bảng điều khiển Phản hồi biểu mẫu. Bộ phận Nhân sự có thể xem trạng thái phê duyệt, lọc các mục nhập và quản lý tất cả thẻ nhân viên từ một vị trí tập trung.
Việc phê duyệt của bộ phận nhân sự có bắt buộc đối với mọi yêu cầu thiết kế danh thiếp điện tử không?
Không. Bộ phận Nhân sự có thể lựa chọn tạo thẻ ngay sau khi gửi biểu mẫu hoặc chỉ sau khi được phê duyệt thủ công. Sự linh hoạt này cho phép các nhóm kích hoạt phê duyệt cho các vai trò nhạy cảm, đồng thời cho phép tạo ngay lập tức cho các nhóm đáng tin cậy nếu cần.
Bạn cũng có thể thích
Đơn giản hóa việc truy cập tài liệu trong lĩnh vực bất động sản bằng mã QR
Tìm hiểu cách mã QR đơn giản hóa việc truy cập tài liệu bất động sản. Chia sẻ tài liệu quảng cáo, thông tin công khai và hồ sơ giao dịch một cách an toàn với mã QR động, có thể theo dõi.
Làm thế nào để xây dựng những mối liên kết ý nghĩa tại các hội nghị
Tạo dựng những mối quan hệ ý nghĩa tại các hội nghị với những lời khuyên hữu ích về kỹ năng kết nối. Tìm hiểu cách bắt đầu những cuộc trò chuyện chân thành, theo dõi và nuôi dưỡng các mối quan hệ chuyên nghiệp.
Khi Excel gặp sự cố: Cách khắc phục QRCodeChimp Danh thiếp điện tử đơn giản hóa dành cho doanh nghiệp CNTT/Dịch vụ CNTT đang phát triển nhanh chóng
Khám phá cách một doanh nghiệp CNTT/dịch vụ CNTT đang phát triển nhanh chóng đã thay thế việc tải lên tệp Excel bằng... QRCodeChimpGiải pháp tự động hóa dựa trên biểu mẫu của 's giúp tạo danh thiếp kỹ thuật số mang thương hiệu nhanh hơn, với sự kiểm soát của bộ phận nhân sự.
Làm thế nào để tạo mã QR cho một liên kết?
Khám phá cách tạo mã QR cho liên kết như trang web, phương tiện truyền thông xã hội hoặc YouTube của bạn. Mã QR sẽ tăng cường lưu lượng truy cập và tương tác trên nền tảng kỹ thuật số của bạn.
Phổ biến nhất
Liên doanh
